Archivierungszeiträume und -kriterien (EC-PCA) 
Archivierungszeiträume und -kriterien (EC-PCA)
Verweildauer
In der Profit-Center-Rechnung ist es nicht möglich, eine
Verweildauer für die Bewegungsdaten (Summensätze und Einzelposten) festzulegen. Gesetzliche Bestimmungen zur Verweildauer der Daten auf der Datenbank existieren für die Profit-Center-Rechnung nicht.
Wir empfehlen die Summensätze erst dann zu archivieren, wenn sie nicht mehr benötigt werden (z.B. um die Daten unterschiedlicher Jahre zu vergleichen). Oftmals ist es sinnvoll, die Summensätze der letzten zwei Jahre im System zu halten.
Archivierungsperiode
Sie können Ihren eigenen Anforderungen entsprechend Isteinzelposten archivieren. Wenn Ihre Datenbank z.B. eine große Anzahl von Isteinzelposten enthält, haben Sie die Möglichkeit, diese Datensätze in periodischen Abständen zu archivieren.
Falls bei der Archivierung einzelner Perioden Performanceprobleme auftreten, legen Sie einen Sekundärindex auf der Tabelle GLPCA an. Dieser Sekundärindex soll alle Felder des Sekundärindex Nr. 1 PCA-orientierter Index enthalten. Als letztes Feld fügen Sie noch das Feld POPER für die Periode ein.
Wenn Ihr System über genügend Speicherplatz verfügt, ist es ausreichend, die Datensätze nur einmal im Jahr zu archivieren.
Beim Archivieren von Planeinzelposten beachten Sie, dass diese nur für das ganze Jahr archiviert und ggf. gelöscht werden können. Periodenangaben sind nicht möglich, da ein Planeinzelpostensatz Informationen aus allen Perioden enthält.
Prüfkriterien
Zu einem laufenden Geschäftsjahr können Sie keine Summensätze archivieren. Die Summensätze enthalten verdichtete Daten über das gesamte Geschäftsjahr. Das Geschäftsjahr ist Teil des Summensatzschlüssels.
Wenn die Profit-Center-Rechnung aktiv ist, werden bei allen erfolgsrelevanten Vorgängen zusätzlich ("als Schattenkontierung") in der Profit-Center-Rechnung Belege erzeugt (Einzelposten und Summensätze). Die Profit-Center-Rechnung ist somit erst abgeschlossen, wenn für eine Periode alle erfolgsrelevanten Vorgänge durchgeführt worden sind. Wir empfehlen erst danach die Archivierung der Profit-Center-Bewegungsdaten für eine Periode durchzuführen. Während der Archivierung finden hierzu jedoch keine Prüfungen statt.