Show TOC Anfang des Inhaltsbereichs

Funktionsdokumentation MS-Excel-spezifische Formatierungsmöglichkeiten  Dokument im Navigationsbaum lokalisieren

Verwendung

Alle nachfolgend beschriebenen Formatierungsmöglichkeiten beziehen sich ausschließlich auf Planungslayouts, für die Sie als Anzeigewerkzeug Microsoft Excel gewählt haben. Für die Anzeige mit dem SAP List Viewer stehen diese Möglichkeiten nicht zur Verfügung.

Sie können folgende Formatierungen vornehmen:

·        Zellenformatierung

·        Spaltenbreite steuern

·        Zellen verschieben und neu anlegen

·        Zusätzliche Tabellenblätter anlegen

·        Systemverhalten mit Makros beeinflussen

Voraussetzungen

Anzeigewerkzeug Microsoft Excel

Sie haben im zweiten Bearbeitungsschritt als Anzeigewerkzeug Microsoft Excel eingestellt.

MS-Excel-Zertifikate

Die Makros der zentralen Layoutvorlage, des SAP MS-Excel-Master-Templates, sind zertifiziert. Um dieses Zertifikat verwenden zu können, müssen Sie es einmalig akzeptieren. Dazu wählen Sie beim Öffnen eines MS-Excel-Dokumentes (z.B. im Layout-Builder im dritten Bearbeitungsschritt oder beim Starten der Manuellen Planung) auf dem Dialogfenster Security Warning die Option Always trust macros from this source und wählen Enable Macros. Ab diesem Zeitpunkt erscheint keine Abfrage mehr, ob Makros ausgeführt werden sollen oder nicht.

Achtung

Wenn sie die zertifizierten Templates unter MS Excel97 verwenden, kommt es aufgrund eines Microsoft-Fehlers zu Problemen, da in dieser Version die Funktionalität der Zertifikate noch nicht bekannt ist. Die Folge ist ein Visual-Basic-Fehler beim Ausführen eines Layouts in der manuellen Planung. Weitere Informationen darüber, wie Sie den Fehler beheben können, finden Sie im OSS-Hinweis 611090.

Hinweis

Wenn Sie statt der von SAP ausgelieferten zentralen Layoutvorlage eine eigene Vorlage verwenden, bleibt das Zertifikat des SAP MS-Excel-Master-Templates solange bestehen, wie Sie keine Änderungen an den Makros vornehmen: Alle neu angelegten Layouts sind als Kopie der zertifizierten Vorlage ebenfalls zertifiziert.

Wenn sie bei einzelnen Planungslayouts oder auch in der Vorlage Makros einfügen oder ändern, geht das SAP Zertifikat verloren. Wir empfehlen in diesem Fall, dass Sie die Lizenz für eine geeignete Zertifizierungssoftware erwerben und die Excel-Dateien für Ihr Unternehmen zertifizieren. Weitere Informationen über Zertifikate für MS-Excel-Dokumente finden Sie im Internet auf der Homepage von Microsoft.

Funktionsumfang

Zellenformatierung

BW-BPS verwaltet für jedes Planungslayout, das Sie unter Einsatz von Microsoft Excel erstellen, eine Liste von Formatvorlagen. Jede Formatvorlage repräsentiert einen vollständigen Satz vordefinierter Formatierungseinstellungen (z.B. Schrifteinstellungen, Farben, Ausrichtung, Rahmen) für einen bestimmten Zellbereich. Mit Hilfe dieser Technik können Sie in den Planungslayouts sämtliche Formatierungsmöglichkeiten nutzen, die Microsoft Excel auch im Stand-alone-Betrieb bietet.

Hinweis

Die von Microsoft Excel angebotenen Möglichkeiten zur Darstellung von Dezimalstellen und Einheiten werden in Planungslayouts durch die entsprechenden Einstellungen überschrieben. Weitere Informationen finden Sie unter Datenspalten konfigurieren.

Die Formatvorlagen sind ihrerseits in der zentral gespeicherten Layoutvorlage, dem SAP MS-Excel-Master-Template, enthalten. Dieses dient als Kopiervorlage beim Anlegen eines neuen Planungslayouts. Es enthält außerdem zwei vordefinierte Makros, die Sie für spezielle Zwecke nutzen können (siehe den Abschnitt "Systemverhalten mit Makros beeinflussen“).

Sie können festlegen, ob eine von Ihnen gewünschte Änderung für ein konkretes Planungslayout gelten soll oder ob die Änderung systemweit in alle künftig erstellten Planungslayouts übernommen werden soll (z.B. das Einfügen des Firmenlogos in das Layout). Weitere Informationen finden Sie unter Formatvorlagen bearbeiten sowie Layoutvorlage bearbeiten.

Für folgende Layoutbereiche erzeugt das System jeweils eine Formatvorlage:

·        Kopfbereich

·        Spaltentitel für Schlüsselspalten

·        Spaltentitel für Datenspalten

·        Werte der Schlüsselspalten (nicht eingabebereit)

·        Werte der Datenspalten (nicht eingabebereit)

·        eingabebereite Zellen

·        zwei verschiedene Zwischensummenzeilen/Hierarchiestufen

·        Summenzeile/oberste Hierarchiestufe

Sie können darüber hinaus weitere Formatvorlagen definieren und bestimmten Zellbereichen zuordnen, um  z.B. jede einzelne Datenspalte individuell zu formatieren. Falls Zwischensummen angezeigt werden sollen, erhält das Zwischensummenformat innerhalb der Spalten Vorrang. Anschließend wird die Formatierung automatisch wieder mit der Formatvorlage für die Spalten fortgesetzt.

Spaltenbreite steuern

Mit der Funktion Diese Grafik wird im zugehörigen Text erklärt Spaltenbreite können Sie festlegen, ob die Breite der Schlüssel- und Datenspalten automatisch an den größten Wert in der Spalte bzw. an die Textlänge der Spaltenüberschrift angepasst werden soll. Wenn die Anpassung aktiv ist (Voreinstellung), sind Spaltenwerte und -überschrift stets in voller Länge sichtbar. Da sich die Spalte hierdurch stark verbreitern kann, haben Sie die Möglichkeit, die Anpassung zu deaktivieren.

Empfehlung

Wir empfehlen, die automatische Anpassung der Spaltenbreite z.B. dann zu deaktivieren, wenn auf eine Spalte mit langer Überschrift keine weiteren Spalten mehr folgen. In diesem Fall wird der Text automatisch auf den frei verfügbaren Platz verteilt; die Spaltenbreite selbst aber bleibt unverändert.

Hinweis

Die genaue Art und Weise, wie Text verteilt und dargestellt wird, hängt von der zugrundeliegenden Funktionalität von MS Excel ab. Die beschriebene Funktion von BW-BPS dient lediglich zur generellen Aktivierung bzw. Deaktivierung dieser Funktionalität.

Diese Einstellung wirkt sich immer auf alle Spalten des Layouts gleichzeitig aus (unabhängig davon, ob bestimmte Spalten markiert sind oder nicht). Eine gezielte Steuerung der Breite einzelner Spalten ist nicht möglich.

Zellen verschieben und neu anlegen

Sie können die automatisch erzeugten Zellbereiche verschieben oder umgruppieren. Sie können auch Zellen mit eigenen Inhalten anlegen (z.B. mit Formeln, die auf die Plandaten Bezug nehmen und weitere Berechnungen durchführen). Beachten Sie dabei die folgenden Punkte:

·        BW-BPS verwaltet die automatisch erzeugten Zellen in mehreren zusammenhängenden, benannten Zellbereichen, die jeweils nur als Ganzes verschoben werden dürfen. Falls Sie einen solchen Zellbereich aufbrechen, indem Sie einzelne Zellen verschieben, wird BW-BPS den Bereich erforderlichenfalls wiederherstellen und die von Ihnen vorgenommene Änderung rückgängig machen. Folgende Bestandteile des Layouts werden als zusammenhängende Zellbereiche verwaltet:

¡        jede Zeile des Kopfbereichs

¡        jede Spaltenüberschrift

¡        jede Spalte einschließlich der Zelle, die zur Summenzeile gehört. Falls für die Schlüsselspalte sowohl der technische Name als auch eine Bezeichnung oder auch Attribute ausgegeben werden, erscheinen diese in aneinander grenzenden Spalten, die ebenfalls als zusammenhängender Zellbereich verwaltet werden.

Achtung

Beim Verschieben von Bereichen sollten Sie ausschließlich die Windows-Standardfunktionen zum Ausschneiden, Kopieren und Einfügen von markierten Bereichen verwenden (Strg-X und Strg-V bzw. Shift-Entf und Shift-Einf). Sie können markierte Bereiche auch mit der Maus an einen neuen Zielort verschieben (Drag & Drop). Wenn Sie andere Verfahren anwenden, besteht die Gefahr, dass der Zusammenhang zwischen einer Spaltenüberschrift und der dazugehörigen Spalte oder auch zwischen einem benannten Bereich und dem Bereich, der die Daten tatsächlich enthält, verlorengeht. In einem solchen Fall ist das Planungslayout nicht verwendbar und muss entweder aufwendig wiederhergestellt oder ganz neu aufgebaut werden.

Hinweis

Wenn Sie aus Versehen Änderungen am Layout vorgenommen haben, durch die der Zusammenhang der Zellbereiche verletzt worden sein könnte, so können Sie mit der Funktion Diese Grafik wird im zugehörigen Text erklärt Standardpositionen wiederherstellen das Layout wieder in den Zustand bringen, den BW-BPS als Voreinstellung erzeugt hatte.

·        Wenn Sie das Layout zur Datenerfassung öffnen, erzeugt BW-BPS automatisch 20 Leerzeilen unterhalb der letzten Zeile, in der bereits Daten erfasst wurden. Falls Sie in den hierfür benötigten Zeilen eigene Inhalte plaziert haben, werden diese Inhalte ohne weitere Nachfrage durch die Leerzeilen überschrieben.

Hinweis

Sie können Inhalte, die Sie unterhalb des Erfassungsbereichs angeordnet haben, vor versehentlichem Überschreiben schützen, indem Sie eine ausreichend große Zahl Leerzeilen zwischen Ihren Inhalten und dem Erfassungsbereich einfügen und diese Leerzeilen anschließend ausblenden. Dadurch erscheinen Ihre Inhalte wieder in optischer Nähe zum Erfassungsbereich, sind jedoch vor dem Überschreiben durch automatisch erzeugte Erfassungszeilen geschützt.

Achtung

Wenn BW-BPS das Planungslayout für die Datenerfassung öffnet, werden die Plandaten an denjenigen Positionen eingefügt, die Sie bei der Layouterstellung festgelegt haben. Beim Sichern werden die Daten ohne weitere Prüfung von denselben Positionen gelesen und in die Datenbasis geschrieben. Vermeiden Sie es daher, bei der Datenerfassung Aktionen durchzuführen, die die Positionen der Zellbereiche im Layout verändern (z. B. Zeilen, Spalten einfügen, löschen, Spalten sortieren).

Zusätzliche Tabellenblätter anlegen

Für jedes Planungslayout, das Sie anlegen, erzeugt BW-BPS in Microsoft Excel eine Arbeitsmappe mit genau einem Tabellenblatt, das mit den verschiedenen Layoutbereichen entsprechend Ihren Vorgaben gefüllt wird. Dieses Standard-Tabellenblatt hat den Namen SEM-BPS 1. Wenn Sie komplexe Nebenberechnungen anstellen, umfangreiche Kommentare anlegen oder andere Daten im Umfeld der Plandaten speichern möchten, können Sie in der Arbeitsmappe weitere Tabellenblätter anlegen und nach Ihren Wünschen bearbeiten. Hierbei ist folgendes zu beachten:

·        Der Datentransfer zwischen der Datenbasis und dem Planungslayout bezieht sich immer auf das Standard-Tabellenblatt SEM-BPS 1. Änderungen, die Sie auf diesem Tabellenblatt vornehmen, werden beim Sichern in die Datenbasis geschrieben, aber auch beim erneuten Lesen von Daten aus der Datenbasis überschrieben. Umgekehrt werden alle Daten auf weiteren, von Ihnen angelegten Tabellenblättern beim Sichern nicht berücksichtigt, bleiben dafür aber beim erneuten Lesen aus der Datenbasis unverändert.

·        Um Daten, die Sie auf zusätzlichen Tabellenblättern berechnet oder verändert haben, in der Datenbasis speichern zu können, ist es dehalb erforderlich, dass diese Daten unmittelbar vor dem Speichervorgang auf das Standard-Tabellenblatt SEM-BPS 1transferiert werden (und nach dem Lesen aus der Datenbasis von dort auf das von Ihnen angelegte Tabellenblatt). Sie können dies erreichen, indem Sie mit Hilfe von Makros sicherstellen, dass immer dann, wenn ein Datenaustausch zwischen dem System und dem Tabellenblatt stattfindet, die vorhandenen Tabellenblätter die gewünschten Daten entsprechend der genannten Anforderung enthalten.

Systemverhalten mit Makros beeinflussen

Sie haben die Möglichkeit, zum Zeitpunkt des Datenaustausches zwischen dem System und dem Tabellenblatt im Kontext von Microsoft Excel das Systemverhalten zu beeinflussen, indem Sie von Ihnen erstellte Makrofunktionen ablaufen lassen. Über Diese Grafik wird im zugehörigen Text erklärt Einstellungen Excel können Sie festlegen, ob zum Zeitpunkt des Datenaustausches weitere Aktionen ablaufen sollen. Sie können Aktionen für folgende Zeitpunkte vorsehen:

·        Zeitpunkt, nachdem BW-BPS Daten aus der Datenbasis in das Layout eingefügt hat (vordefinierter Makroname: Modul1.SAPAfterDataPut)

·        Zeitpunkt, bevor BW-BPS Daten aus dem Layout in die Datenbasis übernimmt (vordefinierter Makroname: Modul1.SAPBeforeDataGet)

Jedes Microsoft-Excel-Template zu einem Planungslayout enthält bereits die Makros SAPBeforeDataPut und SAPBeforeDataGetim Modul Modul1. Über Diese Grafik wird im zugehörigen Text erklärt Einstellungen Excel können Sie festlegen, welches der beiden Makros vom System aufgerufen werden soll. Implementieren Sie ihre Makros möglichst in einem eigenen Modul, und fügen Sie nur jeweils einen Aufruf ihrer Makros an den angegebenen Stellen in SAPBeforeDataPutbzw. SAPBeforeDataGet ein.

Hinweis

Die Makros, die Sie aktivieren können, werden ausschließlich zu den angegebenen Zeitpunkten gestartet, und zwar nur im Zusammenhang mit den Funktionen Plandaten anzeigen bzw. Plandaten erfassen (nicht aber bei Layout anzeigen bzw. Layout ändern). Testen Sie Ihre Makros in der VBA-Entwicklungsumgebung.

Beispiel

Eine Anwendung für die oben im Abschnitt "Systemverhalten mit Makros beeinflussen" beschriebene Möglichkeit, in den Programmablauf einzugreifen, sei hier skizziert:

Sie möchten spezielle Formatierungen vornehmen, um die in Ihrem Unternehmen geltenden Richtlinien für die Gestaltung von Formularen umzusetzen. Unter anderem sollen an bestimmten Stellen Leerzeilen zur Verbesserung der Übersichtlichkeit eingefügt werden. Dies kann mit einem automatisch generierten Layout nicht erreicht werden. Außerdem möchten Sie die im Layout dargestellten Plandaten mit verschiedenen Formeln im Tabellenblatt weiterverarbeiten.

Sie entschließen sich deshalb, die von Ihnen gewünschte Art der Plandatendarstellung auf ein von Ihnen eingefügtes zusätzliches Tabellenblatt zu verlagern. Hierbei müssen Sie eine Lösung für die Anforderungen finden, die oben im Abschnitt "Zusätzliche Tabellenblätter anlegen" beschrieben wurden. Sie können folgendermaßen vorgehen:

...

       1.      Stellen Sie sicher, dass das von BW-BPS generierte Layout alle Daten enthält, die Sie zur weiteren Bearbeitung benötigen.

       2.      Fügen Sie ein weiteres Tabellenblatt ein.

       3.      Aktivieren Sie über Diese Grafik wird im zugehörigen Text erklärt Einstellungen Excel die Makros für die beiden Verarbeitungszeitpunkte.

       4.      Wählen Sie Tools   Macro Visual Basic Editor. Öffnen Sie das vordefinierte VBA-Modul Modul1.

       5.      Fügen Sie Ihren Code an die bezeichnete Stelle im Makro SAPAfterDataPutein. Bei der Ausführung des Makros sorgt Ihr Code dafür, dass die aus der Datenbasis eingefügten Plandaten aus dem automatisch generierten Layout SEM-BPS 1 in das von Ihnen erstellte Tabellenblatt übertragen, dort nach Ihren Wünschen positioniert, formatiert und mit Hilfe vorbereiteter (oder zur Laufzeit neu eingefügter) Formeln neu berechnet werden.

Falls der Makro durch Ihren Code zu komplex wird, können Sie die benötigte Funktionalität auch auf weitere Module aufteilen und diese aus dem vordefinierten Makro heraus aufrufen. Beachten Sie, dass Ihre eigenen Module nicht mit SAP_ beginnen dürfen.

       6.      Fügen Sie in dem vordefinierten Makro SAPBeforeDataGet Anweisungen ein, die die Plandaten aus dem von Ihnen erstellten Tabellenblatt zurück in das Tabellenblatt SEM-BPS 1 mit dem automatisch generierten Layout kopieren, damit sie von dort aus wieder in die Datenbank übernommen werden können.

 

Ende des Inhaltsbereichs