Aktionsverarbeitung

Sie verwenden die Aktionsverarbeitung, um Aktionen (nachgelagerte Aktivitäten in einem Geschäftsprozess), die in der Fakturierung relevant sind, zu ermitteln und zu bearbeiten. Die ermittelten Aktionen werden durch Anstoßen des Post Processing Framework (PPF) ausgeführt. Sie können die Ermittlung und Bearbeitung z. B. folgender Aktionen auslösen:

Fakturadruck
Ausgabe der Faktura per Fax
Ausgabe der Faktura per E-Mail
Auslösen von Workflows (z.B. an den zuständigen Sachbearbeiter)
Aufruf von Methoden (als Möglichkeit für Kundenerweiterungen zur Aktionsverarbeitung)

Voraussetzungen

Sie haben vor der Fakturierung alle relevanten Geschäftspartner angelegt.

Die Geschäftspartnerdaten spielen eine zentrale Rolle in der Aktionsverarbeitung. Im Standardsystem müssen Aktionen für die Geschäftspartnerrollen „Rechnungsempfänger“ und „Rechnungskopienempfänger“ ermittelt werden. Für alle anderen Geschäftspartnerrollen ist die Aktionsfindung hingegen optional.
Sie haben alle relevanten Einstellungen im Customizing für die Partnerverarbeitung vorgenommen. Dies ist im Customizing für Customer Relationship Management unter Fakturierung Services Partnerverarbeitung einrichten beschrieben.

Es werden nur diejenigen Geschäftspartner geprüft und in der Fakturierung weiter bearbeitet, die aus SAP-CRM-Geschäftsvorgängen übergeleitet werden.
Sie haben folgende Einstellungen im Customizing für Customer Relationship Management unter Grundfunktionen Aktionen Aktionen in der Fakturierung Aktionen und Bedingungen ändern vorgenommen:
- Wie die Aktionen weiterverarbeitet werden, definieren Sie in der Aktivität Aktionsprofile und Aktionen definieren.
- Sie haben die Verarbeitungsbedingungen definiert, unter denen eine bestimmte Verarbeitungsart aufgerufen werden soll. Hierfür wählen Sie Bedingungen definieren.
  
  Sie könnten z. B. festlegen, dass die Verarbeitungsart „Fakturadruck“ standardmäßig aufgerufen wird, und dass außerdem ein Workflow ausgelöst wird, durch den der zuständige Mitarbeiter informiert wird, wenn Beträge im Rechnungswesen gebucht werden (Überleitungsstatus „Übergeleitet“).
Sie haben im Customizing für Customer Relationship Management unter Fakturierung Fakturaarten definieren das Aktionsprofil zu einer Fakturaart zugeordnet. Damit legen Sie fest, welche Aktionen mit der Aktionsverarbeitung bei einer bestimmten Fakturaart ermittelt werden sollen.

Aktivitäten

Aktionsfindung

Sobald Sie eine Faktura gesichert oder eine Sammelfakturierung ausgelöst haben, ruft das System im Hintergrund die Aktionsfindung auf. Durch Aufruf des PPF ermittelt das System für jede Faktura Folgendes:

Empfänger (Rechnungsempfänger oder Rechnungskopienempfänger)
Anzahl der gesendeten Fakturakopien
Ausgabemedium (z. B. Druck, E-Mail oder Fax)
Adresse des Empfängers

Jede Kombination aus den obigen Informationen und weiteren Steuerungsdaten in einem Fakturakopf entspricht einer Aktion, die das System in einer sogenannten Aktionsliste in der Fakturierungsanwendung sichert.

Hinweis Hinweis

Jede Faktura hat genau einen Rechnungsempfänger. Jeder Rechnungsempfänger kann die Aktionsfindung für mehrere Aktionen zu einer Faktura und für verschiedene Medien (z. B. Druck und E-Mail) auslösen.

Sie können beliebig viele Kopien einer Faktura an verschiedene Empfänger senden, entweder wenn Sie eine Rechnung das erste Mal anlegen oder für Fakturen, die bereits erstellt und versendet wurden. Bei diesen Rechnungskopien handelt es sich um exakte Duplikate der Rechnungsoriginale, die gegebenenfalls mit einer zusätzlichen Kennzeichnung als Kopie versehen sind.

Ende des Hinweises

Aktionsverarbeitung

Das Standardsystem verwendet einen Selektionsreport, um Aktionen regelmäßig im Sammelgang auszuführen. Sie können die Zeit der Aktionsverarbeitung ändern. Sie tun dies im Customizing für Customer Relationship Management unter Grundfunktionen Aktionen Aktionen in der Fakturierung Aktionen und Bedingungen ändern Aktionsprofile und Aktionen definieren Aktionsdefinition . In dem Feld Verarbeitungszeit können Sie Folgendes auswählen:

sofortige Verarbeitung, wenn Sie möchten, dass das System Aktionen direkt nach der Aktionsfindung verarbeitet
Verarbeitung beim Sichern des Belegs, wenn Sie möchten, dass das System Aktionen verarbeitet, wenn Fakturadaten auf der Datenbank verbucht werden

Das System verarbeitet einzelne Aktionen in der Aktionsliste wie folgt:

Lesen der Ausgabedaten:
- durch Lesen der in der Aktionsliste referenzierten Faktura
- durch Auswerten der Verarbeitungsbedingungen
Aufruf der zur jeweiligen Aktion (insbesondere zum Ausgabemedium) gehörenden Verarbeitungsmethode von SAP Smart Forms:
- durch Aufbereitung der Ausgabedaten (durch Sortierung, Gruppierung, Zwischensummenbildung und Währungsumrechnung der Ausgabedaten)
- durch Formatierung der Ausgabedaten (Anpassung an kundenspezifische Formulare und Rechnungslayouts)

Als Ergebnis erzeugt das SAP Smart Form ein entsprechendes Ausgabedokument (z. B. eine gedruckte Rechnung) und sendet dieses automatisch an den zugehörigen Empfänger weiter.