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 Pflege von Einkaufsdaten im Materialstammsatz

Verwendung

Die Materialstammsätze werden bei der Installation des MM-Systems in Ihrer Firma erstellt. Danach sind die Abteilungen, die mit dem Materialstamm arbeiten, für die Aktualisierung der darin gespeicherten Informationen verantwortlich.

Materialstammsätze können entweder zentral oder durch einzelne Abteilungen angelegt und geändert werden. So ist beispielsweise der Einkauf zuständig für die fortlaufende Aktualisierung von Einkaufsdaten und der Vertrieb für die Pflege von Vertriebsdaten.

Dieser Abschnitt erläutert, wie die Einkaufsdaten in einem Materialstammsatz erstellt und geändert werden.

Was ist eine Materialart?

Die Materialart legt die Kriterien eines Materials fest, die für die Materialbuchhaltung und Bestandsführung wichtig sind. Wenn Sie einen Materialstammsatz anlegen, ordnen Sie dem Material eine Materialart zu.

Rohstoffe und Fertigerzeugnisse sind Beispiele für Materialarten. Die Materialart ROH bedeutet beim MM-Standardsystem, daß es sich um ein fremdbeschafftes Material handelt, während dies für die Materialart FERT nicht zutrifft, weil es eigengefertigt wird.

Die Materialart bestimmt, welche Konten zu bebuchen sind, wenn ein Material ins Lager aufgenommen wird, es verläßt oder von einer Fachabteilung benötigt wird. Sie bestimmt auch, ob Nummern für Materialien mit bestimmter Materialart vom System (intern) oder vom Benutzer (extern) vergeben werden.

Weitere Informationen zur Materialart finden Sie in der Dokumentation LO - Materialstamm im Abschnitt Materialart .

Eine 'besondere' Materialart sind die konfigurierbaren Materialien. Mit konfigurierbaren Materialien der Materialart KMAT können Sie Materialien abbilden, die in verschiedenen Varianten auftreten können. Beispielsweise kann ein Auto mit verschiedenen Lackierungen, Ausstattungen und Motoren angeboten werden.

Ein Beispiel zu konfigurierbaren Materialien im Einkauf finden Sie im Abschnitt Beispiel: Konfigurierbare Materialien im Einkauf .

Aktivitäten

Materialstammsatz anzeigen

  1. Sie erreichen den Materialstammsatz, wenn Sie im Systemmenü Anfang des Navigationspfads Logistik Navigationsschritt Materialwirtschaft Navigationsschritt Materialstamm Navigationsschritt und dann Navigationsschritt Material Navigationsschritt Anzeigen Navigationsschritt wählen. Ende des Navigationspfads

  2. Geben Sie im Feld Material die Materialnummer ein. Wenn Sie die Materialnummer nicht kennen, nutzen Sie die Eingabehilfe und suchen das gewünschte Material über Matchcode.

  3. Geben Sie die Selektionskriterien zum Matchcode ein. NachENTER werden die Stammsätze angezeigt, die Ihren Selektionskriterien entsprechen.

Hinweis Hinweis

Sie können einen Materialstammsatz auch von der Positionsübersicht eines beliebigen Einkaufsbelegs aus anzeigen. Wählen Sie dazu in der Menüleiste Anfang des Navigationspfads Umfeld Navigationsschritt Material Navigationsschritt . Ende des Navigationspfads

Ende des Hinweises

Materialbestände anzeigen

Sie haben zwei Möglichkeiten zu sehen, wie groß der Bestand eines Materials ist:

  • ausgehend vom Materialstammsatz

Aus der Anzeige des Materialstammsatzes gelangen Sie über Anfang des Navigationspfads Umfeld Navigationsschritt Bestandsübersicht Ende des Navigationspfads in die Bestandsanzeige.

  • ausgehend von den Einkaufsbelegen

Aus der Anzeige von Bestellungen, Rahmenverträgen, Anfragen und Angeboten erreichen Sie die Bestandsübersicht einer markierten Position über Anfang des Navigationspfads Umfeld Navigationsschritt Materialbestände Navigationsschritt . Ende des Navigationspfads

Materialstammsatz anlegen (Einkauf)

Dieser Abschnitt erläutert, wie die einkaufsrelevanten Daten in einem Materialstammsatz angelegt werden.

Wann legen Sie einen Materialstammsatz an?

Sie müssen dann einen Materialstammsatz anlegen, wenn das Material, das beschafft werden soll,

  • im Materialstamm nicht definiert ist, also kein Materialstammsatz für das Material existiert

  • zwar für ein anderes Werk bereits definiert wurde, jedoch nicht für das Werk, für das die Bestellung erfolgen soll

  • zwar für das richtige Werk bereits definiert wurde, die Einkaufsdaten für das Material jedoch fehlen. Dieser Fall ist dann möglich, wenn zum Beispiel ein Benutzer einer anderen Abteilung, der Buchhaltung etwa, einen Materialstammsatz angelegt hat, jedoch keine den Einkauf betreffenden Informationen ergänzen durfte.

Ob ein Materialstammsatz für ein Material bereits definiert wurde, können Sie feststellen, indem Sie versuchen, sich das Material mit der Wertehilfe anzeigen zu lassen und dabei ebenso vorgehen, wie in Materialstammsatz anzeigen beschrieben.

Voraussetzungen

Zum Anlegen eines Materialstammsatzes benötigen Sie folgende Informationen:

  • die Materialart und die Branche

  • die Mengeneinheiten, z.B. die Basismengeneinheit (gleichbedeutend mit der Lagermengeneinheit) und die Bestellmengeneinheit

  • die für das Material verantwortliche Einkäufergruppe

  • verschiedene Buchhaltungsdaten, z.B. Bewertungsklasse, Preissteuerung sowie Standardpreis oder gleitender Durchschnittspreis

Vorgehensweise

Zur Erstellung eines Materialstammsatzes gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie im Systemmenü Anfang des Navigationspfads Logistik Navigationsschritt Materialwirtschaft Navigationsschritt Materialstamm Navigationsschritt und danach Navigationsschritt Material Navigationsschritt Anlegen Ende des Navigationspfads allgemein.

  2. Der Materialstammsatz existiert nicht : Machen Sie Angaben in den Feldern Branche (z.B. m für Maschinenbau) und Materialart (z.B. roh für Rohstoffe).

Geben Sie die Materialnummer nur dann ein, wenn in Ihrem Unternehmen das Verfahren der externen Nummernvergabe für Materialien angewandt wird. Andernfalls weist das System dem Material automatisch eine Nummer zu.

Der Materialstammsatz existiert bereits : Geben Sie die Materialnummer ein und wählen SieENTER .

Ein Fenster Sichtenauswahl erscheint. Es enthält eine Auswahlliste der Fachbereiche.

Hinweis Hinweis

Wenn bereits ein ähnliches Material definiert ist, können Sie es als Vorlage benutzen. Geben Sie in diesem Fall die Materialnummer des Vorlagematerials ein. Die auf dem Bildschirm angezeigte Kopie des Vorlagematerials können Sie dann ändern.

Ende des Hinweises

  1. Markieren Sie Einkauf und Buchhaltung sowie ggf. Einkaufsbestelltext, wenn Sie außerdem einen Bestelltext erfassen möchten. Wählen SieENTER .

  2. Im Fenster Organisationsebenen geben Sie den Schlüssel des Werks ein und wählenENTER . Das Einkaufsbild des Materialstammsatzes erscheint.

  3. Wenn noch kein Stammsatz für das Material existiert, geben Sie den Kurztext, die Basismengeneinheit, die Warengruppe und die Einkäufergruppe zum Material ein.

  4. Der Kurztext weist das Material auf sämtlichen Einkaufsbelegen und Belegen anderer Abteilungen aus. Daher sollten Sie einen Kurztext wählen, der auch für das Lager, die Buchhaltung und die Disposition anschaulich ist.

  5. Geben Sie die einkaufsspezifischen Informationen für das Material ein, z.B.:

  6. Bestellmengeneinheit

    Machen Sie hier nur dann eine Angabe, wenn die Bestellmeneneinheit von der Basismengeneinheit abweicht. Falls Sie in diesem Feld einen Wert eintragen, müssen Sie gleichzeitig den Faktor zur Umrechnung von der Bestellmengeneinheit zur Basismengeneinheit mitliefern.

    Einkäufergruppe

    Geben Sie in diesem Feld den/die EinkäuferIn ein, der/die für die Beschaffung des Materials verantwortlich ist.

    Einkaufswerteschlüssel

    Schlüssel, unter dem verschiedene Werte z.B. für die Mahntage und Toleranzgrenzen definiert sind. Die Mahntage geben die Zeitabstände (in Tagen) an, in denen bei verspäteter Lieferung die erste, zweite und dritte Mahnung an den Lieferanten geschickt werden soll. Das System erzeugt die Mahnungen automatisch.

    Die Toleranzgrenzen zeigen, welche prozentualen Über- bzw. Unterlieferungen Ihre Firma für ein Material zuläßt.

    Machen Sie entsprechende Angaben unter Grunddaten und Außenhandel: Import .

    Über den Einkaufswerteschlüssel können Sie auch die Parameter Mindestliefermenge und Normierungswert für die Lieferterminabweichung materialspezifisch einstellen. Diese Werte werden von MM - Lieferantenbeurteilung herangezogen.

  7. Wählen SieENTER , damit das Bild für den Einkaufsbestelltext angezeigt wird. Der Text, den Sie hier eingeben, wird in sämtliche Einkaufsbelege zu dem betreffenden Material übernommen.

  8. Wählen SieENTER , damit das Bild der Buchaltungsdaten erscheint. Geben Sie die Bewertungsklasse, die Preissteuerung (Schlüssel für gleitenden Durchschnittspreis oder Standardpreis) sowie den gleitenden Durchschnittspreis oder den Standardpreis ein. Das betreffende Material wird dann nach dem hier angegebenen Preis bewertet.

  9. Sichern Sie den Materialstammsatz.

Alternativmengeneinheiten

Zusätzlich zur Basismengeneinheit , in der das System die Bestände verwaltet und all seine Berechnungen durchführt, können andere Fachbereiche eigene Mengeneinheiten verwenden.

Alle im SAP-System zusätzlich zur Basismengeneinheit vorhandenen Mengeneinheiten werden unter dem Oberbegriff ‘Alternativmengeneinheit’ zusammengefaßt. Es gibt z.B. folgende Alternativmengeneinheiten:

Bestellmengeneinheit

Mengeneinheit, in der das Material bestellt wird. Sie wird automatisch in den Funktionen des Einkaufs vorgeschlagen.

Bestellpreismengeneinheit

Mengeneinheit, in der der Lieferant seine Rechnung stellt. Die Bestellpreismengeneinheit wird in der Bestellung oder im Einkaufsinfosatz definiert. Wenn Sie in der Bestellung eine Bestellpreismengeneinheit definiert haben, dann wird der Wareneingang sowohl in der Bestellmengeneinheit, als auch in der Bestellpreismengeneinheit erfolgen.

Verkaufsmengeneinheit

Mengeneinheit, in der das Material verkauft wird. Sie wird automatisch im Kundenauftrag vorgeschlagen und ist dort änderbar.

Ausgabemengeneinheit

Mengeneinheit, in der das Material vom Lager ausgegeben wird. Warenausgabe und Inventurvorgänge können Sie in dieser Einheit erfassen.

Alle Mengen, die Sie in anderen Einheiten als der Basismengeneinheit erfassen, werden vom System automatisch in die Basismengeneinheit umgerechnet. Damit dies möglich ist, müssen Sie im Materialstammsatz hinterlegen, in welchem Verhältnis die Alternativmengeneinheit zur Basismengeneinheit steht. Sie geben diese Information im Dialog beim Erfassen der Alternativmengeneinheit ein.

Variable Mengeneinheiten

Im Materialstammsatz können Sie festlegen, daß das Material auch in einer anderen Mengeneinheit als der angegebenen Bestellmengeneinheit beschafft werden kann.

Geben Sie 1 im Feld Var. BME ein, wenn das Material in mehr als einer Mengeneinheit bestellt werden kann.

Diese Einstellung wird dann in den Einkaufsinfosatz übernommen und erlaubt Ihnen, in der Bestellung und im Orderbuch eine vom Einkaufsinfosatz abweichende Bestellmengeneinheit einzugeben.

Wenn Sie eine variable Bestellmengeneinheit im Materialstammsatz nicht zulassen, müssen Sie die Bestellmengeneinheit aus dem Materialstammsatz verwenden.

Hinweis Hinweis

Wenn Sie für eine Banf eine abweichende Bestellmengeneinheit angeben möchten, dann müssen Sie der Banf eine Bezugsquelle mit abweichender Bestellmengeneinheit zuordnen.

Ende des Hinweises

Materialstammsatz ändern

Wenn Sie Änderungen an einem Materialstammsatz vornehmen, protokolliert das System die Änderung, den Namen des Benutzers und den Zeitpunkt der Änderung. Damit lassen sich Änderungen jederzeit nachvollziehen.

  1. Wählen Sie im Systemmenü Anfang des Navigationspfads Logistik Navigationsschritt Materialwirtschaft Navigationsschritt Materialstamm Navigationsschritt . Wählen Sie dann Navigationsschritt Material Navigationsschritt Ändern Navigationsschritt . Ende des Navigationspfads

  2. Geben Sie die Materialnummer ein und wählen SieENTER .

    Eine Auswahlliste der Fachbereiche erscheint.

  3. Markieren Sie Einkauf und wählen SieENTER .

  4. Geben Sie den Werksschlüssel ein und wählen SieENTER . Die Einkaufssicht des Materialstammsatzes erscheint.

  5. Führen Sie Ihre Änderungen durch.

  6. Sichern Sie den Materialstammsatz.