Arbeitsstatus einrichten 
Mithilfe dieser Funktion können Sie einen Bereich (oder eine Datenscheibe) in einer Anwendung sperren. Die Einstellung des Arbeitsstatus übersteuert die Schreibrechte eines Benutzers für einen bestimmten Bereich. Ein Datenbereich wird durch drei bis fünf Dimensionen je Anwendung definiert; eine davon hat die Eigenschaft Owner.
Wenn Sie den Arbeitsstatus einrichten, legen Sie Folgendes fest:
Arbeitsstatus – die Codes, die sich auf den physischen Status von Daten beziehen (z. B. Submitted)
Sicherheitsstufe – die Benutzer oder Teams, die Daten im System ändern können; die Optionen sind Alle, Gesperrt (kein Benutzer), Manager und Owner. Siehe Berechtigungen zur Datenänderung weiter unten.
Die Benutzer oder Teams, die den Arbeitsstatus ändern können, d. h. Owner, Manager oder Beide. Siehe Berechtigungen zur Arbeitsstatuseinstellung weiter unten.
Methode der Datenaktualisierung – das Verfahren, mit dem der Kunde Daten aktualisiert. Siehe Aktualisierungsmethode weiter unten.
Push – entspricht dem Ankreuzfeld Alle unterg. Elemente einschließen beim Einstellen der Arbeitsstatus; Sie können damit einen Arbeitsstatuscode für alle untergeordneten Elemente eines Elements setzen (das gewählte übergeordnete Element wird dadurch in der NetWeaver-Version nicht eingestellt).
Nachdem Sie die Arbeitsstatus eingestellt haben, können die Benutzer damit einer aktuellen Sicht einen Bezeichner hinzufügen und ihre Daten zur Prüfung, Genehmigung usw. sperren. Beispielsweise kann Ihr Geschäftsprozess für den Monatsabschluss erfordern, dass ein bestimmter Datensatz gesperrt wird, sodass korrekte Monatsabschlussberichte erstellt werden können. Nach einer Datenübergabe setzt der Eigentümer (Owner) den Arbeitsstatus auf Übergeben. Damit werden die Datenschnittmengen für weitere Übergaben gesperrt.
Voraussetzungen
Um diese Funktion verwenden zu können, müssen Sie in der Spalte Basishierarchie der Arbeitsstatusdimensionen die Hierarchie (H1, H2, H3, ..., Hn) angeben, die die Arbeitsstatusregeln verwendet. Siehe Arbeitsstatusdimensionen einrichten.
Um die E-Mail-Benachrichtigung bei Arbeitsstatusänderungen in der Microsoft-Version von Planning and Consolidation zu implementieren, müssen die Anwendungssatzparameter APPROVALSTATUSMAIL, APPROVALSTATUSMSG, SMTPAUTH, SMTPPASSWORD, SMTPPORT, SMTPSERVER und SMTPUSER eingerichtet sein. Um die E-Mail-Benachrichtigung bei Arbeitsstatusänderungen in der NetWeaver-Version zu implementieren, müssen die Anwendungssatzparameter APPROVALSTATUSMAIL und APPROVALSTATUSMSG sowie der ABAP-SMTP-Service eingerichtet sein. Für weitere Informationen zum Setzen von Anwendungssatzparametern siehe Anwendungssatzparameter.
Funktionsumfang
Berechtigungen zur Datenänderung
Sie können festlegen, wer zur Datenänderung im System berechtigt ist:
Alle – Alle Benutzer mit den entsprechenden Element-Zugriffsrechten können Daten ändern.
Gesperrt – Niemand kann die Daten ändern.
Manager – Nur Manager (übergeordnete Elemente der Owner) können Daten ändern.
Owner – Nur Owner können Daten ändern.
Berechtigungen zur Arbeitsstatuseinstellung
Sie legen fest, wer den Arbeitsstatus für einen Datenbereich setzen kann:
Beide – der Owner der spezifischen Element-ID und der Owner des übergeordneten Elements der spezifischen Element-ID
Owner – der Owner der spezifischen Element-ID
Manager – der Owner des übergeordneten Elements der spezifischen Element-ID
Owner/Manager bestimmen:
Owner übergeordneter Elemente agieren als Owner für die ID dieses spezifischen übergeordneten Elements.
Owner von übergeordneten Elementen agieren als Manager für ihre direkten untergeordneten Elemente – der Owner des übergeordneten Elements kann jeden spezifischen Arbeitsstatus eines direkt untergeordneten Elements ändern, die wiederum übergeordnete oder Basiselemente sein können.
Wenn die Option Alle unterg. Elemente einschließen genutzt wird, kann der Owner eines übergeordneten Elements alle untergeordneten Elemente auf allen darunter liegenden Ebenen aktualisieren.
Owner von Basis-(Blatt)-Elementen agieren ausschließlich als Owner.
Elemente (an der Spitze der Hierarchie), die über kein übergeordnetes, aber untergeordnete Elemente verfügen, agieren als Owner und als ihr eigener Manager.
ControlledBy-Regel
Ein Owner wird durch nur eines Dimensionshierarchie definiert, die OWNER-Dimension.
Ein Arbeitsstatus kann in dem Fall, dass der Manager nicht die Option Alle unterg. Elemente einschließen verwendet, für eine einzelne spezifische Element-ID gesetzt werden.
Ein Arbeitsstatus kann in dem Fall, dass der Manager die Option Alle unterg. Elemente einschließen verwendet, für eine Reihe von Element-IDs gesetzt werden.
Arbeitsstatus setzen:
Wenn der Benutzer als Owner agiert, kann er einen Arbeitsstatus wählen, der vom Owner oder von Beiden gesteuert wird.
Wenn der Benutzer als Owner agiert und kein übergeordnetes Element zum gewählten Element existiert, agiert der Owner gleichzeitig als Manager (Spitze der Hierarchie) und kann einen Arbeitsstatus setzen, der vom Owner, Manager oder Beiden gesteuert wird.
Wenn der Benutzer Owner des übergeordneten Elements in der Rolle des Managers ist, kann er die Option Alle unterg. Elemente einschließen verwenden (um den Arbeitsstatus an die untergeordneten Elemente weiterzugeben). Diese Option gilt nicht für ein Basiselement – die Owner-Rolle.
Regeln zur Reihenfolge von Arbeitsstatus
Sie können Arbeitsstatus in der Vorwärts- (progressiv) oder Rückwärtsrichtung (regressiv) setzen.
Für einen Benutzer, der als Owner agiert, spielt die Reihenfolge eine Rolle.
Der Benutzer kann nur den nächsten Arbeitsstatus (vorwärts) setzen, der vom Owner oder Beiden gesteuert wird.
Der Benutzer kann nur den vorherigen Arbeitsstatus (rückwärts) setzen, der vom Owner oder Beiden gesteuert wird.
Der Benutzer kann keinen Arbeitsstatus wählen, der einen vom Manager gesteuerten Arbeitsstatus überspringt – weder vorwärts noch rückwärts.
Für einen Benutzer, der als Manager agiert, spielt die Reihenfolge keine Rolle.
Der Benutzer kann nur einen Arbeitsstatus wählen, der vom Manager oder Beiden gesteuert wird – entweder vorwärts oder rückwärts.
Der Benutzer kann einen Arbeitsstatus wählen, der einen vom Owner gesteuerten Arbeitsstatus überspringt – entweder vorwärts oder rückwärts.
Wenn Sie nur alle Datensätze der Nicht-OWNER-Dimensionen expandieren und den aktuellen Arbeitsstatus zu jedem Datensatz finden, überprüft die Anwendung jeden einzelnen expandierten Datensatz auf die Regeln. Wenn die Prüfung bei einem Datensatz negativ ausfällt, wird die gesamte Abfrage ignoriert.
Bottom-Up-Regel
Der Arbeitsstatus eines übergeordneten Elements kann nicht höher sein als der seiner untergeordneten Elemente (Reihenfolge spielt eine Rolle).
Die Reihenfolge der Arbeitsstatus wird von oben nach unten auf dem Arbeitsstatuscode-Bild festgelegt. Der erste Code ist 0, der nächste 1 usw.
Ein untergeordnetes Element kann einen Arbeitsstatus haben, der höher als der oder gleich dem des übergeordneten Elements ist.
Für einen Benutzer, der als Owner fungiert:
Wenn ein untergeordnetes Element auf Übergeben gesetzt ist, kann sein übergeordnetes Element nicht auf Genehmigen gesetzt werden.
Wenn ein oder mehrere untergeordnete Elemente einen Arbeitsstatus haben, der niedriger ist als der des übergeordneten Elements (vorwärts), wird eine Fehlermeldung angezeigt.
Wenn der Status des übergeordneten Elements höher ist, wird eine Fehlermeldung angezeigt, wenn Sie versuchen, den Arbeitsstatus eines untergeordneten Elements zu verringern (rückwärts).
Die o. g. Regeln gelten auch, wenn der Benutzer als Manager agiert (wenn Alle unterg. Elemente einschließen gewählt ist oder der Manager einen spezifischen Arbeitsstatus für das untergeordnete Element setzt).
Für alle expandierten Datensätze (Nicht-OWNER-Dimensionen) wird das direkt übergeordnete Element daraufhin geprüft, ob es einen Arbeitsstatus hat, der niedriger als der oder gleich dem seiner untergeordneten Elemente ist. Wenn die Prüfung bei einem der untergeordneten Elemente fehlschlägt, schlägt sie für alle fehl.
Aktualisierungsmethode
Die Bereiche von Planning and Consolidation, für die Sie die Sicherheitsstufen steuern können, sind:
Datenmanager (DM) – steuert die Dateneingabe durch Funktionen wie Kopieren, Importieren oder Paket verschieben.
Journale (JRN) – steuert die Dateneingabe durch das Übermitteln von Journaleinträgen.
Web-Schnittstelle (MAN) – steuert die Datenübergabe aus dem Live-Berichtswesen.
Office-Schnittstelle (MAN) – steuert die Datenübergabe aus Berichten und Eingabeschemas.
Kommentare (COM) – steuert die Dateneingabe durch das Übermitteln von Kommentaren (unstrukturierte Daten).
Dokumente (DOCS) – steuert das Übermitteln von Dokumenten mit Anwendungskontext an die Content-Bibliothek (unstrukturierte Daten).
Arbeitsstatus definieren
Arbeitsstatus (oder Arbeitsstatuscodes) werden für den gesamten Anwendungssatz definiert (nicht je Anwendung). Es besteht zwar keine Einschränkung hinsichtlich der Anzahl der Codes, die Sie anlegen können, aber es gibt eine praktische Grenze.
In der NetWeaver-Version gibt es einen Standard-Arbeitsstatus, der an erster Stelle stehen muss und nicht geändert werden kann. Er hat den internen Code 0 und wird vom Manager und Owner gesteuert (ControlledBy ist auf Beide) gesetzt. Sie können die Aktualisierungsmethode für diesen Code ändern, aber nicht die Reihenfolge oder den ControlledBy-Wert. Sie können die Textbeschreibung ändern.
Der Standardcode lässt ein benutzerspezifisches Verhalten für den Anwendungssatz zu. Zum Beispiel:
LOCKED für alle Methoden bedeutet das Verhindern aller Datenaktualisierungen, bis der Arbeitsstatus zum nächsten Status übergegangen ist (1).
ALL für alle Methoden bedeutet, dass alle Daten zur Aktualisierung offen sind – das aktuelle und Standardverhalten.
SETUP gilt für ALLE Anwendungen im Anwendungssatz.
WRITEBACK führt immer eine Prüfung auf Sperren aus; wenn in der Sperrentabelle keine Sperren vorliegen, verhält sich das System gemäß dem eingerichteten Status (0).
Die Arbeitsstatuscodes können maximal 20 Zeichen enthalten, und ihre Beschreibungen sind auf 40 Zeichen beschränkt (wie bei der Element-ID).
Sie können die Reihenfolge der Arbeitsstatus ändern; wenn Sie dies tun, löscht das System jedoch alle Sperren für alle Anwendungen im Anwendungssatz. Durch das Löschen von Codes werden auch alle Sperren gelöscht. Das Hinzufügen von Codes am Ende der Liste und das Ändern einer Codedefinition haben keine Auswirkungen auf die vorhandenen Sperren, können sich aber für Benutzer auswirken. Wir empfehlen, dies nur während der Testphase vorzunehmen.
Informationen zum Einrichten von Arbeitsstatusdimensionen finden Sie unter Arbeitsstatusdimensionen einrichten.
Arbeitsstatusregeln
Die folgenden Regeln beschreiben das Verhalten des Arbeitsstatus:
Die Standardmethode für die Arbeitsstatusverwaltung ist Bottom-Up (von unten nach oben). Das heißt, der Status eines übergeordneten Elementes kann nicht höher sein als der der dazugehörigen untergeordneten Elemente. (Die Top-Down-Methode wird von NetWeaver nicht unterstützt.)
Der höchste Status, der für ein übergeordnetes Element gesetzt werden kann, ist der niedrigste Status seiner unmittelbar untergeordneten Elemente.
Wenn der Status eines übergeordneten Elements auf „Gesperrt“ gesetzt ist, können die untergeordneten Elemente nicht entsperrt werden.
Der niedrigste Status, der für ein untergeordnetes Element gesetzt werden kann, ist der Status seines unmittelbar übergeordneten Elements. Wenn zum Beispiel der Status des übergeordneten Elements „Übergeben“ ist, muss der Status des untergeordneten Elements mindestens „Übergeben“ sein.
Der Owner einer Entität kann den Arbeitsstatus auf jeden Status setzen, der als Owner-Status festgelegt wurde.
Der Manager einer Entität kann den Arbeitsstatus auf jeden Status setzen, der als Manager-Status festgelegt wurde.
Ein Manager ist der Owner eines übergeordneten Elements. Der Owner eines übergeordneten Elements ist der Manager aller seiner untergeordneten Elemente.
Wenn die übergeordneten Elemente mehrerer Dimensionen gesperrt werden, gilt dies für alle Elemente unter allen übergeordneten Elementen (das kartesische Produkt wird speziell als gesperrt abgelegt). In der folgenden Tabelle werden beispielsweise die Sperren gezeigt, die gesetzt werden, wenn alle untergeordneten Elemente von
entity:p1,category:actualundtime 2009.Q1einbezogen werden.Entity
Category
Time
Arbeitsstatus
Child1
Actual
2009.Jan
Upload
Child2
Actual
2009.Jan
Upload
Child1
Actual
2009.Feb
Upload
Child2
Actual
2009.Feb
Upload
Child1
Actual
2009.Mar
Upload
Child2
Actual
2009.Mar
Upload
Wenn Sie die Reihenfolge von Arbeitsstatuscodes im Admin-Client neu ordnen, werden alle Sperren gelöscht. Dies gilt auch für das Löschen eines Arbeitsstatus.
Der Wert eines übergeordneten Elements für eine Nicht-OWNER-Dimension wird nicht gespeichert. Wenn der Benutzer ein übergeordnetes Element für eine Nicht-OWNER-Dimension wählt, wird dieses auf alle Basiselemente erweitert, und nur diese werden gespeichert.
Der Wert eines übergeordneten Elements für die OWNER-Dimension wird gespeichert. In der folgenden Tabelle wird z. B. gezeigt, was für
entity:p1,category:actualundtime 2009.Q1gespeichert wird.Entity
Category
Time
Arbeitsstatus
P1
Actual
2009.Jan
Upload
P1
Actual
2009.Feb
Upload
P1
Actual
2009.Mar
Upload
Wenn die Anwendung beim Anwenden von Regeln einen Fehler feststellt, wird die gesamte Benutzerabfrage abgelehnt. In diesem Fall werden keine Datensätze aktualisiert.
E-Mails an die Owner und Manager senden
Das System kann eine E-Mail-Nachricht an die Owner und Manager einer Schnittmenge einer aktuellen Sicht senden, für die ein Arbeitsstatus und eine Owner-Dimension eingerichtet wurden. Diese Nachricht wird gesendet, wenn eine Änderung des Arbeitsstatus eingetreten ist.
Arbeitsstatus-Validierung (nur Microsoft-Version)
Um die Arbeitsstatus-Validierung zu nutzen, müssen Sie in der Admin-Konsole ein Validierungskonto einrichten. Siehe den Anwendungsparameter WORKSTATUSVALIDATE in Anwendungsparameter und Arbeitsstatusdimensionen einrichten.
Geschäftsregeln mit Arbeitsstatuseinstellungen verwenden (nur Microsoft-Version – u. U. auch für NW gültig)
In der Microsoft-Version des Systems wird die Arbeitsstatuseinstellung überprüft, bevor die folgenden Geschäftsregeln angewandt werden:
Kontentransformation (SpRunCalcAccount)
Währungsumrechnung (SpRunConversion, SpRunConversion_Light)
Konzerninterne Buchung (SpICData, SpICBooking)
Automatische Anpassung (SpRunConso)
Übertrag (SpCopyOpening)
US-Verrechnung (SpRunElim)
Validierungsregeln (SpRunValid)
Zusammenfassung (SpCopyCategory)
Arbeitsstatus löschen
Sie können einen zurzeit nicht verwendeten Arbeitsstatus löschen, indem Sie Arbeitsstatusaufgaben aufrufen und Neuen Arbeitsstatus löschen wählen.
Aktivitäten
Sie legen Arbeitsstatus an, um den Status der Daten entlang Ihrer Geschäftsprozesse wiederzugeben. Beispiele sind Entsperrt, Übergeben und Genehmigt. In Planning and Consolidation gibt es keine vordefinierten Arbeitsstatus. In der Admin-Konsole wählen Sie 
Arbeitsstatus 
Neuen Arbeitsstatus hinzufügen 
.
Sie können die Reihenfolge ändern, in der die Arbeitsstatus im System angezeigt werden, indem Sie in der Admin-Konsole Arbeitsstatus und dann im Aktionsbereich Arbeitsstatusaufgaben die Option Arbeitsstatus umordnen wählen.
Um das System so einzurichten, dass bei Änderung eines Arbeitsstatus eine E-Mail-Nachricht an Owner und Managers gesendet wird, stellen Sie den Anwendungssatzparameter APPROVALSTATUSMAIL auf Ja. Um den Inhalt der E-Mail anzupassen, ändern Sie den Anwendungssatzparameter APPROVALSTATUSMSG. Für weitere Informationen zu diesen Anwendungssatzparametern siehe die oben erläuterten Voraussetzungen sowie Anwendungssatzparameter.