Hinweis
Die Verweildauer der Daten stellt das alleinige Prüfkriterium für die Archivierung dar.
Für die einzelnen Teilobjekte gelten im System standardmäßig folgende Verweildauern:
AfA-Buchungswerte
Da diese Informationen nur im aktuellen Geschäftsjahr Relevanz besitzen reorganisiert/archiviert das System diese Daten beim ersten Reorganisationslauf, nachdem das betroffene Geschäftsjahr abgeschlossen wurde.
Bewegungen, Jahreswerte und Änderungsbelege
Da es unter Umständen vorkommen kann, daß der Jahresabschluß mehrmals rückgängig gemacht wird, um noch Korrekturbuchungen durchzuführen, ist die Mindestverweilzeit dieser Objekte um ein Jahr über den Jahresabschluß hinaus verlängert. Dies bedeutet, daß eine Räumung erst nach dem Abschluß des Folgejahres möglich ist.
Komplette Anlage
Eine komplette Anlage ist frühestens räumbar, wenn sie deaktiviert ist und somit keiner ihrer Bewertungsbereiche mehr Werte beinhaltet. Genau, wie bei den Bewegungen verlängert sich die Mindestverweildauer standardmäßig um ein Jahr über den Abschluß des Deaktivierungsjahres.
Für Bewegungen/Werte und komplette Anlagen können Sie im Customizing der Anlagenbuchhaltung FI-AA (unter
Stammdaten
) zusätzlich zur oben erwähnten Standardverweildauer eine individuelle Verweildauer festlegen. Die tatsächliche Mindestverweildauer ergibt sich dann additiv aus dieser Verweildauer und der der Standardverweildauer von einem Jahr.
Beispiel
Deaktiv. Anlage: 1.3.JJJJ
Sys.Verweild.: 1 Jahr
Kundenverweild.: 1 Jahr
=> Die Anlage kann frühestens im Geschäftsjahr JJJJ+3 reorganisiert werden. Die Zahl 3 ergibt sich folgendermaßen:
Folgejahr des Deaktivierungsjahres + Sys.Verweildauer + Kundenverweild.
Eine individuelle Betrachtung einzelner Anlagen, die länger als die definierte Mindestverweilzeit im System verbleiben sollen, ist nicht vorgesehen (Ausnahme: Anlagen mit Historienverwaltung - siehe unten).
Eine Besonderheit bei der Archivierung stellen Anlagen im Bau mit Offener-Posten-Verwaltung dar. Alle Bewegungen und Jahreswerte dieser Anlagen werden erst gelöscht, wenn die Anlage im Bau deaktiviert wurde.
Anlagen mit Historienverwaltung (Kennzeichen im Anlagenstammsatz) werden ebenso behandelt, wie AiBs mit OP-Verwaltung.
Anlagen im Bau zu Investitionsmaßnahmen werden erst gelöscht, wenn das zugehörige CO-Objekt (Innenauftrag, PSP-Element) gelöscht wurde.