Anlegen von Erstattungsforderungen

Der Brand Owner kann eine Erstattungsforderung aus einer Initiative heraus anlegen. Er tut dies im Auftrag des Partners. Das System setzt den Initialstatus der Forderung auf In Bearbeitung durch Partner.

Der Brand Owner füllt die Mussfelder aus, und das System ermittelt die Erstattungssätze. Weitere Informationen finden Sie unter Verwendung von Erstattungssätzen.

Der Brand Owner muss für jede Forderungsposition einen Fonds auswählen. Der Benutzer oder der für die Genehmigung zuständige Vorgesetzte des Benutzers kann die Forderung dann genehmigen.

Partner können Budgetreservierungen anlegen. Dadurch werden in den jeweiligen Fonds Einträge der Wertkategorie Vorreserviert angelegt. Der Partner kann den Brand Owner benachrichtigen, indem er den Status auf Transfer zu Brand Owner setzt. Der Brand Owner kann die Budgetreservierung genehmigen oder ablehnen.

Der Partner kann eine Erstattungsforderung aus einer Initiative heraus anlegen. Die Initiative muss vom Brand Owner genehmigt werden. Anschließend kann der Partner eine Erstattungsforderung anlegen, um die Erstattung seiner Kosten zu beantragen.

Der Brand Owner füllt die Mussfelder aus, und das System ermittelt die Erstattungssätze. Weitere Informationen finden Sie unter Verwendung von Erstattungssätzen.

Der Channel-Manager kann die Fonds für jede Forderungsposition auswählen. Der Partner kann Dokumente, z. B. einen Leistungsnachweis, als Anlagen anhängen und eine Notiz einfügen. Der Partner kann auch den Zahlungsempfänger ändern. Der Partner reicht die Forderung beim Brand Owner ein, indem er den Kopfstatus auf Transfer zu Brand Owner setzt.

Kopf- und Positionsstatus

Erstattungsforderungen sind positionsorientiert. Das bedeutet, dass jede Position genehmigt, abgelehnt oder zur Verarbeitung zurückgegeben werden muss. Der Kopfstatus bietet zusammengefasste Informationen über die Forderung und wird auch verwendet, um die Forderung zwischen dem Partner und dem Brand Owner hin- und herzusenden.

Eine positionsorientierte Forderung hat folgende Merkmale:

Validierung von Erstattungsforderungen

Es gibt zwei Methoden zur Validierung von Forderungen.

Zum einen kann der Brand Owner eine Forderung im Zuordnungsblock Aufschlüsselung validieren. Dabei handelt es sich um eine einfache Validierung. Zum anderen kann der Brand Owner anhand des Validierungsbogens aber auch eine genauere Validierung der Forderung vornehmen. Diese Validierung basiert auf Leistungsdaten für die Initiative. Der Validierungsbogen erlaubt dem Brand Owner eine detaillierte Validierung der Forderung.

Protokolle für Erstattungssätze

Für Brand Owner gibt es eine Protokollfunktion (Trace), mit deren Hilfe sie nachverfolgen können, wie das System den Erstattungssatz für eine Forderungsposition ermittelt hat. Um die Performance des Systems zu verbessern, sollten Sie diese Funktion auf die Benutzer beschränken, die sie wirklich benötigen. Damit ein Benutzer diese Funktion nutzen kann, müssen Sie für diesen Benutzer in der Transaktion SU01 den Benutzerparameter PRC_TRACE auf X setzen.

Aufteilung einer Position im Zuordnungsblock Aufschlüsselung

Mit dieser Funktion kann der Forderungsanalyst zusätzliche Fonds und Zahlungsempfänger in die Aufschlüsselungstabelle eingeben. Er kann im Zuordnungsblock Aufschlüsselung eine Position auswählen. Wenn der Forderungsanalyst die Position aufteilen möchte, legt das System zwei neue Positionen direkt unterhalb der ausgewählten Position an. Dabei enthält die erste Zeile die ursprünglichen Daten.

Genehmigung von Erstattungsforderungen

Der Brand Owner kann Erstattungsforderungen manuell genehmigen. Er prüft einzelne Positionen und genehmigt sie.

Er kann eine Forderung auch zurückgeben. Wenn der Brand Owner z. B. mehr Informationen über eine Position benötigt, kann er den Status auf Zurückgegeben setzen und eine Notiz oder Anlage zu einer Position hinzufügen, um die gewünschten Daten anzufordern.

Das System kann Forderungen auch automatisch genehmigen. Das System validiert die Forderungen anhand von Regeln für die Forderungsgenehmigung und genehmigt die Forderung, wenn die Regeln eingehalten wurden. Dies richten Sie im Customizing entsprechend ein.

Rückgabe und erneute Einreichung von Erstattungsforderungen

Der Brand Owner kann weitere Informationen vom Partner anfordern. Er kann eine Notiz anhängen und die Forderung an den Partner überstellen. Diese Statusänderung sieht der Partner in seiner Aufgabenliste. Der Partner kann alle Positionen bearbeiten, die nicht den Status Abgelehnt, Genehmigt oder Abgesagt haben.

Ablehnen von Erstattungsforderungen

Der Status Abgelehnt ist endgültig. Wenn der Brand Owner den Status einer Forderung auf Abgelehnt setzt, können die Forderungsdaten nicht mehr bearbeitet werden.

Bevorzugtes Zahlungsdatum für Forderungen

Der Partner kann beeinflussen, in welcher Reihenfolge Forderungen verarbeitet werden. Partner können eine Präferenz für eine bestimmte Forderung angeben, indem sie ein bevorzugtes Zahlungsdatum im Kopf der Forderung eingeben. Dies ist z. B. sinnvoll, wenn ein Partner eine Zahlungsverpflichtung gegenüber einem Subunternehmer hat.

Kopieren von Forderungen

Sowohl der Brand Owner als auch der Partner können Forderungen kopieren.

Überprüfung des Auszahlungsstatus einer Forderung

Um herauszufinden, ob für eine Position eine Auszahlung erfolgt ist, können sowohl der Brand Owner als auch der Partner Zahlungsinformationen aus SAP ERP ansehen. Dabei muss mindestens eine Position den Status Genehmigt haben, und die Abrechnung muss abgeschlossen sein. Informationen zum Stand der Auszahlung sehen Sie im Zuordnungsblock Zahlungsinformationen.