Vertretung (SAP-Bibliothek - Einführung in die Benutzung der SAP-Software)

Vertretung

Verwendung

● Sie können einen weiteren Benutzer zuordnen, der Ihre Aufgaben verwalten kann, wenn Sie abwesend oder nicht verfügbar sind.

● Sie können einen Empfänger bestimmen, der Ihre Aufgaben erhält oder Sie vertritt.

● Sie können mehrere Vertretungsregeln anlegen, um alle möglichen Fälle abzudecken.

● Sie können auch Aufgaben anderer Benutzer übernehmen (wenn der betreffende Benutzer sie Ihnen zugeordnet hat).

Der Empfänger kann die Regeln zur Aufgabenvertretung anzeigen und verwalten.

Hinweis

Vertretung wird innerhalb der virtuellen Räume mit einigen Einschränkungen unterstützt. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt unten, Vertretung in virtuellen Räumen.

Aufgaben eines Empfängers

Ein Empfänger, der eine Vertretung übernimmt, ist ein Portalbenutzer, der Workitems eines anderen Benutzers in dessen Abwesenheit verwalten und bearbeiten kann.

Der Empfänger kann folgende Aufgaben ausführen:

● Ihre Workitems empfangen und sie bearbeiten

● Alle eingehenden Aufgaben überwachen (ohne alle zu bearbeiten)

● An mehr als einem Ihrer Workitems arbeiten

Voraussetzungen

Die Zuordnung der Portalbenutzer muss eindeutig sein. Einem Backend-Benutzer darf nur ein Portalbenutzer zugeordnet sein (nicht mehrere).

Anlegen von Vertretungsregeln

...

1. Klicken Sie auf das Symbol Diese Grafik wird im zugehörigen Text erklärt und wählen Sie Vertretungsregeln verwalten.

2. Wählen Sie in der Tabelle Meine Vertretungsregeln den Eintrag Regel anlegen.

Schritt 1: Regel definieren

Sie können definieren, welche Aufgaben Sie einem Empfänger zuordnen möchten. Sie können entweder festlegen, dass ein Empfänger Ihre Aufgaben erhält (z.B. wenn Sie im Urlaub sind) oder dass ein Empfänger Sie vertritt (z.B. in Ihrer Abwesenheit).

a. Wählen Sie über die Auswahloption einen Empfänger oder geben Sie einen Empfänger an. Selektieren Sie Auswählen.

b. Wählen Sie, welche Aufgabenarten Sie dem Benutzer zuordnen möchten.

Standard: Alle (Der Empfänger ist Vertreter für alle Aufgaben.)

Hinweis

Die Aufgabenart Professional deckt funktionale Aufgaben ab, Disciplinary wird für personalbezogene Aufgaben ausgewählt. Diese Optionen werden von Collaboration-Aufgaben nicht unterstützt.

c. Der Aufgabenempfänger kann Ihre Aufgaben erhalten oder Sie vertreten.

i. Um die Workitems auf der Empfängerliste zu senden, wählen Sie Meine Aufgaben empfangen.

ii. Um einen Benutzer als Vertreter für Ihre Aufgaben in Ihrer Abwesenheit hinzuzufügen, wählen Sie Mich vertreten. Dies erfordert einen Schritt mehr von den Empfängern, um die Workitems in seiner/ihrer Aufgabenliste sichtbar zu machen.

Hinweis

Der Empfänger muss Übernehmen klicken (in der Tabelle Vertretungsregeln anderer Benutzer), um die Workitems in seiner Aufgabenliste anzuzeigen.

d. Wählen Sie Weiter.

Schritt 2: Regelaktivierung setzen

Dieser Schritt liefert eine Option, um die Regel ein- oder auszuschalten.

e. Um die Regel zu aktivieren, wählen Sie Ein. Ihnen stehen weitere Optionen zur Verfügung, um die Regel sofort (beim Sichern) oder später einzuschalten (Wählen Sie ein Datum aus dem Kalender).

f. Wählen Sie Sichern.

3. Einträge werden dann in der Aufgabenliste des Empfängers angezeigt.

Vertretungsregeln verwalten

Wen Sie als Vertreter zugeordnet haben, sehen Sie die Tabelle Meine Vertretungsregeln. Hier können Sie die Vertretungsregeln verwalten.

Im Folgenden sehen Sie Links/Optionen, die für die Verwaltung der Vertretungsregeln verfügbar sind:

Links/Drucktasten	Beschreibung
Einschalten	Aktiviert den Vertretungsstatus.
Ausschalten	Deaktiviert den Vertretungsstatus. Diese Aktion entfernt die Workitems aus der Empfängerliste.
Löschen	Entfernt die ausgewählte Regel.
Aktualisieren	Synchronisierung mit Daten von Providern, falls es Änderungen bei den Regeln im Provider-System und Änderungen in der Systemkonfiguration gibt.
Wiederholen	Versucht die Regel für ein bestimmtes System erneut zu definieren.
Regelaktivierung (wird als Link angezeigt)	Zeigt Fehler beim Anlegen der Regel an.
Status	Zeigt Verbindungsfehler oder Informationen über den Verbindungsstatus an. Weitere Informationen finden Sie nachfolgend unter FAQs und Fehlermeldungen.

Vertretungsregeln anderer Benutzer

Die folgende Tabelle zeigt alle Vertretungsregeln für Ihre Empfänger. Sie sehen die Option Übernehmen, wenn die Option Mich vertreten bei der Definition der Vertretungsregel ausgewählt war.

Im Folgenden werden die Links/Optionen angezeigt, die verfügbar sind, um Vertretungsregeln für andere Benutzer anzulegen.

Links/Drucktasten

Beschreibung

Übernehmen

Der vertretende Benutzer kann die Items des ursprünglichen Benutzers übernehmen. Workitems des ursprünglichen Benutzers werden erst im Arbeitsvorrat des Vertreters angezeigt, wenn der Vertreter die Workitems des ursprünglichen Benutzers ausdrücklich übernimmt. Dies gilt vor allem für ein Szenario, wenn der ursprüngliche Benutzer unerwartet abwesend ist, insbesondere für einen längeren Zeitraum.

Vertretung in virtuellen Räumen

Ein vertretender Benutzer, der nicht Mitglied eines virtuellen Raums ist, kann nur die (in einem Raum angelegten) Aufgaben anzeigen, die seinem Empfänger zugeordnet sind.

Beispiel

Benutzer A bestimmt Benutzer B als Vertretung.

Benutzer A ist ein Raum-Mitglied, Benutzer B nicht.

Benutzer A hat Aufgaben in dem Raum und außerhalb des Raumes (allgemeine Aufgaben).

Benutzer B (Vertreter) kann die Aufgaben des Senders (Benutzer A) anzeigen und bearbeiten, einschließlich der Aufgaben, die in dem Raum angelegt wurden. Der Vertreter kann die anderen Aufgaben in dem Raum jedoch nicht anzeigen.

Einschränkungen

● Alle angelegten Vertretungsregeln haben kein Ablaufdatum (Enddatum)

Für Backend-Workflow-Systeme:

● Einem Empfänger können nicht mehrere Aufgaben zugeordnet werden.

Für Collaboration-Aufgaben:

● Ein zukünftiges Startdatum für eine Vertretung wird nicht unterstützt.

● Vertretung unterstützt nur Aufgaben unter Alle.

FAQs und Fehlermeldungen

FAQs zur Vertretung

Mögliche Fragen	Antworten
Wie kann ich die Einträge eines Benutzers anzeigen?	Sie finden die Einträge in der Dropdown-Liste unter Einträge im Auftrag.
Wird die Vertretung von einem Empfänger an andere Empfänger übergeben? (Beispiel: Wenn der Empfänger abwesend ist, erhalten dann seine Empfänger meine Aufgaben?)	Nein.
Was ist der Unterschied zwischen Vertretung und dem Weiterleiten einer Aufgabe?	Im Falle einer Vertretung können sowohl der ursprüngliche Benutzer als auch der Empfänger die Aufgaben sehen und daran arbeiten, ein weitergeleitetes Workitem erscheint nur dem Empfänger als Aufgabe.
Kann ein Empfänger eine Vertretungszuordnung ablehnen?	Nein, insbesondere nicht für den Typ Meine Aufgaben erhalten. Beim Typ Mich ersetzen kann ein Empfänger sich entscheiden, Aufgaben nicht zu übernehmen.
Wird der Empfänger benachrichtigt wenn er/sie als Vertreter zugeordnet wurde. Wird der ursprüngliche Benutzer benachrichtigt, wenn ein Empfänger übernimmt?	Nein (für beide Fragen).
Ein System ist zu dem Zeitpunkt, zu dem ich eine Regel angelegt habe, nicht verfügbar. Kann ich die Regel einfügen, wenn das System wieder funktioniert?	Ja, über die Funktion Wiederholen.
Warum ist die Funktion Ausschalten deaktiviert?	Diese Funktion wird von der Collaboration-Aufgaben-Engine unterstützt. Stellen Sie sicher, dass die Collaboration-Aufgabe konfiguriert ist.
Kann ich dieselbe Regel für denselben Empfänger für verschiedene Zeiträume definieren?	Nein, das ist unzulässig.
Was geschieht, wenn ich die Regel Mich vertreten ausschalte, wenn ein Empfänger die Aufgaben bereits übernommen hat?	Die Übernahme wird dann ebenfalls abgebrochen. Wenn die Regel eingeschaltet oder wieder angelegt wird, muss der Empfänger sie wieder übernehmen.
Was geschieht, wenn ich eine Regel ausschalte bzw. entferne, während einer der Empfänger an meinen Workitems arbeitet.	Das daraus folgende Verhalten hängt von der Einschränkung ab, die der Provider vorgegeben hat.
Sieht der Empfänger auch zukünftige ihm zugeordnete Regeln ?	Es wird nur die Zuordnung angezeigt, die zum aktuellen Anmeldezeitpunkt aktiv ist (und übernommen werden kann).
Was geschieht, wenn ein System die Vertretung nicht unterstützt?	Sie erhalten eine Fehlermeldung zum Status.

Allgemeine Fehlermeldungen

Fehlermeldungen	Mögliche Lösung
System unterstützt Vertretungsmethoden nicht	Ältere Workflow-Systeme (niedriger als 6.40 SPS12), die kein Vertretungs-API geöffnet haben.
Verbindungsproblem am System	Die Ursache für das Verbindungsproblem liegt eventuell darin, dass ein System nicht verfügbar ist. Oder es liegen Sicherheitsprobleme bei der Anmeldung vor (z.B. Benutzerzuordnung). Sie können die Aktion wiederholen.
System unterstützt diese Aufgabe nicht	Das System unterstützt die Vertretung einer bestimmten Aufgabe nicht. Beispiel: Die Collaboration-Aufgabe unterstützt nur Aufgaben unter Alle.
Provider hat internen Fehler zurückgegeben	Allgemeiner Fehler vom Provider, z. B. ungültige Benutzer-ID. Sie können die Aktion wiederholen.
Vertretungsrolle ist im System nicht definiert	Beim Beschaffen einer bereits vorhandenen Regeldefinition (Aktualisieren) ist eine Regel, die bereits in einem anderen System definiert wurde, in diesem System nicht verfügbar. Beispiel: Das System wurde neu hinzugefügt oder war zuvor nicht verfügbar. Sie können die Aktion wiederholen.
Das System unterstützt die Wertebereichsdefinition nicht	Das System hat keine Zeitraumunterstützung für die Regel. Beispiel: Die Regel in der Collaboration-Aufgabe kann nicht für einen zukünftigen Zeitraum wirksam definiert werden.
Vertretungsregel ist bereits vorhanden und für den Empfänger wirksam	Der Benutzer ist nicht dazu berechtigt, dieselbe Aufgabe für den gleichen Empfänger anzulegen Schalten Sie die Regel ein oder aus oder entfernen Sie die vorhandene Regel.
System unterstützt nicht mehrere Aufgabenzuordnungen für denselben Empfänger	Beispiel: Der Benutzer kann im Workflow einem Empfänger jeweils nur eine Aufgabe zuordnen. Die Collaboration-Aufgabe unterstützt keine weiteren Aufgaben.
Ungültige Portalbenutzer-ID für das System (seltener)	Prüfen Sie, ob eine Benutzerzuordnung erforderlich ist oder die Benutzer-ID zu lang ist.
Interner Fehler/Unbekannte Aufgabe (seltener)	Die für die Regel gewählte Aufgabe kann nicht gelöst werden.
Zeitüberschreitung beim Verbinden mit dem System	Konfigurierbarer Zeitüberschreitungswert, der immer auf dem ZAV-Administrationsbildschirm zu sehen ist.