Übernahme von Buchhaltungsbelegen
Verwendung
Mit dieser Funktion können Sie Buchhaltungsbelege aus einem Fremdsystem in die Finanzbuchhaltung übernehmen. Es gibt zwei Arten der Datenübernahme:
Erst- oder Altdatenübernahme
laufende Datenübernahme.
Voraussetzungen
Vor der Belegdatenübernahme haben Sie geprüft, ob es sich um Konten mit Offene-Posten-Verwaltung handelt oder nicht.
Konten ohne Offene-Posten-Verwaltung
Für Konten, die Sie bisher ohne Offene-Posten-Verwaltung geführt haben und auch weiterhin im SAP-System so führen werden, sollten Sie die Salden kumuliert mit einer Buchung übernehmen. Dazu zählen die meisten Sachkonten , insbesondere auch Steuerkonten .
Beispiel
Steuerkonten werden automatisch bebucht. Markieren Sie daher im Stammsatz der Konten das Feld
nur automatisch bebuchbar
. Eine manuelle Buchung auf Steuerkonten ist nicht möglich. Damit Sie diese Konten jedoch bei der Datenübernahme direkt bebuchen können, sollten Sie die Option erst nach der Datenübernahme wählen.
Konten mit Offene-Posten-Verwaltung
Für Konten, die Sie bisher mit Offene-Posten-Verwaltung geführt haben und auch weiterhin im SAP-System so führen wollen, müssen Sie die offenen Posten einzeln per Batch-Input oder manuell einbuchen. Dies gilt für:
Debitoren- und Kreditorenkonten
Abstimmkonten, Verrechnungs- und Bankunterkonten.
Debitoren- und Kreditorenkonten werden im SAP-System immer mit Offene-Posten-Verwaltunggeführt. Für diese Konten müssen Sie jeden offenen Posten per Batch-Input oder manuell in das System buchen, da Sie für diese unvollständigen Geschäftsvorfälle die Belege benötigen, um die Ausgleichsbuchung vornehmen zu können.
Im SAP-System werden einige spezielle Sachkonten benutzt. Dazu zählen die Abstimmkonten sowie die Verrechnungs- und Bankunterkonten.
Abstimmkonten werden benutzt, um die Geschäftsvorfälle, die auf Konten der Nebenbuchhaltung (Debitoren- und Kreditorenkonten) gebucht werden, direkt im Hauptbuch mitzubuchen. Die Nummer des Abstimmkontos wird dazu in die Debitoren- und Kreditorenstammsätze eingetragen. Die Abstimmkonten werden automatisch bebucht, wenn Sie die offenen Posten der Debitoren und Kreditoren übernehmen. Der Kontensaldo der Abstimmkonten darf daher nicht übernommen werden, wenn Sie diese Konten in Ihrem Vorsystem verwendet haben.
Die Verrechnungs- und Bankunterkonten sollten mit Offene-Posten-Verwaltung geführt werden. Auch für diese Konten ist es sinnvoll, die offenen Posten einzeln verfügbar zu haben. Zum Zeitpunkt der Übernahme ist der Saldo dieser Konten in der Regel Null. Daher sind für diese Konten keine Übernahmebuchungen erforderlich.