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  Archivierung Finanzbuchhaltungsbelege (FI-GL, FI-AR, FI-AP)

Definition

Finanzbuchhaltungsbelege (FI-Belege) werden mit dem Archivierungsobjekt FI_DOCUMNT archiviert und gelöscht.

Verwendung

Bei der Belegarchivierung werden die archivierbaren Belege inklusive ihrer Änderungsbelege, SAPscript-Texte und ArchiveLink-Verknüpfungseinträge in eine oder mehrere Archivdateien geschrieben.

Damit nur Belege, die nicht mehr benötigt werden, aus dem System archiviert werden, müssen mehrere Bedingungen erfüllt sein. Das Schreibprogramm prüft die Archivierbarkeit auf Belegkopf- und Belegpositionsebene. Weitere Informationen finden Sie unter Prüfungen (FI-GL, FI-AR; FI-AP) .

Struktur

Tabellen

Mit dem Archivierungsobjekt FI_DOCUMNT werden Daten aus verschiedenen Tabellen archiviert. Wie Sie sich die Tabellennamen anzeigen lassen können, finden Sie in Tabellen und Archivierungsobjekte .

Erweiterte Archivverwaltung

Neben den Verwaltungsdaten des ADK werden mit dem Archivierungsobjekt FI_DOCUMNT zusätzliche Verwaltungsdaten in den Tabellen T001_ARCH und ADMI_FI_DOC fortgeschrieben.

Programme

Zu FI_DOCUMNT werden folgende Programme ausgeliefert:

Programm

Funktion

FI_DOCUMNT_WRI

Schreiben

FI_DOCUMNT_DEL

Löschen

FI_DOCUMNT_PST

Nachlauf

SAPF048S

Korrektur: Aufbau von Sekundärindizes

SAPF048X

Korrektur: Reparatur der erweiterten Archivverwaltung

Zum Löschprogramm werden die Standardvarianten SAP&PROD (Produktivmodus) und SAP&TEST (Testmodus) ausgeliefert. Sowohl beim Schreiblauf als auch beim Löschlauf wird regelmäßig eine Fortschrittsmeldung im Job-Log und im Dialog (Statuszeile) ausgegeben.

Integration

Sekundärindizes der Finanzbuchhaltung

Neben den eigentlichen Belegdaten, die in den Tabellen BKPF und BSEG gespeichert werden, werden beim Buchen eines Finanzbuchhaltungsbelegs zusätzlich Daten aus diesen Tabellen redundant in die Sekundärindextabellen BSIS, BSAS, BSAD, BSAK, BSIM und BSIP fortgeschrieben. Zweck dieser redundanten Datenspeicherung ist es, in einigen Anwendungen, wie zum Beispiel der Einzelpostenliste, schnellere Datenzugriffe zu ermöglichen. Siehe Anzeige archivierter Finanzbuchhaltungsbelege (FI) .

Viele Anwendungen benötigen anstatt der eigentlichen Belegdaten lediglich diese Daten. Aus diesem Grund werden die Sekundärindizes (bis auf die Daten in Tabelle BSIM) nicht während der Löschphase der Archivierung aus der Datenbank entfernt, sondern erst nachträglich mithilfe eines speziellen Nachlaufprogramms . Die BSIM-Einträge werden direkt vom Löschprogramm zusammen mit den Belegdaten gelöscht. Für die übrigen Sekundärindizes können Sie im Customizing über die Sekundärindexlaufzeit festlegen, wann diese Indizes frühestens gelöscht werden sollen. Weitere Informationen finden Sie unter Sekundärindexlaufzeiten (FI) .

Mit dem Sekundärindexaufbauprogramm können Sie die Sekundärindizes (bis auf die BSIM-Einträge) nachträglich aus den archivierten Belegdaten rekonstruieren und wieder in der Datenbank speichern, falls dies erforderlich sein sollte.

Archivierung von Daten der doppelten Rechnungsführung

Die Daten der doppelten Rechnungsführung (Tabelle BSIP) werden vom Archivierungsobjekt FI_DOCUMNT gelöscht. Damit Sie diese Daten länger als den Finanzbuchhaltungsbeleg selbst in der Datenbank halten können, werden diese Daten nicht vom Löschprogramm, sondern vom Nachlaufprogramm zusammen mit den kreditorischen Sekundärindizes (Tabelle BSAK) aus der Datenbank entfernt.

Die doppelte Rechnungsprüfung greift noch, wenn ein zugehöriger Beleg bereits archiviert wurde, der kreditorische Sekundärindex BSIP aber noch in der Datenbank vorhanden ist.

Stellen Sie im Customizing der Kontoartenlaufzeit für die Archivierung von Finanzbuchhaltungsbelegen die Sekundärindexlaufzeit für Kreditoren so ein, dass die Daten der doppelten Rechnungsprüfung die für Sie erforderliche Zeit im System verbleiben. Weitere Informationen zur Archivierung von Kontoartenlaufzeiten finden Sie unter Archivierung, Kontoartenlaufzeit im Einführungsleitfaden (IMG) des Finanzwesens unter Anfang des Navigationspfads Grundeinstellungen Finanzwesen Navigationsschritt Beleg Navigationsschritt Archivierung von Buchhaltungsbelegen Ende des Navigationspfads .

Buchungskreisübergreifende Buchungsvorgänge (Tabelle BVOR)

Archivierbare Belege eines buchungskreisübergreifenden Buchungsvorgangs werden wie folgt behandelt:

  1. Das Schreibprogramm kopiert zu jedem Beleg nicht nur den Datensatz des buchungskreisübergreifenden Buchungsvorgangs des jeweiligen Belegs ins Archiv, sondern alle Datensätze desselben buchungskreisübergreifenden Buchungsvorgangs (Feld BVOR-BVORG), zu dem der zu archivierende Beleg gehört. Dadurch stehen bei einem Einzelbelegzugriff auf das Archiv die Informationen über den zugehörigen buchungskreisübergreifenden Buchungsvorgang vollständig zur Verfügung.

  2. Das Löschprogramm setzt in der Datenbank für jeden archivierten Beleg das Kennzeichen BVOR-XARCH. Anschließend versucht es, für jeden archivierten Beleg eines buchungskreisübergreifenden Buchungsvorgangs jeweils alle Datensätze zu dem kompletten zugehörigen buchungskreisübergreifenden Buchungsvorgang zu löschen. Ein buchungskreisübergreifender Buchungsvorgang kann jedoch erst dann aus der Datenbank gelöscht werden, wenn alle Belege eines buchungskreisübergreifenden Buchungsvorgangs archiviert wurden (technisch bedeutet dies, dass in der Datenbank das Kennzeichen BVOR-XARCH für alle BVOR-Einträge mit gleicher BVOR-BVORG gesetzt sein muss).

Siehe auch:

Anzeige archivierter Finanzbuchhaltungsbelege (FI)