Versendung als E-Mail 

Verwendung

Die Versendung als E-Mail ist eine Möglichkeit, BI-Objekte (Queries, Query Views, Web Templates, Reports oder Arbeitsmappen) zu verteilen.

Voraussetzungen

Sie haben bei der Erstellung der Broadcast-Einstellung den Verteilungstyp E-Mail versenden gewählt.

Ihr Systemadministrator hat in den Benutzerstammdaten der möglichen Empfänger als Kommunikationsart E-Mail gepflegt und die E-Mail-Adressen eingegeben. Weitere Informationen finden Sie unter Aufgaben für die Systemadministration.

Funktionsumfang

Für die Versendung als E-Mail treffen Sie Einstellungen in folgenden Registerkarten:

Empfänger

Sie haben verschiedene Möglichkeiten, Empfänger anzugeben:

●     Benutzer: Geben Sie die BI-Benutzernamen der Empfänger manuell oder über  Auswahl mit Semikolon getrennt ein.

●     Benutzer in Rolle: Geben Sie die BI-Rollen manuell oder über  Auswahl mit Semikolon getrennt ein. Allen Benutzern, die einer der hier angegebenen Rollen zugeordnet sind, wird die E-Mail gesendet.

Wenn die E-Mail-Adresse eines Benutzers, den Sie unter Benutzer oder Benutzer in Rolle angegeben haben, in den Benutzerstammdaten nicht gepflegt ist, dann erhält der Benutzer die verteilte Datei nicht via E-Mail, sondern als Nachricht im Business Workplace (Transaktionscode SO01).

●     E-Mail-Adressen: Geben Sie die E-Mail-Adressen der Empfänger mit Semikolon getrennt ein.

Um E-Mails an eine Verteilerliste zu verschicken, ist es erforderlich, dass diese Verteilerliste im SMTP-Server unter einer gültigen E-Mail-Adresse (SMTP-Adresse) bekannt ist. Ein Versenden an die Verteilerliste erfolgt dann, sobald diese E-Mail-Adresse unter E-Mail-Adressen in der Broadcast-Einstellung angegeben ist.

Beachten Sie, dass auf dem SMTP-Server anhand der SMTP-Adresse des Absenders geprüft wird, ob der Absender berechtigt ist, an die Verteilerliste zu senden. Als SMTP-Adresse des Absenders wird im Broadcasting die Internet-Mail-Adresse aus den Benutzerstammdaten benutzt.

Informationen zur Administration von Verteilerlisten auf dem SMTP-Server und deren Adressierung über eine gültige SMTP-Adresse entnehmen Sie bitte der Produktdokumentation des SMTP-Servers (zum Beispiel Microsoft Exchange/Microsoft Outlook).

Beispiel (Microsoft Exchange/Microsoft Outlook)

Im Microsoft Outlook Adressbuch befindet sich die globale Verteilerliste "DL EMEA EMPLOYEES". Über die Eigenschaften der Verteilerliste finden Sie die SMTP-Adresse "DL_EMEA_EMPLOYEES@exchange.myCompany.com". Wenn Sie diese SMTP-Adresse in der Broadcast-Einstellung als E-Mail-Adresse angeben, sendet das System die E-Mail an alle Empfänger der Verteilerliste.

E-Mails, die über einen SMTP-Server verschickt werden, können signiert und/oder verschlüsselt werden. Weitere Informationen über die notwendigen Voraussetzungen finden Sie unter Konfiguration für das Information Broadcasting. Zusätzlich müssen Sie die Benutzereinstellungen zur Vorbelegung der Werte für Signierung und Verschlüsselung vornehmen:

...

                                                  i.       Wählen Sie System ® Benutzervorgaben ® Eigene Daten ® Parameter.

                                                ii.       Wählen Sie in der Spalte Parameter-ID über die Eingabehilfe die Set-/Get-Parameter BCSSIGN (für Signierung) und BCSENCRYPT (für Verschlüsselung) aus.

                                               iii.       Um die Signierung und Verschlüsselung einzuschalten, geben Sie jeweils den Parameterwert X ein.

Wenn Sie diese Parameter gesetzt haben, werden sämtliche E-Mails des Benutzers signiert und/oder verschlüsselt.

●     Berechtigungsbenutzer: Wenn Sie die Broadcast-Einstellung im Hintergrund (z. B. für einen bestimmten Zeitpunkt) einplanen, dann können Sie manuell oder über  Auswahl einen BI-Benutzernamen eingeben. Das System erzeugt das Dokument mit den Einstellungen (z.B. Datumsformat) und Berechtigungen des angegebenen Benutzers.

Wenn Sie die Broadcast-Einstellung sofort verteilen möchten, dann verwendet das System bei der Erzeugung des Dokuments die Berechtigungen und Einstellungen des aktuellen Benutzers, der sich am System angemeldet hat und die Broadcast-Einstellung definiert.

●     Sprache: Wenn Sie die Broadcast-Einstellung im Hintergrund (z. B. für einen bestimmten Zeitpunkt) einplanen, dann können Sie die Sprache, in welcher das Dokument erzeugt werden soll, wählen. Das System bietet Ihnen die im BI-System installierten Sprachen zur Auswahl an.

Wenn Sie die Broadcast-Einstellung sofort verteilen möchten, dann verwendet das System bei der Erzeugung des Dokuments die Anmeldesprache des aktuellen Benutzers, der sich am System angemeldet hat und die Broadcast-Einstellung definiert.

●     benutzerspezifisch: Wenn Sie die Broadcast-Einstellung im Hintergrund (z. B. für einen bestimmten Zeitpunkt) einplanen, dann können Sie das Dokument benutzerspezifisch erzeugen. Das System erzeugt das Dokument für jeden der angegebenen Empfänger mit deren persönlichen Einstellungen (Datumsformat, Sprache) und Datenberechtigungen. Empfänger, die nur als E-Mail-Adresse angegeben wurden, sind davon ausgenommen. Für diese Empfänger erzeugt das System das Dokument mit den Einstellungen des Berechtigungsbenutzers.

Wenn Sie die Broadcast-Einstellung sofort verteilen möchten, dann verwendet das System bei der Erzeugung des Dokuments die Einstellungen des aktuellen Benutzers.

Texte

Hier können Sie folgende Angaben vornehmen:

●     Betrifft: Geben Sie eine Betreffzeile für die E-Mail manuell ein oder verwenden Sie eine Textvariable über  Textvariable anhängen. Der Text kann bis zu 50 Zeichen lang sein.

●     Wichtigkeit: Wählen Sie die gewünschte Wichtigkeit der E-Mail (niedrig, mittel, hoch).

●     Inhalt: Geben Sie einen Text für den Inhalt der E-Mail manuell ein oder verwenden Sie eine Textvariable über  Textvariable anhängen. Bei der Versendung von Online-Links hängt das System automatisch den Link an den Text der E-Mail, falls dieser nicht über die Variable PR_ONLINE_LINK im Text enthalten ist.

Weitere Informationen finden Sie unter Verwendung von Textvariablen.

 

Darüber hinaus können Sie Einstellungen in den Registerkarten Filternavigation, Vorberechnung allgemein bzw. Linkerzeugung allgemein, Layout und Kopf-/Fußzeile vornehmen. Die Registerkarten erscheinen kontextsensitiv abhängig vom gewählten Ausgabeformat. Weitere Informationen finden Sie unter Filternavigation, Allgemeine Einstellungen bei der Vorberechnung und Linkerzeugung und Druckversionserstellung von BI-Anwendungen (beim Ausgabeformat PDF für die Registerkarten Layout und Kopf-/Fußzeile).