Flexibler Upload von Daten aus Microsoft Excel 

Verwendung

Die Funktion Planen im integrierten Excel ermöglicht das Bearbeiten von Plandaten in Microsoft Excel statt auf der SAP-Oberfläche. Sie können die in Excel erfassten Plandaten direkt sichern und automatisch in Ihr SAP-System übertragen lassen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Excel-Integration in der Planung. Es besteht auch die Möglichkeit, die in Excel erfassten Daten lokal auf Ihrem PC zu sichern und weiterzuverarbeiten. Wenn Sie Ihre Plandaten lokal sichern, können Sie diese zu einem späteren Zeitpunkt mit Hilfe des flexiblen Excel-Uploads in die Profitcenter-Rechnung übertragen. Bevor Sie für Ihre Plandaten einen solchen Upload starten, müssen Sie bestimmte Vorarbeiten durchgeführt haben.

Voraussetzungen

Sie müssen im Customizing ein entsprechendes Planungslayout in Ihrem SAP-System angelegt und es einem Planerprofil zugeordnet haben. (Siehe Layout und Pflege eines Planerprofils.)

Während der Planerprofilpflege müssen Sie in der Vorparametrisierung des Planungslayouts eine Dateibeschreibung gesichert haben. Die Dateibeschreibung legt die Feldzuordnung zwischen einem Planungslayout und dem Excel-Layout fest.

Sie müssen einen generischen Namen für die zu ladenden Excel-Dateien in der Profilpflege unter Generische Dateinamen eingetragen haben, um die Zuordnung zwischen den lokal auf Ihrem PC gesicherten Excel-Dateien und der zugehörigen Dateibeschreibung zu definieren, z. B. UMSATZ*.TXT.

Sie haben das automatisch erzeugte Excel-Layout bearbeitet und über Datei ® Sichern als... auf Ihrem PC gesichert. Sie haben die relevanten Plandaten in dieser Datei erfasst und gesichert.

Da beim Upload jede Zeile als Objekt interpretiert wird, müssen Summenzeilen vor dem Upload aus der Datei gelöscht werden, ansonsten werden sie auch als Objekt in die Datenbank eingelesen.

Beim Upload werden genau diejenigen Objekte verarbeitet, die in der lokalen Datei stehen. Wollen Sie z. B. einen Merkmalswert (z. B. ein Profitcenter) vor dem Upload löschen, sollten Sie dafür den Wert '0' eingeben. Wenn Sie das Profitcenter ganz herausnehmen, wird dieser im System nicht zurückgesetzt.

Vor dem Upload haben Sie die Microsoft Excel-Datei in TXT- oder CSV-Format gesichert.

Funktionsumfang

Wenn die obigen Voraussetzungen erfüllt sind, können Sie den Upload unter Planung ® Plandatenübernahme ® Excel-Upload ® Ausführen durchführen.

Unter Angabe des Kostenrechnungskreises können Sie beim Upload Daten aus einer einzigen Datei oder aus den Dateien eines ganzen Pfades laden. Wenn Sie Daten aus mehreren Dateien gleichzeitig laden, legt das System bestimmte Dateien auf Ihrem PC an. Diese werden bei jedem Upload überschrieben.

Bevor Sie den ersten flexiblen Upload für alle Dateien eines Pfades ausführen, überprüfen Sie bitte, dass Sie auf Ihrem PC keine Dateien in diesem Pfad haben, die dir_file.TXT oder dir_file.BAT heißen. Wenn dies der Fall ist, sollten Sie die bestehenden Dateien umbenennen, ansonsten werden sie überschrieben.

Geben Sie die Dezimaldarstellung an, die Sie in Ihren Excel-Dateien verwendet haben. Bei CSV-Dateien müssen Sie zusätzlich angeben, mit welchem Zeichen die Felder separiert sind. Bei TXT-Dateien wird hierfür immer der Tabulator erwartet.

Nachdem Sie den Upload durchgeführt haben, können Sie das Protokoll überprüfen. Das Protokoll erreichen Sie über Planung ® Plandatenübernahme ® Excel-Upload ® Protokoll.