Anlegeszenarios für
Sitzungsaufzeichnungen
Einsatzmöglichkeiten
Unter Collaboration stehen im Portal in zwei iViews Listen von Sitzungsaufzeichnungen zur Verfügung.
● Meine Sitzungen
● Besprechungsaufzeichnungen
Sitzungsaufzeichnungen sichern wichtige Informationen über im Portal durchgeführte Collaboration-Sitzungen. Die folgenden Sitzungsdaten werden gesichert:
● Betreff
● Host
● Datum und Uhrzeit des Sitzungsbeginns
● Datum und Uhrzeit des Sitzungsendes
● Beschreibung
● Teilnehmer
● Anlagen
● Raum-ID, wenn die Sitzungsaufzeichnung mit einem Collaboration-Raum zusammenhängt.
Ablauf
Sie legen Besprechungsaufzeichnungen an, um eine Reihe von Geschäftsszenarios zu unterstützen. Im Folgenden finden Sie Beispiele für Prozessabläufe
Sofortbesprechung mithilfe des Collaboration Launch Pad (CLP)
Um eine sofortige Online-Sitzung einzuberufen, in der Sie Kollegen Folien zeigen und eine Demo mit einer laufenden Anwendung vorführen können, gehen Sie folgendermaßen vor:
...
1. Wählen Sie das Collaboration Launch Pad.
2. Fügen Sie Geschäftskontakte zur Kontaktliste hinzu, und wählen Sie einen der Collaboration-Services, z.B. Anwendung freigeben.
3. Führen Sie die Sitzung durch.
Wenn die Sitzung beendet ist, erscheint eine Abfrage mit dem iView Sitzung sichern.
4. Geben Sie einen Betreff und eine Beschreibung der Sitzung ein, und wählen Sie Sichern.
5. Die Sitzungsaufzeichnung ist nun für Sie und alle Teilnehmer im iView Meine Sitzungen nach Betreff geordnet verfügbar.
Geplante Collaboration-Besprechung über CLP
Um eine Online-Sitzung, in der Sie eine Anwendung ausführen können, für Kollegen zu planen und über Online-Text zu chatten, gehen Sie folgendermaßen vor:
...
1. Wählen Sie das Collaboration Launch Pad.
2. Wählen Sie eine Liste von Kontakten aus, die an der Besprechung teilnehmen sollen.
3. Wählen Sie aus dem Collaboration-Kontextmenü Termin anlegen.
Das iView Sitzung anlegen wird angezeigt.
4. Legen Sie die Sitzungsdaten fest, einschließlich Collaboration-Service, Datum und Uhrzeit.
5. Sichern Sie es. Alle Teilnehmer erhalten eine E-Mail, in der sie zur Besprechung eingeladen werden.
6. Der Termin wird in Ihren Kalender eingetragen.
7. Wenn der Startzeitpunkt der Besprechung gekommen ist, starten Sie die Sitzung und führen sie durch.
8. Die Teilnehmer kommen zur Besprechung hinzu.
9. Führen Sie die Sitzung durch.
Wenn die Sitzung beendet ist, erscheint das iView Sitzung sichern. Die Informationen der geplanten Sitzung sind bereits eingegeben.
10. Modifizieren Sie, falls nötig, die Sitzungsinformationen, und wählen Sie Sichern.
11. Die Sitzungsaufzeichnung ist nun für Sie und alle Teilnehmer im iView Meine Sitzungen nach Betreff geordnet verfügbar.
Anlegen einer Offline-Sitzungsaufzeichnung über CLP
Um eine Sitzungsaufzeichnung einer Offline-Besprechung anzulegen, die nicht am Computer stattgefunden hat, gehen Sie folgendermaßen vor:
...
1. Wählen Sie das Collaboration Launch Pad.
2. Wählen Sie eine Liste von Kontakten aus, die an der Besprechung teilnehmen sollen.
3. Fügen Sie, falls nötig, weitere Kontakte hinzu.
4. Wählen Sie aus dem Collaboration-Kontextmenü Sitzung anlegen. Das iView Sitzung anlegen wird angezeigt.
5. Legen Sie die Sitzungsdaten einschließlich Datum und Uhrzeit fest, und fügen Sie Anhänge hinzu, wie beispielsweise einen gescannten Datei mit neuen Formeln.
6. Sichern Sie die Sitzung.
7. Die Sitzungsaufzeichnung ist nun für Sie und alle Teilnehmer im iView Meine Sitzungen nach Betreff geordnet verfügbar.
In einem Collaboration-Raum gestartete Sofortbesprechung
Um eine Sofort-Online-Besprechung für alle Mitglieder eines Projekt- oder Teamraums einzuberufen, in der Sie Folien zeigen und eine Demo mit einer laufenden Anwendung vorführen können, gehen Sie folgendermaßen vor:
...
1. Betreten Sie den Collaboration-Raum.
2. Unter Feinnavigation wählen Sie Projektmitglieder.
3. Starten Sie die Collaboration-Sitzung aus dem Collaboration-Kontextmenü.
4. Führen Sie die Sitzung durch. Wenn die Sitzung beendet ist, erscheint eine Abfrage mit dem iView Sitzung sichern.
5. Geben Sie einen Betreff und eine Beschreibung der Sitzung ein, und wählen Sie Sichern.
6. Die Sitzungsaufzeichnung steht anschließend für Sie und alle Mitglieder des Collaboration-Raums unter Sitzungshistorie und auch unter Besprechungsaufzeichnungen im iView Vergangene Besprechungen des Raums zur Verfügung.
7. Die Sitzungsaufzeichnung ist auch im iView Meine Sitzungen nach Betreff geordnet für Sie und alle Mitglieder verfügbar.
In einem Collaboration-Raum gestartete geplante Collaboration-Besprechung
Um eine Online-Sitzung für alle Mitglieder eines Projekt- oder Teamraums einzuplanen, gehen Sie folgendermaßen vor:
...
1. Betreten Sie den Collaboration-Raum.
2. Wählen Sie unter Feinnavigation Kalender und Sitzungen.
Der Kalender wird angezeigt.
3. Markieren Sie das Datum im Kalender, und wählen Sie Termin anlegen. Das iView Sitzung anlegen wird angezeigt.
4. Legen Sie die Sitzungsdaten fest, einschließlich Collaboration-Service, Datum und Uhrzeit.
5. Sichern Sie es. Alle Raummitglieder erhalten eine E-Mail, in der sie zur Besprechung eingeladen werden.
6. Der Termin wird in Ihren Kalender und die Kalender der Teilnehmer eingetragen.
7. Wenn der Zeitpunkt, an dem die Besprechung eingeplant ist, gekommen ist, starten Sie die Online-Besprechung.
8. Die Teilnehmer kommen zur Besprechung hinzu.
9. Führen Sie die Sitzung durch. Wenn die Sitzung beendet ist, erscheint eine Abfrage mit dem iView Sitzung sichern.
Im iView sind die geplanten Informationen bereits ausgefüllt.
10. Modifizieren Sie, falls nötig, die Sitzungsinformationen, und wählen Sie Sichern.
11. Die Sitzungsaufzeichnung steht anschließend für Sie und alle Mitglieder des Collaboration-Raums im iView Sitzung und auch unter Besprechungsaufzeichnungen im iView Vergangene Besprechungen des Raums zur Verfügung.
12. Die Sitzungsaufzeichnung ist auch im iView Meine Sitzungen nach Betreff geordnet für Sie und alle Mitglieder verfügbar.
Anlegen von Offline-Sitzungsaufzeichnungen im iView Meine Sitzungen
Um eine Sitzungsaufnahme einer Offline-Besprechung anzulegen, die nicht am Computer stattgefunden hat, gehen Sie folgendermaßen vor:
...
1. Wählen Sie in der Einstiegsnavigations des Portal das Register Collaboration.
2. Wählen Sie die Option Meine Sitzungen.
3. Im iView Meine Sitzungen wählen Sie Neue Sitzung.
Das iView Neue Sitzung wird angezeigt.
4. Legen Sie die Sitzungsdaten, einschließlich Teilnehmer, Leiter, Datum und Uhrzeit, fest und fügen Sie Anhänge hinzu, wie beispielsweise eine digitale Audiodatei der wichtigsten Entscheidungen.
5. Sichern Sie die Sitzung.
6. Die Sitzungsaufzeichnung ist nun für Sie und alle Teilnehmer im iView Meine Sitzungen nach Betreff geordnet verfügbar.
Anlegen von Offline-Sitzungsaufzeichnungen mithilfe des Sitzungs-iViews in einem Collaboration-Raum
Um in einem Projektraum eine Sitzungsaufnahme einer Offline-Besprechung anzulegen, die nicht am Computer stattgefunden hat, gehen Sie folgendermaßen vor:
...
1. Betreten Sie den Collaboration-Raum.
2. Wählen Sie unter Feinnavigation Kalender und Sitzungen.
Der Kalender wird angezeigt. Unterhalb des Kalenders wird die mit dem Raum verknüpfte Sitzungshistorie angezeigt.
3. Unter Sitzungshistorie wählen Sie Neue Sitzung. Das iView Neue Sitzung wird angezeigt.
4. Legen Sie die Sitzungsdaten einschließlich Teilnehmer, Leiter, Datum und Uhrzeit fest, und fügen Sie Anhänge hinzu, wie beispielsweise eine digitale Videodatei des Bürogebäudes, das gekauft werden soll.
5. Sichern Sie die Sitzung.
6. Die Sitzungsaufzeichnung steht anschließend für Sie und alle Mitglieder des Collaboration-Raums unter Sitzungshistorie und auch unter Besprechungsaufzeichnungen im iView Vergangene Besprechungen des Raums zur Verfügung.
7. Die Sitzungsaufzeichnung ist auch im iView Meine Sitzungen nach Betreff geordnet für Sie und alle Mitglieder verfügbar.