Show TOC

  Beispiel zum Archivieren von Belegen (FI)

Das folgende Beispiel erläutert, wie sich die Belegartenlaufzeit, die Kontoartenlaufzeit, die Sekundärindexlaufzeit sowie die beiden Archivindexlaufzeiten beim Archivieren der Belege auswirken.

Sie haben folgende Laufzeiten im System definiert:

Laufzeit

Angabe in Tagen

Belegartenlaufzeit

30 Tage

Kontoartenlaufzeit

90 Tage

Mindestzahl Tage im System

-

Sekundärindexlaufzeit

360 Tage

Archivindex für Belegarten

540

Archivindex für Kontoarten

780

Die Mindestzahl in Tagen, die ein Beleg im System sein muss, geben Sie erst zum Programmlauf an. Das Bezugsdatum ist das System-Datum (CPU-Datum), das im Beleg vermerkt ist. In unserem Beispiel wird keine Mindestzahl in Tagen angegeben.

Eine Debitorenrechnung, die Sie am 5. März gebucht haben, wird am 31. März ausgeglichen. Da es sich hier um einen Beleg mit offenen Posten handelt, ist das Ausgleichsdatum, also der 31. März, in diesem Fall das Bezugsdatum für die Prüfung, ob die Belegartenlaufzeit, die Indexlaufzeit und die Kontoartenlaufzeit überschritten sind.

Beim Programmlauf zum Stichtag 10. Juni wird dieser Beleg noch nicht archiviert, da die Kontoartenlaufzeit von 90 Tagen noch nicht überschritten wurde. Beim Programmlauf zum Stichtag 10. Juli hingegen wird der Beleg archiviert, da nun die festgelegten Laufzeiten überschritten sind. Eine Teilmenge der Beleginformationen wird jedoch weiterhin im Sekundärindex gehalten, der erst nach 360 Tagen nach Überschreitung der Sekundärindexlaufzeit gelöscht wird.

Die Archivindizes werden gelöscht, wenn alle belegorientierten oder kontenorientierten Archivindizes zu einem Beleg löschbar sind. Die ist nach 780 Tagen der Fall.