Archivierung Workitems  

Definition

Archivierungsobjekt WORKITEM für die Archivierung und das Löschen von Workitems.

Verwendung

Archivierung von Workitems

Das System archiviert alle Daten, die zu einem Workitem gehören und die keine reinen Laufzeitdaten sind. Archivierte Workitems können Sie anzeigen, jedoch nicht in ein System zurückladen.

Sie können nur beendete Workflow-Workitems archivieren. Dabei werden auch alle von diesem Workflow-Workitem abhängigen Workitems archiviert. Ein Workitem, das von übergeordneten Workitems abhängt, kann nicht alleine archiviert werden.

Archiviert werden die Protokolldaten, die Daten des Workflow-Managers, die abhängigen Workitems und die Anlagen zu einem Workitem (wie z. B. Grafikdateien).

Die übrigen Objekte im Container eines Workitems werden nur als Verweise archiviert. Sie werden nicht gelöscht.

Kriterien für die Zulässigkeit der Archivierung

Sie können nur solche Workitems archivieren, die sich in einem der folgenden Status befinden:

·        beendet (COMPLETED)

Die Ausführung des Workitems wurde abgeschlossen.

·        logisch gelöscht (CANCELLED)

Die Ausführung des Workitems ist von der Ablauflogik her nicht mehr sinnvoll und erforderlich.

Struktur

Workitems archivieren

Wählen Sie Werkzeuge → Business Workflow bzw. Entwicklung → Workflow und dann Administration → Workflow-Laufzeit → Reorganisation → Workitem archivieren. Weitere Informationen zur Durchführung der Archivierung finden Sie unter Datenarchivierung ausführen.

Zur Definition der benötigte Variante können Sie die nachfolgenden Selektionskriterien verwenden. Sie steuern damit, welche Workitems archiviert werden sollen:

·        Kennung des Workitems (Workitem-Nummer)

·        Aufgabenkennung

·        tatsächlicher Bearbeiter des Workitems

·        Erzeugungsdatum des Workitems

·        Beendigungsdatum des Workitems

Archivierte Workitems löschen

Wählen Sie Werkzeuge → Business Workflow bzw. Entwicklung → Workflow und dann Administration → Workflow-Laufzeit → Reorganisation → Workitem archivieren. Weitere Informationen zur Durchführung der Archivierung finden Sie unter Datenarchivierung ausführen.

Sie können einstellen, ob das nach der Archivierung gestartete Löschprogramm im Testmodus ablaufen soll. Ob das Löschprogramm überhaupt gestartet wird, legen Sie im allgemeinen Archiv-Customizing fest.

Zum direkten Löschen von Workitems, die nicht archiviert wurden, wählen SieWerkzeuge → Business Workflow bzw. Entwicklung → Workflow und dann Administration → Workflow-Laufzeit → Reorganisation → Workitem löschen. Für Container-Anker (Workitem vom Typ C) sollten Sie aus Performance-Gründen den Report RSWWCIDE verwenden.

Wenn Sie Workitems löschen möchten, die zwar die Archivierungskriterien erfüllen, aber nicht archiviert werden sollen, sollten Sie aus Performance-Gründen trotzdem eine Archivierung vornehmen, da das Löschprogramm des Archivierungsobjekts WORKITEMperformanter ist als das direkte Löschen. Führen Sie die Archivierung durch und löschen Sie dann im Dateisystem manuell die Archivierungsdatei mit den archivierten Workitems.

Archivierte Workitems anzeigen

Wählen Sie Werkzeuge → Business Workflow bzw. Entwicklung → Workflow und dann  Administration → Workflow-Laufzeit → Reorganisation → Workitem archivieren. Weitere Informationen zur Durchführung der Archivierung finden Sie unter Datenarchivierung ausführen.

Wenn Sie Auswerten wählen, wird zum Lesen und Anzeigen der archivierten Workitems der Report RSWWARCR verwendet.

Dieser Report ist nur als Vorlage für einen eigenen, kundenspezifischen Report gedacht, da die Datenselektion aus dem Archiv sowie die nachfolgende Datenaufbereitung in der Regel kundenspezifisch ist. Die kundenspezifischen Anpassungen beginnen nach dem Aufruf des Funktionsbausteins SWW_WI_LIST_ARCHIVED_READ.

Archivierte Workitems zu Objekt anzeigen

Die Anzeige eines archivierten Workitems zu einem Objekt können Sie z. B. verwenden, um aus dem Archiv den Workflow zu ermitteln, mit dem ein bestimmter Beleg freigegeben wurde.

Wenn Sie archivierte Workitems gezielt zu einem Objekt anzeigen möchten, sollten Sie das Archivinformationssystem einsetzen. Das System ermittelt dann automatisch das Archiv, das die archivierten Daten enthält. Andernfalls müssen Sie das Archiv kennen.

Um das Archivinformationssystem einzusetzen, aktivieren Sie die Archivinformationsstruktur

SAP_O_2_WI_001. Weitere Informationen finden Sie unter Einsatz des Archivinformationssystems.

Um archivierte Workitems zu einem Objekt anzuzeigen, wählen Sie Werkzeuge → Business Workflow bzw. Entwicklung → Workflow und dann Administration → Workflow-Laufzeit → Reorganisation → Anzeigen Workflows aus Archiv. Sie können zu einem gegebenen Objekt die archivierten Workflows ermitteln.

Die Anzeige erfolgt in Form eines eingeschränkten Workflow-Protokolls ohne Anzeige von Detaildaten.

Hinweis zur Archivinformationsstruktur

SAP empfiehlt den Einsatz der Archivinformationsstruktur SAP_O_2_WI_001. Diese ist erforderlich, wenn Sie ABAP-Klassen oder XML-Objekte einsetzen. Falls Sie ausschließlich BOR-Objekte verwenden und bereits die Archivinformationsstruktur SAP_BO_2_WI_001 können Sie diese zwar weiterverwenden, SAP empfiehlt jedoch den Umstieg auf die erweiterte Archivinformationsstruktur SAP_O_2_WI_001.

Dazu gehen Sie wie folgt vor:

       1.      Aktivieren Sie in der Transaktion SARI die Archivinformationsstruktur SAP_O_2_WI_001.

Dadruch sind beide Archivinformationsstrukturen parallel verfügbar.

       2.      Bauen Sie die neue Struktur für die vorhandenen Archivdateien in der Statusverwaltung der Transaktion SARI auf.

       3.      Deaktivieren Sie in der Transaktion SARI die Archivinformationsstruktur SAP_BO_2_WI_001.

       4.      Löschen Sie die Archivinformationsstruktur SAP_BO_2_WI_001 im Customizing der Transaktion SARI.

Integration

Technische Werte für den Archivierunglauf, wie Name, Pfad und maximale Größe der Archivdatei sowie die Einstellungen zum Löschprogramm, legen Sie im Archiv-Customizing fest.