SAP Interactive Forms by Adobe
Einsatzmöglichkeiten
Zur Optimierung formularbasierter Geschäftsprozesse können Sie ab SAP NetWeaver ’04 (im SAP Web Application Server) eine neue Lösung zur Erstellung von interaktiven Formularen und Druckformularen nutzen. Diese Lösung verwendet das Portable Document Format (PDF), sowie in die SAP-Umgebung integrierte Software der Firma Adobe Systems Inc.
Sie können interaktive Formulare in PDF-Format erstellen, die es einem Benutzer gestatten, das Formular am Bildschirm auszufüllen und die Eingaben in XML-Format im Formular zu speichern. Nach Erhalt des PDF-Formulars extrahiert das SAP-System die im Formular gespeicherten Daten zur weiteren Verarbeitung.
Sie können darüber hinaus eine Formularvorlage mit aktuellen Systemdaten zusammenführen, um ein PDF-Dokument für den Druck oder den Versand per E-Mail zu generieren.
SAP Interactive Forms by Adobe bietet folgende betriebswirtschaftliche Vorteile:
● Automatisierung der Datenerfassung für SAP-Systeme durch interaktive Funktionen
● Volle Integration in die SAP-Entwicklungsumgebungen für Java und ABAP
● Reduzierter Aufwand bei der Erstellung des Formularlayouts durch den Einsatz benutzerfreundlicher Werkzeuge
● Erstellung von Formularen in PDF-Format, die unabhängig von der Umgebung Ihr Erscheinungsbild beibehalten
Unter bestimmten Umständen sind interaktive Formulare lizenzpflichtig. Genaue Informationen dazu finden Sie im SAP-Hinweis 750784 auf dem SAP Service Marketplace unter der Internetadresse service.sap.com/notes.
Einführungshinweise
SAP Interactive Forms by Adobe eignet sich insbesondere für Geschäftsprozesse, bei denen Mitarbeiter Daten formularbasiert erfassen und Sie die Daten automatisiert an das SAP-System übergeben möchten. Zum Anzeigen bzw. Ausfüllen der PDF-Formulare benötigen Sie im einfachsten Fall auf dem entsprechenden Frontend nur den kostenlos erhältlichen Adobe Reader.
Integration
SAP Interactive Forms by Adobe ist im SAP Web Application Server enthalten und steht somit allen Anwendungen zur Verfügung, die auf SAP NetWeaver ’04 oder später basieren.
Die folgende Software von Adobe ist Bestandteil der Formularlösung:
● Adobe LiveCycle Designer: Ein grafisches Werkzeug zur Gestaltung des Formularlayouts, das in das SAP NetWeaver Developer Studio und die ABAP Workbench integriert ist.
● Adobe-Dokument-Services: Web-Services, mit denen zur Laufzeit die PDF-Formulare generiert werden und die bei interaktiven Szenarios die XML-Daten aus dem Formular extrahieren und an das System übergeben.
Die Adobe-Dokument-Services laufen auf der SAP J2EE Engine. Sie müssen also unabhängig von der Entwicklungssprache der Anwendung (ABAP oder Java) den Java-Stack des SAP Web Application Server installieren.
Funktionsumfang
SAP Interactive Forms by Adobe bietet folgende grundlegende Funktionen:
● Erstellung von Formularvorlagen für das Layout, die Logos oder Bilder beinhalten
● Generierung von Dokumenten durch die Zusammenführung von Formularvorlagen und aktuellen Systemdaten
● Bearbeitung von Formularen mit und ohne Systemverbindung
● Vorbefüllen von Formularen mit spezifischen Daten aus SAP-Anwendungen und sichere Übermittlung an die vorgesehenen Empfänger
● Automatische Konsistenzprüfungen der Formulare
● Aktivierung zusätzlicher Funktionen wie z. B. das Einfügen von Kommentaren
● Digitalen Signaturen und Formular-Zertifizierung
● Übergabe der ausgefüllten Formulare an die SAP-Anwendung mit automatischer Aktualisierung der betriebswirtschaftlichen Daten
Man unterscheidet generell zwei Einsatzformen:
Interaktive Formulare
Für Geschäftsprozesse, die Zusammenarbeit erfordern, können Sie interaktive Formulare als Teil einer Web-Dynpro-Anwendung gestalten.
Sie haben die Möglichkeit folgende Entwicklungsumgebungen zu verwenden:
● Interaktive Formulare in Web Dynpro für Java im SAP NetWeaver Developer Studio
● Interaktive Formulare in Web Dynpro für ABAP in der ABAP Workbench
Solche Formulare können Drop-Down-Menüs, Schaltflächen, Textfelder und andere Elemente enthalten, die die Dateneingabe durch Benutzer gestatten. Das Formular wird in PDF-Format generiert, und Sie stellen es dem Benutzer z. B. über einen Browser zur Verfügung. Der Benutzer füllt das Formular unter Verwendung von Adobe Reader oder Adobe Acrobat aus und speichert die Änderungen im Formular in XML-Format. Das SAP-System extrahiert die Daten aus dem Formular und speichert Sie zur weiteren Verarbeitung in der Datenbank.
Generell können Sie solche Formulare in zwei verschiedenen Szenarios einsetzen:
● Online: Der Benutzer ist beim Ausfüllen des Formulars am SAP-System angemeldet.
● Offline: Der Benutzer ist beim Ausfüllen des Formulars nicht am SAP-System angemeldet. Nach dem Ausfüllen schickt der Benutzer das Formular z. B. per E-Mail an den Aussteller des Formulars zurück. Dessen SAP-System extrahiert dann die Daten aus dem Formular.
Formulare für Druck, E-Mail- oder Faxversand
Mit dem in die ABAP Workbench integrierten Form Builder können Sie PDF-basierte Druckformulare zum Ausdruck oder Versand per E-Mail oder Fax erstellen. Sie können sich dabei auf das bewährte Prinzip der Trennung von Datenbeschaffung und Formularlayout verlassen, das die erforderliche Flexibilität bei Änderungen an einem von beiden gewährleistet.