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  Varianteneinstellungen für das Schreiben (FI-AP)

Verwendung

Wenn Sie das Schreibprogramm einplanen, müssen Sie eine bereits vorhandene Variante eingeben oder eine neue Variante anlegen. Die Variante enthält die Selektionskriterien für die Kreditorenstammdaten, die Sie archivieren wollen.

Funktionsumfang

In der Dropdown-Listbox Zu archivierende Daten legen Sie den Bereich fest, aus dem Sie Stammdaten archivieren möchten. Sie können jeweils einen der folgenden Bereiche auswählen:

  • Allgemeine Daten

    Es werden nur allgemeine, d.h. kontenplanübergreifende Stammdaten archiviert.

  • FI-Daten

    Es werden nur buchungskreisabhängige Stammdaten archiviert.

  • MM-Daten

    Es werden nur einkaufsorganisationsabhängige Stammdaten archiviert.

Belegselektionskriterien

Im Rahmen Kreditorenstammdaten stehen Ihnen folgende Selektionskriterien zur Verfügung:

  • Kreditor

    Das System archiviert nur Stammdaten zu Konten, die innerhalb der angegebenen Selektion liegen.

  • Buchungskreis

    Das System archiviert nur Stammdaten zu Buchungskreisen, die innerhalb der angegebenen Selektion liegen.

    Diese Selektionsoption steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie FI-Daten zur Archivierung ausgewählt haben.

  • Einkaufsorganisation

    Das System archiviert nur Stammdaten zu Konten, die innerhalb der angegebenen Selektion liegen.

    Diese Selektionsoption steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie MM-Daten zur Archivierung ausgewählt haben.

Weitere Einschränkungen und Optionen

Im Rahmen Einschränkungen können Sie Folgendes einstellen:

  • Mindestzahl Tage im System

    Mit diesem Parameter legen Sie fest, wie lange die Daten im System mindestens existieren müssen, bevor sie archiviert werden können. Es werden nur solche Daten zur Archivierung selektiert, die mindestens die Mindestzahl Tage im System vorhanden sind.

    Durch Setzen dieses Parameters können Sie z.B. neu angelegte Daten vor der Archivierung schützen. Die Prüfung bezieht sich jeweils auf das Anlegedatum des zugehörigen Stammdatensatzes.

    Wenn Sie hier keinen Wert eintragen, so wird keine zeitliche Einschränkung bei der Selektion der Daten vorgenommen. Dies ist insbesondere dann von Bedeutung, wenn Sie die Option Löschvormerkung beachten deaktivieren. In diesem Fall könnten neu angelegte Daten unter Umständen unbeabsichtigt archiviert werden.

Im Rahmen Optionen stehen Ihnen die folgenden Auswahlknöpfe zur Verfügung:

  • FI Verknüpfungsprüfung aus

    In der Finanzbuchhaltung gibt es die Möglichkeit, Debitoren bzw. Kreditoren untereinander zu verknüpfen. Dies erfolgt durch Füllen bestimmter Felder, wie z.B. der fiskalischen Anschrift, des Mahnempfängers oder des abweichenden Zahlungsempfängers. Mithilfe der Archivierung kann man z.B. Debitor A, auf den Debitor B verweist, aus der Datenbank entfernen. Die Referenz von B zeigt dann ins Leere.

    Im Standard ist die FI-Verknüpfungsprüfung immer eingeschaltet. In diesem Fall sind alle Debitoren bzw. Kreditoren nicht archivierbar, wenn entsprechende Verknüpfungen bestehen. Falls Sie solche Debitoren bzw. Kreditoren dennoch archivieren möchten, müssen Sie entweder die Verknüpfung trennen oder die Verknüpfungsprüfung mit dieser Option ausschalten.

    Diese Option ist nur relevant, wenn Sie allgemeine Daten oder FI-Daten archivieren.

  • Löschvormerkung beachten

    Diese Option ist im Standard so voreingestellt, dass die Löschvormerkung immer beachtet wird, d.h., es können nur solche Daten archiviert werden, bei denen eine geeignete Löschvormerkung bereits gesetzt ist.

    Durch Abschalten dieser Option können Sie auch solche Stammdaten zur Archivierung selektieren, bei denen die Löschvormerkung noch nicht gesetzt ist. Die Archivierbarkeit der jeweiligen Daten wird durch weitere Prüfungen festgestellt. Nur wenn diese Prüfungen die Archivierung erlauben, wird eine eventuell fehlende Löschvormerkung vom Schreibprogramm automatisch gesetzt, und die Daten werden in die Archivdateien geschrieben. Beachten Sie, dass durch diese Option eventuell neu angelegte Daten gleich wieder archiviert werden könnten. Durch Festlegung einer geeigneten Mindestzahl Tage im System können Sie z.B. solche Daten vor der Archivierung schützen. Sie sollten auf jeden Fall prüfen, ob Ihre Prozesse ein Archivieren von Daten ohne bereits gesetzte Löschvormerkung erlauben.

Weitere Einstellungsmöglichkeiten

Bei der Ablaufsteuerung, den Protokolloptionen und dem Vermerk zum Archivierungslauf handelt es sich um Einstellungsmöglichkeiten, die auch für andere Archivierungsobjekte gelten. Weitere Informationen dazu finden Sie daher in der allgemeinen Archivierungsdokumentation unter Pflege von Varianten für Archivierungsjobs .