Nicht personalisierte Formulare verwalten 

Verwendung

Ein nicht personalisiertes Formular ist ein zusammengesetztes Formular, das keiner Benutzersitzung zugeordnet ist.

Dies kann beispielsweise ein Formular sein, in dem Vorschläge für das Ideenmanagement in einem Unternehmen eingegeben werden. Der Benutzer lädt das Formular aus dem Internet herunter, um es zu einem späteren Zeitpunkt auszufüllen. Es kann an beliebiger Stelle abgelegt werden, z. B. auf dem Desktop vieler Adressaten. Der Inhalt des Formulars kann als Grundlage für den nachfolgenden Genehmigungsprozess dienen.

Ein nicht personalisiertes Formular kann mehrfach ausgefüllt und versandt werden. Sie können es jedoch nicht als Schritt in einem Prozess verwenden. Solche Formulare können als Info-Callable-Objects oder einfach als an einen Prozess angehängte Formulare benutzt werden.

Vorlagen für nicht personalisierte Formulare, die in der Designumgebung von Guided Procedures (GP) angelegt werden, erscheinen im Administration Workset unter Nicht personalisierte Formulare verwalten → Vorlage für nicht personalisierte Formulare.

Voraussetzungen

●      Sie haben eine Vorlage für ein zusammengesetztes Formular im Dateiformat XDP erstellt.

●      In der GP-Designumgebung haben Sie die Vorlage hochgeladen sowie ein Callable Object vom Typ zusammengesetztes Formular erstellt und aktiviert, das ein nicht personalisiertes Formular bereitstellen soll.

Weitere Informationen finden Sie unter Exposing Composite Forms as Callable Objects.

●      Im Config Tool haben Sie folgende Schritte ausgeführt:

○       Sie haben die erforderlichen Parameter im Service caf/eu/gp/model eingerichtet.

Weitere Informationen finden Sie unter Parameter zusammengesetzter Formulare konfigurieren.

○       Sie haben die notwendigen Einstellungen für die Konnektivität zu den Adobe-Dokument-Services (ADS) vorgenommen. Weitere Informationen finden Sie unter Formulare mit Java-Backend konfigurieren.

Vorgehensweise

Daten einer Formularvorlage anzeigen

Sie können für jede in der GP-Desingumgebung angelegte Formularvorlage statistische Daten anzeigen. Folgende Anzeigeoptionen stehen zur Verfügung:

●      In der Spalte Gesamtanzahl Anfragen wird angezeigt, wie viele Instanzen des Formulars Sie insgesamt erzeugt haben.

●      In der Spalte Gesamtanzahl Rückgaben wird angezeigt, wie oft ein Formular an das System zurückgesandt wurde.

Formularinstanz erstellen und herunterladen

Um mit dem Formular arbeiten zu können (z. B. um es von Benutzern herunterladen und ausfüllen zu lassen oder um es per E-Mail zu versenden), müssen Sie eine Instanz des Formulars erstellen (beispielsweise eine PDF-Datei).

...

       1.      Markieren Sie unter Vorlage für nicht personalisierte Formulare eine Formularvorlage und wählen Sie Formular anlegen.

...

                            a.      Wenn Sie für die Formularinstanz einen Namen angeben möchten, geben Sie im Feld Formularname einen gültigen Namen ein.

                            b.      Wenn das Formular bis zu einem bestimmten Termin abgesandt werden muss, wählen Sie ein Ablaufdatum aus.

                            c.      Wenn Sie die Anzahl an Formularrückgaben begrenzen möchten, müssen Sie das Feld Anzahl Rückgaben ausfüllen. Bei jeder Rückgabe des Formulars prüft das System gegen die vorgegebene Anzahl und verweigert die Übertragung, wenn diese überschritten wird.

                            d.      Wählen Sie Anlegen.

                            e.      Wählen Sie zum Herunterladen einer Formularinstanz den Hyperlink und dann Sichern.

       2.      In der Tabelle Aktuelle Anfragen werden die Daten zu der von Ihnen erstellten Formularinstanz angezeigt.

Des Weiteren können Sie prüfen, ob das Formular bereits ausgefüllt wurde und wie oft es an das System abgesandt (zurückgegeben) wurde.

Weitere Informationen erhalten Sie unter Instantiating and Testing Guided Procedure Forms.

Formular löschen

Sie müssen zwischen folgenden Optionen unterscheiden:

●      Löschen der Formularvorlage

Markieren Sie unter Vorlage für nicht personalisierte Formulare eine Vorlage und wählen Sie Löschen. Das entsprechende Referenzobjekt wird aus der Galerie gelöscht.

●      Löschen der Formularinstanz

Markieren Sie unter Aktuelle Anfragen eine Instanz und wählen Sie Löschen. Die Formularinstanz wird gelöscht; das Referenzobjekt mit der Vorlage hingegen bleibt in der Galerie bestehen.

Löschen Sie die Zähler möglichst zum selben Zeitpunkt, an dem die Offline-Formulare ablaufen. Außer bei Tests empfehlen wir Ihnen, einen Eintrag in der Tabelle Aktuelle Anfragen nur dann zu löschen, wenn das Ablaufdatum bereits erreicht ist. Da durch das Löschen eines Eintrags nur der Zähler für die Instanz zurückgesetzt wird, kann das Formular dennoch weiterhin versandt werden, sodass weitere Rückgaben dafür eingehen.

Formularvorlage herunterladen

Sie können die Formularvorlage herunterladen. Dabei wird nur der XML-Code der Vorlage – nicht das eigentliche Formular – heruntergeladen. Wenn Sie das Formular haben möchten, das ausgefüllt und versandt werden kann, müssen Sie eine Formularinstanz erstellen und diese herunterladen.

Markieren Sie unter Vorlage für nicht personalisierte Formulare eine Formularvorlage und wählen Sie Herunterladen. Markieren Sie auf dem Bild Formular herunterladen den Dateinamen (z. B. eine übersetzte Version der Vorlage), und wählen Sie Sichern.

Tabellenwerte aktualisieren

Wählen Sie Aktualisieren, um die statistischen Daten in den Tabellen zu aktualisieren.