Bearbeitungsbereich: Vorgang

Bildschirmbereich, in dem Sie einen Vorgang anlegen und bearbeiten können.

Mit einem Vorgang können Sie Entscheidungsprozesse im System abbilden und steuern, die einen bestimmten Geschäftsvorfall betreffen. In einem Vorgang verwalten Sie zum einen die in diesem Prozess entstandenen Dokumente; zum anderen steuern Sie den Prozess, indem Sie die für die Entscheidungsfindung und den Abschluss eines Vorgangs maßgeblichen Mitarbeiter entweder über vordefinierte Laufwege oder auch ad hoc definierte Laufwegsänderungen (Bearbeitungsaktionen) einbeziehen.

Struktur

Der Bearbeitungsbereich für den Vorgang gliedert sich in die zwei Bildbereiche Attribute Vorgang und Vorgangskomponenten.

Wenn auch der elektronische Schreibtisch eingeblendet ist über (Schreibtisch einblenden), werden auch die Bildschirmbereiche Auswahl Arbeitsbereich, Aktiver Arbeitbereich und Historie angezeigt.

Die Abbildung wird im Begleittext erläutert.

Über dem Bildbereich Attribute Vorgang können Sie in der Funktionsleiste alle Funktionen auswählen, die den gesamten Vorgang betreffen, z. B. Drucken (Drucken).

Die einzelnen Vorgangskomponenten wählen Sie in der Funktionsleiste über dem Bildbereich Vorgangskomponenten aus. In diesem Bildbereich werden dann alle Funktionen angezeigt, die Sie für die jeweilige Komponente ausführen können.

Attribute Vorgang

In diesem Bildbereich werden die Attribute des Vorgangs angezeigt. Welche Attribute ein Vorgang hat, wird im Customizing pro Vorgangsart festgelegt. Einige Attribute werden vom System automatisch bewertet, alle anderen Attribute können Sie bewerten, wobei für manche Attribute eine Eingabe erfolgen muss, für andere jedoch nicht (z. B. Angelegt von). Für die Eingabe der Attribute steht Ihnen bei manchen Attributen eine Wertehilfe zur Verfügung, z. B. beim Attribut Status.

Sie haben die Möglichkeit, die Attribute auszublenden, um den ganzen Bildschirm für die Anzeige einer Vorgangskomponente zu nutzen. Wählen Sie hierzu (Attribute). Um die Attribute wieder einzublenden, wählen Sie (Attribute).

Vorgangskomponenten

Laufweg

Diese Komponente wählen Sie in der Funktionsleiste über Laufweg (Laufweg) aus. In dieser Komponente legen Sie fest, welche Mitarbeiter an der Vorgangsbearbeitung beteiligt sein sollen. Sie können für jeden Mitarbeiter die Bearbeitungsart bestimmen (z. B. Mitzeichnen) und festlegen, ob die Bearbeitung des Vorgangs sequenziell oder parallel erfolgen soll. Sie fügen die Mitarbeiter in den Übersichtsbaum entweder sequenziell ein ( (Sequeziell einfügen) ), oder parallel ( (Parallel einfügen) ).

Die im Laufweg eingetragenen Mitarbeiter erhalten zur Bearbeitung des Vorgangs auf ihrem elektronischen Schreibtisch ein Workitem in ihrem Arbeitsvorrat im Order (Vorgänge neu).

Inhalt

Diese Komponente wählen Sie in der Funktionsleiste über Inhalt (Inhalt) aus. In dieser Komponente, dem sogenannten Vorgangscontainer, werden alle Dokumente angezeigt, die für den Vorgang relevant sind. Durch Doppelklick auf ein Dokument navigieren Sie direkt zur Anzeige dieses Dokuments.

Der Vorgangscontainer basiert auf einem Vorgangsmodell, das die Struktur für den Vorgangscontainer vorgibt. Deshalb sehen Sie in der Standardauslieferung auch im Initialzustand bereits mehrere Knoten:

Gelbe Knoten
Der Knoten (Nicht eingeordnete Elemente) ist eine Art Registermappe und enthält alle Dokumente, die dem Vorgang bereits zugeordnet sind, aber noch nicht in der gewünschten Reihenfolge sortiert sind. Um die nicht eingeordneten Dokumente richtig einzuordnen, können Sie diese in den Knoten Dokumente mit Drag & Drop verschieben. Der Knoten (Dokumente ) enthält alle Dokumente in der gewünschten Reihenfolge.
Graue Knoten
Die grauen Knoten sind Platzhalter, um Dokumente in den Vorgang einzufügen (Nicht eingeordnete Elemente) und in der gewünschten Reihenfolge pro Dokumentart (Posteingangsstück und Dokumente) im Vorgang abzulegen. Sie sehen auch in der Spalte Elementart, welche Dokumente Sie an dieser Stelle einfügen können. Über das Kontextmenü auf einem solchen Knoten können Sie Aktivitäten anwählen, die Sie für diese Dokumente ausführen können.
Bunte Knoten
Bunte Knoten sind bereits eingefügte Objekte. Mit einem Doppelklick können Sie in die Anzeige dieser Objekte verzweigen.

Vermerke

Diese Komponente wählen Sie in der Funktionsleiste über Vermerk (Vermerk) aus. Diese Komponente gliedert sich in zwei Bildbereiche.

Im oberen Bildbereich werden alle Vermerke angezeigt, die bislang zu diesem Vorgang angelegt wurden - also auch Vermerke, die von anderen Mitarbeitern erfasst wurden.

Im unteren Bildbereich können Sie neue Vermerke erfassen.

Schlagwörter

Diese Komponente wählen Sie in der Funktionsleiste über (Schlagwörter) aus. In dieser Komponente können Sie den Vorgang beschlagworten. Wählen Sie hierzu (Schlagwörter einfügen). Sie gelangen in den Schlagwortkatalog, der hierarchisch gegliedert ist. Sie können entweder per Doppelklick ein oder mehrere Schlagworte auswählen und übernehmen; wenn für den Schlagwortkatalog die freie Eingabe von Schlagworten erlaubt ist, können Sie im Schlagwortkatalog eigene Schlagwörter für den Vorgang vergeben. Diese Schlagworte werden aber nicht im Schlagwortkatalog gespeichert.

Protokolle

Diese Komponente wählen Sie in der Funktionsleiste über (Protokoll) aus. In dieser Komponente wird eine Liste mit allen Aktivitäten angezeigt, die bisher für den Vorgang ausgeführt wurden.