Kontoartenlaufzeit (FI)
Sie können abhängig vom Buchungskreis, von der Kontoart und einem Kontonummernintervall eine Mindestlaufzeit in Tagen im System hinterlegen. Wenn Sie Belege archivieren, wird geprüft, ob diese Mindestlaufzeit überschritten ist.
Das System verwendet als Bezugsdatum für Belege mit ausgeglichenen Posten das Ausgleichsdatum der einzelnen Belegpositionen; für alle anderen Belege ist es das Buchungsdatum des Belegs. Die Prüfung wird für den zum Programmlauf angegebenen Stichtag durchgeführt.
Wenn die Mindestlaufzeiten für mehrere Buchungskreise gleich sind, können Sie anstelle des Buchungskreises einen Stern (*) in die Spalte für den Buchungskreis eingeben. Verwenden einzelne Buchungskreise abweichende Mindestlaufzeiten, tragen Sie diese explizit ein. Es gilt jeweils der genauere Eintrag.
Das System verwendet immer den genauesten Eintrag für ein Konto. Einträge mit “*” sind weniger genau.
Eine Sonderrolle nimmt dabei die Situation ein, in der zu einem Konto ein Eintrag mit Buchungskreis = “*” und einer bestimmten Kontoart (z.B. D) und ein Eintrag mit Kontoart = “*” und einem bestimmten Buchungskreis (z.B. 0001) vorhanden ist. In diesem Fall wird der Eintrag mit der maximalen Anzahl von Tagen genommen.
Achtung
Wenn keine Mindestlaufzeit für eine Kontoart oder bestimmte Konten eingetragen ist, verwendet das System eine Mindestlaufzeit von 9999 Tagen . Dies gilt für die Kontoarten Debitoren, Kreditoren und Sachkonten sowie für die Anlagen- und Materialkonten.
Die Kontonummern, die Sie angeben, sind die Nummern von Sachkonten. Wenn Sie also für die Kontoarten D oder K ein Nummernintervall eingeben, sind die Nummern der Abstimmkonten zu verwenden.
Die Mindestlaufzeit von Belegen sollten Sie kontoartenabhängig oder kontoabhängig bestimmen, wenn alle Konten einer Kontoart oder bestimmte Konten von besonderem Interesse sind.
Beispiel
Für die Debitoren- und Kreditorenkonten legen Sie für alle Buchungskreise eine Laufzeit von 90 Tagen und für die Sachkonten eine Laufzeit von 60 Tagen fest. Die Konten für Werbegeschenke werden immer vom Wirtschaftsprüfer geprüft. Für diese Konten legen Sie eine längere Laufzeit (360 Tage) fest, so dass die zugehörigen Belege am Jahresende online verfügbar sind. Im Buchungskreis 0001 haben Sie Debitorenkonten, deren Belege länger im System verfügbar sein sollen. Für das zugehörige Abstimmkonto 140100 legen Sie eine Laufzeit von 180 Tagen fest.
Außerdem können Sie Sekundärindexlaufzeiten für die Konten bestimmen. Weitere Informationen hierzu finden Sie in Sekundärindexlaufzeiten (FI) .
Sie bestimmen die Kontoartenlaufzeiten sowie die Sekundärindexlaufzeiten
im Customizing “Grundeinstellungen Finanzwesen” im Arbeitsschritt
Kontoartenlaufzeit definieren
.
Hinweis
Im Geschäftsjahr der Hauswährungsumstellung dürfen keine Sekundärindizes von Belegen, die im aktuellen Geschäftsjahr ausgeglichen wurden, abgebaut werden. Um das zu gewährleisten, muss die Kontoartenlaufzeit entsprechend eingestellt werden. Siehe auch Hinweis zur Hauswährungsumstellung unter Sekundärindexlaufzeiten (FI) .