Freitexte und Dokumente
Verwendung
Um eine Bewertung näher zu beschreiben, können Sie beliebige Freitexte erfassen und Dokumente zuordnen. Ein Dokument ist dabei eine Datei, die in der Dokumentenverwaltung verwaltet werden kann, d. h. ein Dokument kann z. B. eine Textdatei, eine Konstruktionszeichnung oder eine Grafik sein.
Beim Import von Spezifikationsdaten können Merkmale mit Phrasen bewertet sein, die noch nicht im SAP-System existieren. Damit die Phrasen nicht verloren gehen, können Sie diese als merkmalabhängige Freitexte anlegen.
Voraussetzungen
Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit Sie einer Bewertung ein Dokument zuordnen können:
Sie haben für das Dokument in der
Dokumentenverwaltung
einen
Dokumentinfosatz
angelegt und die Datei des Dokuments entsprechend abgelegt. Damit ein Dokument auf einem Bericht ausgegeben werden kann, müssen Sie es im SAP-System oder in einem DVS-Archiv ablegen. Weitere Informationen finden Sie in der Komponente
Dokumentenverwaltung
.
Sie haben im Customizing der
Dokumentenverwaltung
die nötigen Einstellungen vorgenommen.
Sie haben im Customizing der
Grunddaten und Werkzeuge
unter
Freitextarten festlegen
für die Freitextart das Kennzeichen
Dokument
gesetzt.
Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit Sie merkmalabhängige Freitexte definieren können:
Sie haben im Customizing der
Grunddaten und Werkzeuge
unter
Freitextarten festlegen
die gewünschte Freitextart als merkmalabhängig markiert.
Im Customizing können Sie zu einer merkmalabhängigen Freitextart zusätzlich angeben, wie viele Freitexte einem Merkmal pro Freitextart maximal zugeordnet werden dürfen. Dies prüft das System bei der Zuordnung von Freitexten zu Merkmalen.
Sie haben in der Phrasenauswahlmengen-Merkmal-Zuordnung die gewünschte merkmalabhängige Freitextart zusammen mit einer Phrasenauswahlmenge einem bestimmten Merkmal einer Bewertungsart zugeordnet.
Innerhalb einer Bewertungsart darf eine merkmalabhängige Freitextart höchstens einmal einem Merkmal zugeordnet werden. Sie können aber einem weiteren Merkmal derselben Bewertungsart eine andere merkmalabhängige Freitextart zuordnen.
Funktionsumfang
Freitexte
Sie können mit Hilfe des Editors beliebig lange Freitexte erfassen.
Merkmalabhängige Freitexte
Sie können einem Merkmal einer Bewertungsart Freitexte zuordnen. Dazu bewerten Sie das betreffende Merkmal mit einer Phrase, z. B.
siehe Freitex
t
und legen mit der Funktion
Freitext
einen Freitext in der betreffenden merkmalabhängigen Freitextart an.
Dokumente
Für die Ablage und Verwaltung der Dokumente wird die
Dokumentenverwaltung
des SAP-Systems genutzt. Bei der Zuordnung eines Dokuments zu einer Bewertung stehen Ihnen für die Dokumentensuche die Eingabehilfen der
Dokumentenverwaltung
zur Verfügung.
Wenn Sie ein Dokument zuordnen, fügt das System im Feld
Freitextanfang
den Kurztext und dahinter in Klammern den Schlüssel des Dokuments ein. Wenn der Dokumentkurztext sich in der
Dokumentenverwaltung
ändert, wird diese Änderung beim erneuten Aufruf des Bewertungsbildes aktualisiert.
Wenn zum Freitext eine Sprache eingegeben wurde, wird der Kurztext nach folgender Priorität angezeigt:
Freitextsprache
Wenn nicht vorhanden, Systemsprache
Wenn nicht vorhanden, Englisch
Wenn nicht vorhanden, Sprache, die die
Dokumentenverwaltung
liefert
Wenn die Anwendung für das entsprechende Dokumentformat lokal installiert ist, können Sie sich das zugeordnete Dokument direkt von der Bewertungsart aus anzeigen lassen, indem Sie es mit Doppelklick wählen.
Sie können zugeordnete Dokumente auf Berichten mit dem Symbol für den Freitextanfang ausgeben (siehe Symboltyp Spezifikation ).
Aktivitäten
Freitext bearbeiten
Gehen Sie folgendermaßen vor, um zu einer Bewertungsinstanz einen Freitext einzugeben:
Führen Sie die Vorgehensweise Bewertung bearbeiten aus.
Wählen Sie die Registerkarte
Freitexte/Dokumente
.
Wenn Sie den Freitext einer anderen als der angezeigten Bewertungsinstanz bearbeiten wollen, wählen Sie die gewünschte Bewertungsinstanz auf eine der folgenden Arten:
Geben Sie die Sortierreihenfolge der Bewertungsinstanz im Feld
SortFolg.
(
Sortierreihenfolge
) ein und bestätigen Sie.
Markieren Sie auf der Registerkarte
Bewertung
die Bewertungsinstanz und wählen Sie erneut die Registerkarte
Freitexte/Dokumente
.
Geben Sie die erforderlichen Daten ein. Gehen Sie dabei folgendermaßen vor, um einen längeren Text zu erfassen:
...
Geben Sie eine Freitextart ein.
Wählen Sie mit Doppelklick das Feld
Freitextanfang
.
Sie gelangen in den Langtexteditor.
Geben Sie den Text ein und formatieren Sie ihn bei Bedarf.
Gehen Sie zurück.
Wenn Sie im Customizing der
Grunddaten und Werkzeuge
unter
Umgebungsparameter festlegen
den Umgebungsparameter LONGTEXT_FORMAT_SUPPORT gesetzt haben, bleiben alle Formate (Zeichen-, Absatzformate etc.) erhalten, wenn der Freitext auf einem Bericht ausgegeben wird.
Wenn Ihr Text länger als 132 Zeichen ist oder Sie ihn formatiert haben, ist das Freitextfeld
nicht mehr eingabebereit. Sie können den Text dann nur noch über den Texteditor bearbeiten.
Sichern Sie.
Wenn Sie im Customizing der
Grunddaten und Werkzeuge
unter
Tabellarische Bewertung einstellen
für die Bewertungsart ein Feld für die Freitextart definiert haben, können Sie den Freitext auch auf der Registerkarte
Bewertung
bearbeiten. Geben Sie dazu in der Zeile der Bewertungsinstanz den Freitext im Feld der Freitextart ein oder öffnen Sie den Langtexteditor, indem Sie das Freitextfeld mit Doppelklick oder
mit Quick-Info
Freitext
wählen. Bearbeiten Sie dann den Freitext im Langtexteditor. Ausgehend von der Registerkarte
Bewertung
können Sie Freitexte jedoch nur in der Anmeldesprache bearbeiten.
Dokument zuordnen
Gehen Sie folgendermaßen vor, um einer Bewertungsinstanz ein Dokument aus der
Dokumentenverwaltung
zuzuordnen:
Führen Sie die Vorgehensweise Bewertung bearbeiten aus.
Wählen Sie die Registerkarte
Freitexte/Dokumente
.
Wenn Sie das Dokument einer anderen als der angezeigten Bewertungsinstanz zuordnen wollen, wählen Sie die gewünschte Bewertungsinstanz auf eine der folgenden Arten:
Geben Sie die Sortierreihenfolge der Bewertungsinstanz im Feld
SortFolg.
(
Sortierreihenfolge
) ein und bestätigen Sie.
Markieren Sie auf der Registerkarte
Bewertung
die Bewertungsinstanz und wählen Sie erneut die Registerkarte
Freitexte/Dokumente
.
Ordnen Sie folgendermaßen das gewünschte Dokument zu:
...
Wählen Sie über die Eingabehilfe eine Freitextart, für die das Kennzeichen
D
(Dokumentzuordnung zur Freitextart) gesetzt wurde, und bestätigen Sie.
Das Feld Freitextanfang ist nicht mehr eingabebereit und enthält nun eine Eingabehilfe, über die Sie Dokumente in der
Dokumentenverwaltung
wählen können.
Wählen Sie über die Eingabehilfe das gewünschte Dokument und bestätigen Sie.
Sichern Sie.
Wenn Sie im Customizing der
Grunddaten und Werkzeuge
unter
Tabellarische Bewertung einstellen
für die Bewertungsart ein Feld für die Freitextart definiert haben, über die Sie Dokumente zuordnen können, können Sie das Dokument auch auf der Registerkarte
Bewertung
zuordnen. Rufen Sie dazu dort in der Zeile der gewünschten Bewertungsinstanz im Feld der Freitextart die Eingabehilfe auf, wählen Sie das gewünschte Dokument und bestätigen Sie.
Einem Merkmal eine Freitextart zuordnen
Gehen Sie folgendermaßen vor, um einem Merkmal eine Freitextart zuzuordnen:
Wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten:
Wählen Sie vom Auswahlmengenkopf, von der Auswahlmengenbezeichnung, von der Phrasenzuordnung oder von der Trefferliste der Auswahlmengen aus
Hilfsmittel
→
Attributszuordnung
.
Wählen Sie im
Menü der Grunddaten und Werkzeuge
Phrase
→
AWM-Attribut-Zuordnung bearbeiten
Sie gelangen auf den Eigenschaftsbaum.
Wählen Sie mit Doppelklick die zu bearbeitende Bewertungsart.
Das SAP-System listet alle Merkmale der Bewertungsart auf.
Geben Sie zu einem Merkmal im Feld
Freitextart
den Schlüssel der gewünschten Freitextart an.
Bestätigen und sichern Sie.
Gehen Sie zurück.
Siehe auch: