Contrôle de possibilité d'archivage 

Utilisation

Pour pouvoir archiver des objets de gestion CRM, vous devez lancer un contrôle de possibilité d'archivage, durant lequel le système attribue le statut Archivable aux objets à archiver. Ce contrôle est exécuté par le programme de contrôle indépendant de l'objet d'archivage.

Vous pouvez aussi exécuter le contrôle à l’aide d’un programme de contrôle spécifique à l'objet d'archivage. Toutefois, il est déconseillé de choisir cette méthode pour des données en masse. Utilisez-la plutôt à des fins de tests concernant de faibles volumes de données.

Caractéristiques

Le programme de contrôle vérifie la possibilité d'archiver un objet de gestion en fonction de critères spécifiques. Si ces critères sont remplis, il attribue à l’objet le statut Archivable. Les objets portant ce statut peuvent alors être enregistrés dans les fichiers archives à l'aide du programme d'écriture. Puis elles sont supprimées dans la base de données par le programme de suppression.

Le contrôle de possibilité d'archivage comporte les étapes suivantes :

       1.      Sélection

Un module fonction spécial assure tout d’abord la présélection des objets de gestion à contrôler. La présélection permet au système d'exclure les objets de données non significatifs avant l'exécution du contrôle réel. Le résultat apparaît sous forme de liste d'ID d'objets, qui sont transférés au programme principal.

Le programme principal appelle ensuite le programme de contrôle effectif pour l'application, qui vérifie les objets de données présélectionnés et, le cas échéant, active le statut Archivable.

Durant la phase de présélection, tous les objets de gestion qui remplissent les conditions requises suivantes sont sélectionnés pour le programme de contrôle :

○     L'objet de gestion est terminé (statut Terminé au niveau de l'en-tête).

○     La période de rétention, définie pour chaque type d’objet de gestion, est écoulée pour l'objet de gestion.

Outres ces critères généraux de sélection, d'autres critères de sélection individualisés pour la possibilité d’archivage peuvent être définis pour les objets de gestion. Ces critères sont décrits dans la documentation pertinente pour chaque objet de gestion.

       2.      Contrôle

Le programme de contrôle vérifie la possibilité d'archivage d'un objet de gestion en plusieurs étapes. Le diagramme suivant est un exemple de la présentation possible de cette procédure pour les opérations de vente :

○     Opérations de vente

Exécution du contrôle via le programme de contrôle indépendant de l'objet d'archivage

Le contrôle de possibilité d'archivage est réalisé via le programme de contrôle indépendant de l'objet d'archivage, que vous pouvez planifier dans l'administration des archives en utilisant la fonction Contrôler/Supprimer. En offrant la possibilité d'exécuter plusieurs jobs de contrôle simultanément, ce programme augmente la capacité de traitement des objets à contrôler et améliore la performance du contrôle. Utilisez de préférence ce programme pour traiter les volumes importants d’objets de gestion.

Avant d’exécuter ce programme, vérifiez que vous avez défini les paramètres de contrôle nécessaires dans le Customizing valable pour tous les objets d'archivage via la fonction Contrôler et supprimer.

Pour plus d'informations, voir Programme de contrôle indépendant de l'objet d'archivage.

Contrôle au moyen d'un préprocesseur

Pour exécuter le contrôle de possibilité d'archivage à l’aide du préprocesseur, vous devez saisir une variante pour la sélection des objets de gestion à contrôler. Saisissez la variante dans l'écran initial de planification du préprocesseur. L'écran initial est accessible à partir de l'administration des archives. Choisissez une variante existante ou créez-en une nouvelle.

Les critères de sélection de la variante vous permettent de restreindre la sélection des objets de gestion à soumettre au programme de contrôle. Le nombre maximal d’objets à contrôler correspond à la taille du paquet du module de présélection dans le Customizing pour le programme de contrôle indépendant de l'objet d'archivage.

Le pilotage de processus est une fonction indépendante de l'objet d'archivage. Pour plus d'informations, voir la documentation d'archivage générale sous Gestion des variantes pour les jobs d'archivage.

Dans cette documentation, vous pouvez aussi consulter la description des options pour définir et sélectionner des protocoles et saisir une note d'archivage. Voir aussi Protocoles.

Il est préférable d'opter pour un protocole détaillé seulement si le volume de données à traiter est faible, comme c’est le cas en mode test. Sinon, le programme peut être interrompu en raison d'une surcharge de données.

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Après avoir saisi la date de début et les paramètres spool, vous pouvez planifier le contrôle comme un job d'arrière-plan. Pour plus d'information sur la planification d’un préprocesseur, voir Planification des préprocesseurs.

Résultat

Une fois le contrôle de possibilité d'archivage exécuté, tous les objets de gestion qui satisfont les critères définis ont le statut Archivable. Les objets portant ce statut peuvent alors être archivés via le programme d'écriture du processus d'archivage: voir Création des fichiers archives.

Pour les objets de gestion qui ne répondent pas aux critères de possibilité d'archivage, la date du contrôle est sauvegardée. Le système utilise cette date et le délai de ressoumission pour calculer la date du prochain contrôle possible pour ces objets de gestion. Ceci évite de recontrôler inutilement ces objets à chaque cycle de contrôle suivant. L’intervalle de ressoumission s’applique uniquement lorsque vous exécutez le programme en mode productif.