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 Verweildauer der Daten im System (FI-AA)

Hinweis Hinweis

Die Verweildauer der Daten stellt das alleinige Prüfkriterium für die Archivierung dar.

Ende des Hinweises

Standardverweildauer

Für die einzelnen Teilobjekte gelten im System standardmäßig folgende Verweildauern:

  • AfA-Buchungswerte

Da diese Informationen nur im aktuellen Geschäftsjahr Relevanz besitzen reorganisiert/archiviert das System diese Daten beim ersten Reorganisationslauf, nachdem das betroffene Geschäftsjahr abgeschlossen wurde.

  • Bewegungen, Jahreswerte und Änderungsbelege

Da es unter Umständen vorkommen kann, daß der Jahresabschluß mehrmals rückgängig gemacht wird, um noch Korrekturbuchungen durchzuführen, ist die Mindestverweilzeit dieser Objekte um ein Jahr über den Jahresabschluß hinaus verlängert. Dies bedeutet, daß eine Räumung erst nach dem Abschluß des Folgejahres möglich ist.

  • Komplette Anlage

Eine komplette Anlage ist frühestens räumbar, wenn sie deaktiviert ist und somit keiner ihrer Bewertungsbereiche mehr Werte beinhaltet. Genau, wie bei den Bewegungen verlängert sich die Mindestverweildauer standardmäßig um ein Jahr über den Abschluß des Deaktivierungsjahres.

Kundenindividuelle Verweildauer

Für Bewegungen/Werte und komplette Anlagen können Sie im Customizing der Anlagenbuchhaltung FI-AA (unter Stammdaten ) zusätzlich zur oben erwähnten Standardverweildauer eine individuelle Verweildauer festlegen. Die tatsächliche Mindestverweildauer ergibt sich dann additiv aus dieser Verweildauer und der der Standardverweildauer von einem Jahr.

Beispiel Beispiel

Deaktiv. Anlage: 1.3.JJJJ

Sys.Verweild.: 1 Jahr

Kundenverweild.: 1 Jahr

=> Die Anlage kann frühestens im Geschäftsjahr JJJJ+3 reorganisiert werden. Die Zahl 3 ergibt sich folgendermaßen:

Folgejahr des Deaktivierungsjahres + Sys.Verweildauer + Kundenverweild.

Eine individuelle Betrachtung einzelner Anlagen, die länger als die definierte Mindestverweilzeit im System verbleiben sollen, ist nicht vorgesehen (Ausnahme: Anlagen mit Historienverwaltung - siehe unten).

Ende des Beispiels.

Verweildauer AiB mit OP-Verwaltung

Eine Besonderheit bei der Archivierung stellen Anlagen im Bau mit Offener-Posten-Verwaltung dar. Alle Bewegungen und Jahreswerte dieser Anlagen werden erst gelöscht, wenn die Anlage im Bau deaktiviert wurde.

Verweildauer Anlagen mit Historienverwaltung

Anlagen mit Historienverwaltung (Kennzeichen im Anlagenstammsatz) werden ebenso behandelt, wie AiBs mit OP-Verwaltung.

Verweildauer Investitionsmaßnahmen

Anlagen im Bau zu Investitionsmaßnahmen werden erst gelöscht, wenn das zugehörige CO-Objekt (Innenauftrag, PSP-Element) gelöscht wurde.