Vorerfassung

Verwendung

Sie können Rechnungen oder Gutschriften vorerfassen, d.h. daß Sie die Daten der Rechnung oder Gutschrift im System erfassen und in einem Beleg sichern, aber der Beleg zunächst nicht gebucht wird.

Sie können einen vorerfaßten Beleg beliebig oft ändern, z.B. Daten ergänzen oder korrigieren; die Änderungen werden protokolliert. Sind keine Änderungen mehr erforderlich, können Sie den vorerfaßten Beleg buchen. Erst dabei werden die beim Buchen einer Rechnung oder Gutschrift üblichen Kontobewegungen und Fortschreibungen durchgeführt.

Vorerfassung durch einen Sachbearbeiter

Ein Mitarbeiter wird beim Hinzufügen einer Rechnung unterbrochen; um die schon erfaßten Daten nicht noch einmal eingeben zu müssen, kann er den Beleg vorerfassen und später weiterbearbeiten.

oder

Ein Mitarbeiter will vor dem Buchen einer Rechnung gewisse Fragen klären; um die schon erfaßten Daten nicht noch einmal eingeben zu müssen, kann er den Beleg vorerfassen und später weiterbearbeiten.

Vorerfassung durch mehrere Sachbearbeiter

Der Ablauf ist so organisiert, daß ein Mitarbeiter Rechnungen ohne Prüfung vorerfaßt. Und ein anderer Mitarbeiter dann die eigentliche Rechnungsprüfung durchführt und vorerfaßte Belege - eventuell nach Änderungen - bucht.

oder

Der Ablauf ist so organisiert, daß ein Mitarbeiter Rechnungen vollständig sichert, d.h. daß der Saldo gleich Null ist und keine Änderungen mehr notwendig sind. Und ein anderer Mitarbeiter dann diese Rechnungsbelege, falls sie freigaberelevant sind, genehmigt.

Hinweis Hinweis

Die genannten Abläufe könnten auch hintereinander erfolgen.

Ende des Hinweises

Voraussetzungen

Wenn am Ablauf der Belegvorerfassung mehrere Sachbearbeiter beteiligt sind, können Sie die Belegvorerfassung über Workflow steuern.

Funktion

Customizing der Logistik-Rechnungsprüfung

Beim Vorerfassen sichert ein Mitarbeiter vorerfaßte Rechnungsbelege; dann erhält ein anderer Mitarbeiter in seinem Eingangskorb ein Workitem zum Weiterbearbeiten dieser vorerfaßten Rechnungsbelege.

Anfang des Navigationspfads Vorerfassung Navigationsschritt Workflowmuster für Vervollständigung aktivieren Ende des Navigationspfads

Beim Vorerfassen sichert ein Mitarbeiter Rechnungsbelege vollständig; wenn der Rechnungsbeleg freigaberelevant ist, dann erhält ein Freigabeverantwortlicher in seinem Eingangskorb ein Workitem zum Genehmigen.

Anfang des Navigationspfads Vorerfassung Navigationsschritt Freigabekriterien festlegen Ende des Navigationspfads

Anfang des Navigationspfads Vorerfassung Navigationsschritt Workflowmuster für Freigabe zum Buchen aktivieren Ende des Navigationspfads

Weitere Informationen zur Steuerung über Workflow finden Sie unter

Vorerfassung: Rechnung vervollständigen (MM-IV-LIV)

Vorerfassung: Freigabe vollständiger Rechnungsbelege (MM-IV-LIV) .

Funktionsumfang

Vorerfassung von Rechnungsbelegen

Beim Aufruf der Anwendung Eingangsrechnung vorerfassen bietet das System folgende Funktionen an:

Funktion	Fortschreibungen
Merken: Verwenden Sie Merken , wenn Sie den momentanen Zustands des Belegs sichern wollen.	Es finden nur minimale Prüfungen statt, z.B. die Existenz des Buchungskreises. Es finden keine Fortschreibungen statt.
Vorerfassen : Verwenden SieVorerfassen,wenn im Rechnungsbeleg noch Informationen zum Buchen des Rechnungsbelegs fehlen und Sie die bereits erfaßten Daten nicht nochmals eingeben möchten der Saldo ungleich Null ist	Informative Bestellentwicklung Daten für Steuervoranmeldungen Index für Prüfen auf doppelte Rechnungen Offene Posten des Kreditors von vorerfaßten Belegen Protokoll der Belegänderungen
Vollständig sichern: Verwenden SieVollständig sichern, wenn im Rechnungsbeleg keine Änderungen mehr durchgeführt werden sollen der Saldo Null ist der Rechnungsbeleg zum Buchen vorgemerkt, aber noch nicht gebucht werden soll	Informative Bestellentwicklung Daten für Umsatzsteuervoranmeldungen Index für Prüfen auf doppelte Rechnungen Offene Posten des Kreditors von vorerfaßten Belegen Bestellobligo Controlling-Belege Haushaltsmanagement-Belege Belegänderungen

Entsprechend der gewählten Funktion werden die bearbeiteten Rechnungsbelege unter folgenden Knoten des Arbeitsvorrats gesichert:

gemerkte Belege
vorerfaßte Belege
vollständige Belege

Bearbeitung von Rechnungsbelegen

Sie können noch nicht gebuchte Rechnungsbelege zum Weiterbearbeiten bzw. Ändern mit Doppelklick aus dem Arbeitsvorrat aufrufen. Sie können die Rechnungsbelege wie folgt bearbeiten:

Änderungsbelege anzeigen
Ändern
Zuordnung aktualisieren

Vollständig sichern
Löschen

Simulieren

Buchen

Hinweis Hinweis

Die Substitution und die Validierung werden beim Vorerfassen oder beim Ändern eines vorerfaßten Belegs nicht unterstützt. Erst wenn Sie einen vorerfaßten Beleg buchen, erfolgt beim Buchen die Substitution bzw. Validierung.

Ende des Hinweises

Siehe auch:

Rechnungsbeleg vorerfassen

Rechnungsbeleg bearbeiten

Rechnungsprüfung im Dialog