Verwendung

Dieser Abschnitt erläutert, wie die Informationen im Beleg verteilt sind und wie Sie innerhalb eines Einkaufsbelegs navigieren können. Weiterhin werden die Erfassungshilfen beim Anlegen eines Einkaufbelegs erläutert.

Funktionsumfang

Einstiegsbild

Auf dem Einstiegsbild ordnen Sie beim Anlegen eines Belegs die zuständige Einkaufsorganisation und Einkäufergruppe zu.

Beim Bearbeiten eines vorhandenen Belegs geben Sie hier allgemeine Daten zum Beleg ein, z.B. die Belegnummer, die das System benötigt, um den Einkaufsbeleg aufzurufen.

Um die Eingabearbeit zu vermindern, können Sie im Bereich Vorschlagsdaten Positionen z.B. Werk, Lagerort oder Liefertermin eingeben. Das System übernimmt diese Daten in alle Positionen der nachfolgenden Positionsübersicht.

Daten, die Sie im Einstiegsbild von Belegen eingegeben haben, werden auch dann in den neu zu erstellenden Beleg übernommen, wenn Sie mit der Referenzfunktion arbeiten, d.h. mit Bezug zu einem Vorgängerbeleg.

Diese Funktion ist besonders für Kontraktabrufe von Kontrakten relevant, die selbst kein Werk, keinen Lagerort und keinen Liefertermin enthalten, z.B. Zentralkontrakte.

Wenn Sie z.B. einen Kontraktabruf zu einem Kontrakt anlegen, der die Daten Werk und Lagerort bereits enthält, und Sie geben Vorschlagsdaten auf dem Einstiegsbild ein, dann werden die Daten aus dem Kontrakt herangezogen und Ihre Daten ignoriert.

Wenn Sie mit der Funktion  Bestellung Anlegen mit Bezug Zum Kontrakt einen Abruf z.B. zu einem Zentralkontrakt anlegen möchten und auf dem Einstiegsbild ein Werk und einen Lagerort eingeben, dann werden diese Vorschlagsdaten in die Positionen der Bestellung übernommen, weil sie in Zentralkontrakten nicht vorhanden sind.

Dasselbe Verfahren gilt bei Belegen, die sich auf Anfragen beziehen.

Positionsübersicht

Die Positionsübersicht zeigt eine Zusammenfassung der Kopf- und Positionsdaten. In den ersten Zeilen werden wichtige Kopfdaten aufgelistet. Die Daten im Hauptteil der Übersicht beziehen sich auf die Positionen, die beschafft werden.

Die Positionen werden gemäß dem für die Belegart vorgesehenen Positionsnummernintervall numeriert. Sie können die vorgeschlagene Positionsnummer jederzeit ändern.

Weiterhin können Sie auf der Positionsübersicht zwischen ein- und zweizeiliger Darstellung wechseln. Wählen Sie hierzu  Bearbeiten Wechseln Darstellung.

Position zur Bearbeitung markieren

Die Felder zur Auswahl einzelner Positionen befinden sich in der ersten Spalte links in der Positionsübersicht. Markieren Sie hier die Position, die Sie bearbeiten möchten.

Sie haben weitere Möglichkeiten, Positionen auf dem Übersichtsbild zur Bearbeitung zu markieren, indem Sie eine Funktion aus dem Menü wählen, das Sie erhalten, wenn Sie  Bearbeiten Markierungen auswählen. So können Sie beispielsweise alle Positionen zur Bearbeitung markieren oder Markierungen zurücksetzen.

Kopfdetailbild

Das Kopfdetailbild zeigt Informationen über den Lieferanten und die Abteilung, die das Material bestellt: z.B. die Zahlungsbedingungen des Lieferanten und den zuständigen Verkäufer. (Ausnahme: Die Bestellanforderung enthält keine Kopfdaten und deswegen kein Kopfdetailbild.)

Sie können die Kopfdaten mit  Kopf Detail aus der Positionsübersicht heraus anzeigen.

Positionsdetailbild

Das Positionsdetailbild enthält wichtige Informationen zur Beschaffung des Materials. So sind z.B. Fristen zur Terminüberwachung und Daten zur Steuerung des Waren- bzw. Rechnungseingangs Bestandteil des Positionsdetailbilds.

Zum Detailbild einer Position gelangen Sie, indem Sie die betreffende Position markieren und  Position Detail wählen.

Zusatzdaten zu Positionen

Die Zusatzdaten enthalten weitere Informationen zu einer Position, z.B. Preise und Konditionen, zugeordnete Kontierung, Texte etc. Die Zusatzdaten können Sie anzeigen, indem Sie die gewünschte Position in der Positionsübersicht markieren und die anzuzeigenden Daten aus dem Menü Position auswählen.

Erfassungshilfen

Sie können Positionen eines Einkaufsbelegs mit Bezug auf andere Einkaufsbelege anlegen bzw. einen Einkaufsbeleg kopieren. Die Erfassungshilfen sind vom Einstiegsbild oder von der Positionsübersicht aus über das Menü Anlegen mit Bezug bzw. Kopieren auswählbar.