Aufgaben anlegen 

Einsatzmöglichkeiten

Mithilfe des Aufgabenassistenten können Sie Aufgaben anlegen. Dies erfolgt auf einem einzelnen Seitenbild, auf dem Sie eine Aufgabe anlegen können, für die der Workflow den Lebenszyklus steuert.

 Sie können die Aufgabe einer Gruppe von Benutzern in ihrer Gesamtheit oder jedem Benutzer dieser Gruppe einzeln zuordnen. Alternativ können Sie eine Reihe separater Mehrschrittaufgaben (siehe Aufgabenliste) festlegen, die einem einzelnen oder separaten Benutzern zugeordnet werden können. Nach dem Anlegen einer Aufgabe können über die Seite Details zusätzliche Eigenschaften festgelegt werden. Erledigte Aufgaben können einen zusätzlichen Genehmigungsschritt aufweisen; der Prozess kann aber auch nur aus der Erledigung der Aufgabe bestehen.

 Im Folgenden werden einige wichtige Bezeichnungen erläutert, die auf der Oberfläche für Collaboration-Aufgaben erscheinen und auch im vorliegenden Leitfaden verwendet werden.

Aufgabe

Eine Aufgabe ist eine Anfrage für einen Workprozess an einen oder mehrere Benutzer. Diese werden als Empfänger bezeichnet. Im vorliegenden Dokument wird der Benutzer, der eine Aufgabe anlegt, auch Initiator oder Ersteller der Aufgabe genannt.

Tracker

Für Aufgaben werden auch Benutzer festgelegt, die die Entwicklung des Workitems überwachen; diese Benutzer werden als Tracker bezeichnet. Standardmäßig ist der Benutzer der Tracker, der die Aufgabe angelegt hat. Für einfache Einzelschrittaufgaben (auch Schnellaufgaben genannt), ist der Tracker darüber hinaus auch Genehmigender.

Ein Tracker kann:

●      die Entwicklung der Aufgabe überwachen

●       Nachrichten zur Aktualisierung/Erledigung der Aufgabe empfangen

Vorschlagender

Vorschlagende sind Benutzer, die anderen Benutzern Aufgaben zuteilen.

Informationen zum Vorschlagsprozess finden Sie unter Nominierungsanfrage.

Teilnehmer

Teilnehmer sind Benutzer, die als Bearbeitende einer Aufgabe vorgeschlagen wurden.

Ablauf: Aufgabe anlegen

...

       1.      Wählen Sie in der ZAV-Ansicht Aufgabe anlegen.

       2.      Wählen Sie Aufgabe aus der Dropdown-Liste Aufgabentyp.

       3.      Geben Sie im Aufgabenassistenten die erforderlichen Informationen ein. Details zu den Feldern finden Sie im weiter unten im Abschnitt Details zum Assistenten. Mussfelder sind durch einen Stern (*) gekennzeichnet.

       4.      Wählen Sie Senden, um die Aufgabe an die Aufgabenempfänger zu senden.

Details zum Assistenten

Beschreibung der Parameter

Parameter		Beschreibung
Titel		Titel oder Betreff zur Identifikation der Aufgabe. Es handelt sich um ein Mussfeld.
Zugeordnet zu		Wählen Sie die IDs jener Benutzer aus, denen Sie die Aufgabe zuordnen möchten. Sie haben außerdem die Möglichkeit zu entscheiden, ob die Empfänger die Aufgaben ablehnen können und ob Sie die Aufgaben für jeden Empfänger getrennt aufführen möchten.
Priorität		Legt die Priorität des Workflow fest. Dies beeinflusst die Dringlichkeit der Aufgabe, die vom Workflow generiert wird.
Fällig		Legen Sie einen Termin für den Prozessschritt fest, indem Sie ein Fälligkeitsdatum mit Uhrzeit eingeben. Wählen Sie das Kalendersymbol, um das Fälligkeitsdatum auszuwählen oder geben Sie das folgende Format manuelle ein: TT.MM.JJJJ-Format. Wählen Sie in der Dropdown-Liste die Uhrzeit aus oder geben Sie sie manuell im HH:MM-Format ein (Beachten Sie, dass sich das Datum und die Zeit, die Sie hier eingeben, auf das Datum und die Zeit auf dem Server beziehen). Sie können auch die Option Eilig auswählen. Die Option Eilig zeigt an, das die Aufgabe so bald wie möglich erledigt werden muss. Es wird kein Termin angegeben.
Beschreibung		Allgemeine Beschreibung der Aufgabe. Diese Informationen sind für alle Prozessbeteiligten sichtbar.
Tracker		Das Tracking und die endgültige Genehmigung werden durch den Benutzer in diesem Feld festgelegt. Sie können mehr als einen Benutzer zuordnen, um die Aufgabe zu verfolgen und zu genehmigen. Diese Tracker können von ihrer Aufgabenliste aus die Entwicklung der Aufgabe beobachten und darauf Einfluss nehmen.
Aufgabe erfordert endgültige Genehmigung		Die Aufgabe besteht nur aus einem Schritt zur Erledigung der Aufgabe bzw. stellt eine Kombination aus Aufgabenerledigung und Genehmigung der Aufgabenerledigung dar. Dies ist ein optionales Feld.
Empfängern erlauben, Aufgabe zurückzuweisen		Aufgabenempfänger können eine Aufgabe zurückweisen.
Separate Aufgabe für jeden Empfänger		Im Falle mehrerer Aufgabenempfänger kann jedem von ihnen eine andere Aufgabe zugewiesen werden.
Benach­richtigung	Keine	Es wird keine Benachrichtigung gesendet.
	Wenn erledigt	Nach der Erledigung der Aufgabe wird eine Benachrichtigung gesendet.
	Bei Aktualisierung, Erledigung oder wenn überfällig	Nach Erledigung, Aktualisierung der Aufgabe oder bei Erreichen der Fälligkeitstermine der Aufgabe wird eine Benachrichtigung gesendet.
Anlagen bearbeiten		Startet die Ansicht Anlage. Sie können den Workflow-Instanzen beliebige Dokumente hinzufügen. Diese Dokumente sind für alle Teilnehmer sichtbar. Sie können Anlagen auch löschen. Wählen Sie Hochladen, um Objekte von Ihrem lokalen Rechner hochzuladen. Um Dokumente und Links im Portal hinzuzufügen, wählen Sie Hinzufügen. Folgen Sie den Anleitungen auf dem Bild, um Dokumente hinzuzufügen.

Aufgabenaktionen

Ein Aufgabenempfänger (eine Person, der die Aufgabe zugeordnet ist) kann eine Aufgabe annehmen oder zurückweisen.

Ein Benutzer kann eine Aufgabe nur zurückweisen, wenn die Option Empfängern erlauben, Aufgabe zurückweisen ausgewählt ist.

Die folgende Grafik zeigt die möglichen Schritte, die ein Aufgabenempfänger nach der Zuordnung der Aufgabe ausführen kann.

Aufgabe bestätigen

Einschrittaufgabe ablehnen

Wenn eine Einschrittaufgabe von einem Tracker abgelehnt wird, wird sie zum Aufgabenempfänger zurückgesendet. Der Fortschritt der Aufgabe wird automatisch auf 50 % gesetzt und der Status ist In Bearbeitung. Der Aufgabenempfänger kann anschließend die Aufgabe wieder an den Tracker senden, indem er Aufgabe erledigen wählt. Der Status der Aufgabe ändert sich in Bestätigt. Um den Kreis zu unterbrechen, kann der Tracker die Aufgabe entweder löschen oder genehmigen.

Aufgaben löschen

Wurde eine Aufgabe gelöscht, werden alle zugehörigen Aufgaben ebenfalls gelöscht. Weitere Informationen erhalten Sie im Beispiel unten.

Benutzer 1 legt eine Feedback-Aufgabe an, weist sie Benutzer 2 und Benutzer 3 zu.

Benutzer 2 erledigt die Aufgabe.

Benutzer 3 weist die Aufgabe zurück.

Benutzer 1 erhält die Aufgabe, die Benutzer 3 zurückgewiesen hat. Benutzer 1 löscht die Aufgabe.

Jetzt ist die Aufgabe (der Eintrag) von Benutzer 2 ebenfalls gelöscht, Benutzer 1 kann Sie im Tracking nicht mehr sehen.

...

Aufgaben ablehnen im Vergleich zu Aufgaben zurückweisen

Die Begriffe ablehnen und zurückweisen einer Aufgabe können im Zusammenhang mit den Collaboration-Aufgaben leicht verwechselt werden.

Ein Genehmigender eines Genehmigungsschritts in einer Aufgabe kann ablehnen – dies bedeutet, dass er/sie die vorhergehende(n) Aufgabe(n) nicht genehmigt und erwartet, dass die vorhergehenden Schritte erneut durchgeführt und wieder zur Genehmigung vorgelegt werden.

Wenn ein Aufgabenempfänger eine Aufgabe zurückweist, bedeutet dies, dass der Empfänger an einer Aufgabe nicht teilnehmen möchte. Das heißt, der Empfänger hat die Schritte der Aufgabe (wahrscheinlich) nicht geprüft und/oder hat keinen der ihm zugewiesenen Schritte ausgeführt. In diesem Fall werden die Aufgaben-Tracker über die Zurückweisung informiert und müssen die Aufgabe einem anderen Benutzer zuordnen.

Ergebnis

Die Genehmigenden/Empfänger/Aufgabenempfänger sehen den Workflow-Eintrag in ihrer Aufgabenliste.

Je nach den beim Anlegen einer Aufgabe ausgewählten Benachrichtigungen erhalten die Benutzer des Workflow Statusbenachrichtigungen, wenn die an der Ausführung einer Aufgabe Beteiligten die Aufgabe erledigen, genehmigen oder ablehnen. Der Benutzer, der den Workflow angelegt hat, kann den Status eines aktiven Workflows ansehen, indem er im zentralen Arbeitsvorrat zum Bild Aufgaben navigiert, in dem die Details des entsprechenden Prozesses angezeigt werden. Alle bereits ausgeführten Prozessschritte werden angezeigt.

Wenn ein Prozess beendet ist, werden alle Schritte zusammen mit den Kommentaren der Workflow-Teilnehmer im Bild Erledigte Anfragen im zentralen Arbeitsvorrat des Benutzers angezeigt, der den Workflow angelegt hat.

Siehe auch:

Aufgabenliste

Beschreibungen zu den Benutzungsoberflächen des zentralen Arbeitsvorrats finden Sie unter Verwendung des Zentralen Arbeitsvorrats.