Korrespondenzempfänger bearbeiten 

Verwendung

Auf der Registerkarte KorrespondEmpfänger wählen Sie im System vorhandene Geschäftsparter als Korrespondenzempfänger und weitere korrespondenzrelevante Informationen aus, die das System während des Korrespondenzerstellungslaufs automatisch heranziehen kann.

Informationen zu den möglichen Korrespondenzempfängertypen finden Sie unter Korrespondenz-Empfängerverwaltung.

Informationen zum Korrespondenzempfänger-Ermittlungsprozess während des Korrespondenzerstellungslaufs finden Sie unter Korrespondenz-Empfängerermittlung.

Voraussetzungen

Um Korrespondenzempfänger bearbeiten zu können, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

·        Sie haben einen Vertrag angelegt und dabei ein Produkt zu Grunde gelegt, das über die  Ausstattung Korrespondenzempfänger und die zugehörigen Attribute Originärer Korrespondenzempfänger, Genereller abweichender Korrespondenzempfänger, Korrespondenzsteuerung und Einzelkorrespondenzempfänger verfügt.

·        Sie haben den Originären Korrespondenzempfänger, die Sie hier eingeben oder bearbeiten wollen, im System als Geschäftspartner in der notwendigen Geschäftspartnerrolle Konto-, Karten-, Rahmenvertragsinhaber und Korrespondenzempfänger angelegt. Dann wird dieser in der Korrespondenz-Empfängerverwaltung automatisch vom System als Originärer Korrespondenzempfänger eingetragen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Geschäftspartner anlegen .

·        Sie haben den Generellen abweichenden Korrespondenzempfänger sowie den oder die Einzelkorrespondenzempfänger, die Sie hier eingeben oder bearbeiten wollen, im System als Geschäftspartner in der Geschäftspartnerrolle Korrespondenzempfänger angelegt.

·        Sie haben den jeweiligen Geschäftspartnern eine Adresse zugeordnet.

·        Sie haben im Customizing des Account Management (FS-AM) unter Werkzeuge ® Druck-Workbench ® Versandsteuerung definieren die Versandsteuerung festgelegt.

·        Sie haben im Customizing des Account Management (FS-AM) unter Werkzeuge ® Korrespondenztool alle erforderlichen Customizingeinstellungen zum Korrespondenztool vorgenommen.

·        Um Empfängergruppen verwenden zu können, haben Sie im Customizing des Account Management (FS-AM) die notwendigen Einstellungen in der IMG-Aktivität Empfängergruppen anlegen und zuordnen unter Werkzeuge ® Korrespondenz-Empfängerverwaltung vorgenommen.

·        Um die Empfängerfindung einer Korrespondenzart für eine weitere Korrespondenzart zu verwenden, haben Sie unter Werkzeuge ® Korrespondenz-Empfängerverwaltung die IMG-Aktivität Verweis auf andere Korrespondenzart anlegenausgeführt.

Hinweis:

Wenn Sie zur Geschäftspartnerverwaltung ein anderes System als SAP Geschäftspartner nutzen, stellen Sie sicher, dass dieses die genannten Voraussetzungen erfüllt.

Weitere Informationen finden Sie unter Anbindung externer Systeme.

Vorgehensweise

Korrespondenzempfänger anlegen

Um Korrespondenzempfänger anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

...

       1.      Das System zeigt Ihnen den Vertragsinhaber automatisch als Originären Korrespondenzempfänger an, wenn Sie diesen zuvor in der Geschäftspartnerrolle Korrespondenzempfänger angelegt haben. Dies können Sie auch nachträglich tun und zunächst einen Generellen abweichenden Korrespondenzempfänger eingeben.

       2.      Wenn die Korrespondenz aller Korrespondenzarten an einen anderen Geschäftspartner als den Vertragsinhaber gesandt werden soll oder Sie letzterem nachträglich die Rolle Korrespondenzempfänger zuweisen wollen, geben Sie einen Generellen abweichenden Korrespondenzempfänger ein.

       3.      Nehmen Sie die Einstellungen zur Korrespondenzsteuerung vor, indem Sie die Korrespondenzrolle sowie die Korrespondenzvariante auswählen. Diese Eingaben beziehen sich auf den Originären und den Generellen abweichenden Korrespondenzempfänger.

       4.      Wenn die Korrespondenz einzelner Korrespondenzarten ausschließlich oder zusätzlich an einen oder mehrere andere Geschäftspartner gesandt werden soll, machen Sie im Bereich Einzelkorrespondenzempfänger folgende Eingaben:

                            a.      Wählen Sie Anlegen und geben Sie die gewünschte Korrespondenzart an.

                            b.      Wenn die der Korrespondenzart zu Grunde liegende Anwendung Empfängergruppen unterstützt und Sie Empfängergruppen nutzen wollen, wählen Sie eine Empfängergruppe aus.

Wenn Sie keine Empfängergruppe festlegen und die Anwendung Empfängergruppen unterstützt, dann verwendet das System während der Korrespondenzempfänger-Ermittlung die Standardempfängergruppe dieser Korrespondenzart.

                            c.      Geben Sie im Feld K-Empf.-ID denjenigen Geschäftspartner ein, der die gewählte Einzelkorrespondenz erhalten soll. Das System zeigt den entsprechenden Namen anschließend im Feld KorrEmpf.-Name an.

                            d.      Wählen Sie als Dokumententyp Original oder Duplikat aus.

Wenn Sie keinen Einzelkorrespondenzempfänger und keinenGenerellen abweichenden Korrespondenzempfänger eintragen, erhält stets der Originäre Korrespondenzempfänger das Original einer Korrespondenz.

Wenn Sie keinen Einzelkorrespondenzempfänger eintragen und neben dem Originären Korrespondenzempfänger einen Generellen abweichenden Korrespondenzempfänger angeben, dann erhält stets der Generelle abweichende Korrespondenzempfänger das Original.

                            e.      Geben Sie die Korrespondenzrolle und -variante für jeden eingegebenen Einzelkorrespondenzempfänger ein.

                              f.      Sichern Sie.

Wählen Sie Adresse simulieren, wenn Sie anschließend in einem Simulationslauf sehen möchten, welche Korrespondenzempfänger in einem Echtlauf welche Korrespondenzen erhalten würden. Dies können Sie folgendermaßen tun:

§         pro Korrespondenzart, wenn Sie die entsprechende Zeile markieren

§         für alle Korrespondenzarten, wenn Sie keine Zeilen markieren

Das System zeigt Ihnen dann in der Liste Empfängersimulation an, welche Empfänger im Korrespondenzfall für welche Korrespondenzart das Original oder Duplikat(e) erhalten. Zusätzlich wird die Adresse des Empfängers mit angezeigt. Die Liste basiert auf dem ALV Grid Control (BC-SRV-ALV).

 

Korrespondenzempfänger löschen

·        Wenn Sie den Originären Korrespondenzempfänger löschen wollen, müssen Sie den Schloss-Status des Attributs Geschäftspartnerrolle im Customizing des Account Management (FS-AM) bzw. des Master Contract Management als Änderbar eingestellt haben. Sie löschen den Originären Korrespondenzempfänger, indem Sie für den zu Grunde liegenden Geschäftspartner in der Transaktion Geschäftspartner bearbeiten die Rolle Korrespondenzempfänger löschen.

·        Wenn Sie den Generellen abweichenden Korrespondenzempfänger löschen wollen, navigieren Sie in das Feld KorrEmpfäng-ID im Bereich Genereller abweichender Korrespondenzempfänger und löschen Sie den dort eingetragenen Geschäftspartner.

·        Wenn Sie Einzelkorrespondenzempfänger löschen wollen, markieren Sie die entsprechende Zeile im Bereich Einzelkorrespondenzempfänger und wählen Sie Zeile löschen.

Angaben zur Korrespondenzsteuerung und Empfängergruppe bearbeiten

Korrespondenzrollen, - varianten sowie Empfängergruppen können Sie ausschließlich im Customizing unter Werkzeuge ® Korrespondenztool sowie unter Werkzeuge ® Korrespondenz-Empfängerverwaltung bearbeiten.

Ergebnis

Das System hat die von Ihnen eingegebenen Daten der Korrespondenzempfänger gespeichert, geändert oder gelöscht und kann diese während eines Korrespondenzerstellungslaufes ermitteln. Es stellt durch Prüfungen sicher, dass pro Korrespondenzart mindestens ein Korrespondenzempfänger das Original erhält.