Definition

Mindestlaufzeit in Tagen, die Belege im System verweilen, ehe das Schreibprogramm sie für das Archivieren selektiert. Die Belegartenlaufzeit ist abhängig von der Belegart und vom Buchungskreis.

Verwendung

Sie können abhängig vom Buchungskreis und von der Belegart eine Mindestlaufzeit in Tagen im System festlegen. Für das Archivieren von Belegen selektiert das Programm nur die Belege, bei denen diese Mindestlaufzeit überschritten ist. Zur Berechnung der Überschreitung verwendet das System als Bezugsdatum das Buchungsdatum des Belegs und den zum Programmlauf angegebenen Stichtag.

Wenn die Mindestlaufzeiten für mehrere Buchungskreise oder Belegarten gleich sind, können Sie anstelle eines expliziten Eintrags für Buchungskreis oder Belegart einen Stern (*) eingeben. Wenn die Mindestlaufzeiten unterschiedlich sind, tragen Sie die entsprechenden Buchungskreise und Belegarten explizit ein.

Das System verwendet immer den genauesten Eintrag für eine Belegart. Einträge mit * sind weniger genau. Eine Sonderrolle nimmt dabei die Situation ein, in der zu einer Belegart ein Eintrag mit Buchungskreis = * und einer bestimmten Belegart (z.B. SB) und ein Eintrag mit Belegart = * und einem bestimmten Buchungskreis (z.B. 0001) vorhanden ist. In diesem Fall wird der Eintrag mit der maximalen Anzahl von Tagen genommen.

Möchten Sie nun alle Belege zu den Abschlussbuchungen für den Buchungskreis 0001 archivieren, selektiert das Programm in unserem Beispiel die Belege, bei denen eine Mindestlaufzeit von 120 Tagen überschritten ist. Das System verwendet damit den Eintrag mit der maximalen Anzahl von Tagen.

Wenn kein Eintrag vorhanden oder ein Laufzeitwert leer ist, verwendet das System eine Mindestlaufzeit von 9999 Tagen.

Die Mindestlaufzeit von Belegen sollten Sie belegartenabhängig bestimmen, wenn bestimmte Belegarten von besonderem Interesse sind.

Sie legen eine allgemeine Belegartenlaufzeit von 30 Tagen für alle Buchungskreise fest. Die kreditorischen Rechnungen (Belegart KR) sollen für den Buchungskreis 0001 länger, nämlich 90 Tage im System verfügbar bleiben. Die Belege zu den Abschlussbuchungen sollen für alle Buchungskreise mindestens 120 Tage verfügbar bleiben. Diese Buchungen nehmen Sie mit einer eigenen Belegart vor (SB für Schlussbuchung).

 

Außerdem können Sie eine Sekundärindexlaufzeit definieren. Weitere Informationen finden Sie unter Sekundärindexlaufzeiten (FI) .

Sie bestimmen die Belegartenlaufzeiten und Sekundärindexlaufzeiten im Customizing des Finanzwesens unter Grundeinstellungen Finanzwesen   → Beleg   → Archivierung von Buchhaltungsbelegen   → Archivierung, Belegartenlaufzeit.