Zuordnung

Verwendung

Die zentrale Aufgabe der Ist-Analyse (Liquiditätsrechnung) ist die sachliche Klassifikation der geflossenen Zahlungen nach Herkunft und Verwendung, z. B. in Einzahlungen aus Produktverkauf oder Auszahlungen für Personal. Im System wird die Herkunft und Verwendung durch Liquiditätspositionen abgebildet. Die Klassifikation geschieht durch die direkte Zuordnung der einzelnen Zahlungen zu Liquiditätspositionen, ggf. mit Aufspaltung des Zahlungsbetrags.

Diese Zuordnung kann verschiedene, im System bereits vorhandene Informationen nutzen. Es gibt somit eine Reihe von Zuordnungsprogrammen, die den Zahlungen mit Hilfe verschiedener Informationen neue Liquiditätsposition zuordnen können. Diese voneinander unabhängigen Zuordnungsprogramme (Programmnamen RFLQ_ASSIGN*, jeweils mit Report-Dokumentation) bieten vielfältige Selektionsmöglichkeiten, so dass die zu bearbeitende Einzelpostenteilmenge relativ genau eingeschränkt werden kann.

Insgesamt werden derzeit sechs Programme für die automatische Zuordnung ausgeliefert. Die drei wichtigsten finden Sie im SAP Easy Access Menü:

Zuordnung aus Kontoauszugs-Information.
Zuordnung aus FI-Information: Auswertung der Information aus den Kreditor- und Debitorzeilen der Zahlungsbelege.
Zuordnung aus Rechnungen:
Die Zuordnung erfolgt in zwei Schritten: Zuerst wird wie oben die Information aus den Kreditor- und Debitorzeilen der Zahlungsbelege ausgewertet, danach wertet das Programm für ausgewählte Liquiditätspositionen Aufwands- und Ertragszeilen der Rechnungen aus. Die Liquiditätsposition aus dem ersten Schritt wird im Erfolgsfall durch die aus dem zweiten Schritt ersetzt.

Hinweis
Diese Zuordnungsmechanismen benötigen ein Regelwerk und sind für die automatische Umsetzung einer großen Anzahl von Zahlungsbelegen gedacht. Weitere Informationen zur Erstellung des Regelwerks finden Sie unter Einstellungen

Ende des Hinweises

Für die individuelle Zuordnung von Liquiditätspositionen zu einer einzelnen Zahlung steht Ihnen zur Verfügung:

Manuelle Zuordnung:
Hier geben Sie direkt an, welche Liquiditätspositionen einem Zahlungsbeleg zugeordnet werden. Es ist eine typische Nachbearbeitungs-Transaktion für Zahlungen, die durch die automatische Zuordnung nicht erfasst werden, für die sich eine Erweiterung des Regelwerks jedoch nicht lohnt. Diese Transaktion erreichen Sie auch aus der Einzelpostenliste.

Integration

Die Liquiditätsrechnung schreibt online die im System erfassten Zahlungsbelege in eigenen Einzelposten- und Summentabellen fort. So wird ein Datenpool erzeugt, auf dem die Zuordnungsprogramme in beliebiger Reihenfolge operieren können. Diese Online-Fortschreibung müssen Sie pro Buchungskreis im Customizing aktivieren. Zudem müssen Sie die Liquiditätspositionen hinterlegen, die den Einzelposten unmittelbar bei der Erzeugung abhängig vom Vorzeichen zugeordnet werden. Bei diesen Positionen handelt es sich um Dummy-Positionen der Art:

Einzahlung allgemein
Auszahlung allgemein.

Die Zuordnungsprogramme ersetzen diese Positionen später durch die sachlich richtigen Positionen.

Die Online-Erzeugung der Einzelposten geschieht gleichzeitig mit der Erstellung des Buchhaltungsbelegs; ein Einsatz des elektronischen oder manuellen Kontoauszugs ist dazu nicht erforderlich. Mit Hilfe des Programms RFLQ_REBUILD können zu bereits erzeugten Buchhaltungs-Belegen nachträglich Einzelposten aufgebaut werden.

Voraussetzungen

Für die genutzten automatischen Zuordnungsmechanismen müssen Sie je Zuordnungsprogramm ein Regelwerk erstellen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Einstellungen .

Funktionsumfang

Jedes Zuordnungsprogramm liest die Einzelposten gemäß den Selektionsbedingungen ein, und arbeitet dann einen Beleg nach dem anderen ab. Wenn mit Hilfe der Regeln neue Liquiditätspositionen zugeordnet werden können, so wird der Einzelposten geändert. Falls nicht, so bleibt er unverändert. Jedes Zuordnungsprogramm hat eine Testlaufoption, bei der keine Änderungen auf der Datenbank durchgeführt werden. Diese dient vor allem zur Kontrolle und Analyse. Des weiteren haben Sie die Möglichkeit, sich die bearbeiteten Belege in einer Detailliste anzeigen zu lassen. Dort haben Sie zahlreiche Filter- und Verzweigungsmöglichkeiten.

Aktivitäten

Um die jeweiligen Zuordnungsprogramme aufzurufen, wählen Sie im SAP Easy Access Menü Anfang des Navigationspfads Rechnungswesen Navigationsschritt Financial Supply Chain Management Cash and Liquidity Management Liquidity Planner Zuordnung Ende des Navigationspfads :

⇒ Aus Kontoauszugs-Information

⇒ Aus FI-Information

⇒ Aus Rechnungen

⇒ Manuell

Beispiel

Sie haben die gewünschte Liquiditätspositionen-Struktur analysiert und sind zu dem Schluss gekommen, dass Sie einen Teil der gewünschten Information aus dem Kontoauszug gewinnen können, den Rest aber aus den Buchhaltungsbelegen holen müssen, teilweise durch Nachlesen bis in die Aufwands- oder Anlagenzeilen der bezahlten Rechnungen.

In diesem Fall entscheiden Sie sich für die Nutzung der Zuordnungsprogramme aus Kontoauszugs-Information und aus Rechnungen.

Das Zuordnungsprogramm aus Kontoauszugs-Information, welches die Kontoauszugsinformation auswertet, richten Sie so ein, dass nur die sicheren Liquiditätspositionen zugeordnet werden. Die meisten Einzelposten bleiben dann auf den ursprünglichen Dummy-Positionen stehen. Damit das Zuordnungsprogramm aus Rechnungen, das regelmäßig im Anschluss an das Programm aus Kontoauszugs-Information ausgeführt wird, die bereits von letzterem korrekt zugeordneten Zahlungen nicht wieder neu zuordnet, schränken Sie auf dem Selektionsbild die alte Liquiditätsposition oder das Herkunfts-Kennzeichen entsprechend ein.

Hinweis Hinweis

Zur Erarbeitung des Regelwerks für den ersten Schritt des Zuordnungsprogramms aus Rechnungen sollten Sie das Zuordnungsprogramm aus FI-Belegen nutzen; später im produktiven Betrieb wird es dann nicht mehr benötigt.

Ende des Hinweises