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FunktionsdokumentationKassenabwicklung

 

Mit dieser Funktion können Sie Ein- und Ausgangszahlungen im täglichen Arbeitsgeschäft buchen. Das System führt Sie durch betriebswirtschaftliche Aktivitäten, in denen unter anderem die folgenden Informationen definiert werden:

  • betriebliche Kontierung

  • Steuerkennzeichen

  • Buchungstext

Wenn während der FI-Buchung ein Fehler auftritt, können Sie den Kassenbeleg erneut buchen, entweder direkt über die Kasse oder in einem separaten Vorgang.

Integration

Das System übernimmt und bucht die Daten automatisch ins Rechnungswesen (FI). Außerdem können Sie aus dem Kassenbuch direkt in das Rechnungswesen verzweigen.

Sie können von dieser Funktion auch direkt in die Auftragsbearbeitung für den Barverkauf von Teilen navigieren, um Zahlungen für Teile zu buchen.

Voraussetzungen

  • An Ihrem PC ist ein Kassenarbeitsplatz mit Kassenschublade und Drucker für Bons eingerichtet.

  • Sie haben im Customizing für Dealer Business Management (DBM) unter Anfang des Navigationspfads Kasse Ende des Navigationspfads die Geschäftsvorfälle und Einstellungen für den Kassenarbeitsplatz definiert.

  • Wenn Sie in der Kassenabwicklung die Berechtigungen für verschiedene Rollen unterschiedlich steuern möchten, dann haben Sie die Einstellungen im Customizing für Dealer Business Management (DBM) unter Anfang des Navigationspfads Kasse Navigationsschritt Berechtigungssteuerung Ende des Navigationspfads ausgeführt. Sie können zwischen verschiedenen Rollen unterscheiden, z.B. zwischen einem Kassierer und einem Vorgesetzten mit erweiterten Berechtigungen. Diese erweiterten Berechtigungen betreffen die folgenden Funktionen:

    • Beleg- und Buchungsdatum sind sichtbar und änderbar und können vom heutigen Datum abweichen.

    • Kassenbelege aus anderen Sitzungen und Kassenarbeitsplätzen können storniert werden.

    • Für Ein- und Ausgangszahlungen gelten Maximalbeträge.

Funktionsumfang

Allgemeine Optionen

  • Kassenbeleg für Ein- bzw. Ausgangszahlungen anlegen (für Debitor und Kreditor)

  • offene Posten auswählen und Summen- bzw. Differenzbeträge anzeigen

  • Belegkopftext für Kassenbelege erfassen

  • Buchung mit oder ohne Druck eines Kassenbelegs durchführen

  • Nachdrucken von Kassenbelegen im Kassenbuch

  • Restposten und Teilzahlungen buchen

  • Kundenvorauszahlungen buchen und stornieren

  • Kassenbeleg stornieren

  • aktuellen Kassenbestand prüfen

  • Kasse mit einem Nullbon ohne Buchung öffnen

  • Kassenbuch und Auflisten der Buchungen pro Kasse über einen bestimmten Zeitraum anzeigen

  • Posten erneut buchen, deren vorherige FI-Buchung fehlgeschlagen ist – entweder direkt über die Transaktion Kasse (/DBM/CASHDESK) oder über die Transaktion Kassenbuchung wiederholen (/DBM/CASHDESK_RP).

Einzahlung – Debitor

Sie können offene Rechnungen und Gutschriften von Kunden über die Kundennummer, anhand des Matchcodes oder direkt über die Belegnummer aufrufen und ausgleichen.

Sie können für die Zahlung eine oder mehrere Rechnungen auswählen. Das System berücksichtigt außerdem die aktuellen Zahlungsbedingungen. Wenn der Kunde z. B. Anspruch auf Skonto hat, berechnet das System automatisch den Skontobetrag sowie den Gesamtbetrag abzüglich Skontobetrag.

Der Ausgleich der Zahlung in der Finanzbuchhaltung findet statt, sobald Sie die Zahlung buchen. Sie können wählen, ob Sie gleichzeitig mit der Zahlungsbuchung einen Bon drucken möchten.

Auszahlung – Debitor

Für den Aufruf der Gutschriften an Kunden und die Buchung von Zahlungen können Sie die Kundennummer, den Matchcode oder direkt die Belegnummer verwenden. Durch die Buchung wird der Kassenbestand verringert und gleichzeitig die Gutschrift in der Finanzbuchhaltung ausgeglichen.

Auszahlung – Kreditor

Sie können für den Aufruf von offenen Rechnungen und Gutschriften für Lieferanten (Kreditoren) und die Buchung von Zahlungen die Kundennummer, den Matchcode oder die Belegnummer verwenden.

Sie können keine Zahlung buchen, die höher als Ihr aktueller Kassenbestand ist.

Einzahlung – Sachkonto

Sie können eine Einzahlung auf ein Sachkonto vornehmen, um beispielsweise einen Bargeldtransfer zu buchen. Hierfür wählen Sie den passenden Geschäftsvorfall mit Kostenstelle und Steuerkennzeichen für die Einzahlung aus.

Auszahlung – Sachkonto

Sie können mit vordefinierten Geschäftsvorfällen Buchungen erfassen.

Stornierung

Sie können Belege nur innerhalb einer aktiven Sitzung vor dem Kassenabschluss stornieren. Um einen Beleg zu stornieren, müssen Sie eine Beschreibung erfassen.

Hinweis Hinweis

Solange eine Rechnung durch Teilzahlungen nicht ausgeglichen ist, können Sie die Teilzahlungen beliebig stornieren. Sobald die Rechnung durch Teilzahlungen ausgeglichen ist, müssen Sie zuerst die letzte Teilzahlung stornieren, bevor Sie die übrigen Teilzahlungen stornieren können.

Ende des Hinweises
Kassenbuch

Das System zeigt eine Übersicht der aktiven und abgeschlossenen Sitzungen an. Sie erhalten beispielsweise Informationen zum Kassenarbeitsplatz und zum Eröffnungs- und Abschlussbetrag.

Sie können eine Übersicht der Buchungen für eine Sitzung aufrufen. Das System zeigt z. B. die folgenden Daten an:

  • alle Ein- und Auszahlungsbuchungen mit Betrag

  • Kassenbelegstornos

  • erfasste Belegkopftexte

  • Benutzer, der die Aktion in der Sitzung durchgeführt hat

  • korrekt ausgeführte und fehlerhafte Buchungen

  • Summe der erfassten Kassenbelege

Sie können auch direkt zur Beleganzeige navigieren.

Barverkauf

Der Barverkauf entspricht dem Teileauftrag mit Ausgleich der offenen Posten, wobei Sie zusätzlich Bons direkt erstellen können. Bereits erstellte Teileaufträge und Lieferscheine können Sie mit dieser Funktion wie in der Teileauftragsbearbeitung aufrufen und ausgleichen. Sie können innerhalb der Verarbeitung zwischen verschiedenen Herstellern wechseln.

Erneute Buchung

Sie können Kassenbelege, bei deren Buchung Fehler aufgetreten sind, erneut buchen. Auf diese Funktion können Sie wie folgt zugreifen:

  • direkt über die Transaktion Kasse (/DBM/CASHDESK)

    Zeigen Sie das Kassenbuch an, wählen Sie den Kassenbeleg, dessen Buchung Sie wiederholen wollen, und wählen Sie Buchung wiederholen.

  • durch Auswahl der Transaktion Kassenbuchung wiederholen (/DBM/CASHDESK_RP), Eingabe des Buchungskreises und Kassenarbeitsplatzes (KAP) und Auswahl der Option Ausführen.

    Das System zeigt eine Liste der fehlerhaften Kassenbelege an. Wählen Sie den Kassenbeleg, den Sie erneut buchen möchten, und wählen Sie Buchung wiederholen.

Während der erneuten Buchung sucht das System den Kassenbeleg und die zugehörigen Daten, die bereits generiert wurden. Da der Kassenbeleg bereits existiert, muss er nicht erneut angelegt werden. Das System aktualisiert lediglich die Daten.

Das System prüft anschließend, ob der FI-Beleg angelegt wurde. Wenn kein Beleg angelegt wurde, wird das aktuelle Datum als Buchungsdatum eingegeben. Wenn ein FI-Beleg existiert, bleibt das Buchungsdatum unverändert.

Sie können das Ergebnis der erneuten Buchung im Kassenbuch prüfen.

Hinweis Hinweis

Zum Anpassen der Kassenfunktion können Sie das Business Add-In (BAdI) BAdI: Erweiterung für Kasse verwenden.

Ende des Hinweises

Aktivitäten

Für die Transaktionen Kasse und Kassenbuchung wiederholen wählen Sie vom Bild SAP Easy Access aus Anfang des Navigationspfads Logistik Navigationsschritt Logistics Execution Navigationsschritt Dealer Business Management Navigationsschritt Kassenabwicklung Ende des Navigationspfads und anschließend Anfang des Navigationspfads Kasse Ende des Navigationspfads (/DBM/CASHDESK) oder Anfang des Navigationspfads Kassenbuchung wiederholen Ende des Navigationspfads (/DBM/CASHDESK_RP).

Um Aktionen in der Kasse durchführen zu können, öffnen Sie beim Start der Kasse eine Sitzung. Innerhalb einer Sitzung können mehrere Benutzer Buchungen vornehmen. Das System vergibt automatisch die nächste freie Sitzungsnummer. Zum Schließen der Kasse beenden Sie die Sitzung. Es ist nicht möglich, dass mehrere Benutzer gleichzeitig in derselben Kasse arbeiten.