Zusammenarbeit mit Teammitgliedern 

Verwendung

Der IT-Prozess beschreibt, wie Mitgliedern eines Projektteams ihre Arbeit im virtellen Raum organisieren. Dabei stehen im Raum alle Funktionen zur Verfügung, die in der entsprechenden Raumvorlage vorgesehen sind, z. B. Onlinekommunikation in Echtzeit, Projektplanung mit einem gemeinsamen Teamkalender, Verwaltung von Aufgaben der Teammitglieder, gemeinsame Nutzung der im Raum abgelegten Informationen etc.

Verwendung des Prozesses

Dieser IT-Prozess ist Bestandteil von folgendem IT-Szenario:

IT-Szenario	Szenariovariante
Enabling User Collaboration	Zusammenarbeit in virtuellen Räumen

Voraussetzungen

●     Die in den Raum integrierte Auswertung ist wie im IT-Szenario Enterprise Reporting, Query and Analysis (Verwendungsart BI) beschrieben erstellt worden. 

●     Alle Teammitglieder sind durch die Portalrolle Collaboration zur Verwendung von virtuellen Räumen berechtigt.

●     Alle Teammitglieder sind im Raum als Mitglieder mit bestimmten Raumrollen registriert.

Ablauf

Der folgende IT-Prozess läuft in den Verwendungsarten Enterprise Portal (EP) und BI Java Components (BI-Java) ab:

...

       1.      Onlinebesprechung planen

Der Teamleiter plant die Onlinebesprechung im Teamkalender des Raums. Dabei synchronisiert das System die Terminserie in die Groupware-Kalender (z. B. in die Outlook-Kalender) der Teammitglieder.

       2.      System generiert BI-Auswertung (BI-Java)

Beispiel: Da die Verkaufszahlen in einem Verkaufsgebiet einen Schwellenwert erreicht haben, überträgt das System die entsprechende BI-Auswertung in den Teamraum (siehe IT-Prozess Broadcasting).

       3.      Onlinebesprechung abhalten

Um das aufgetretene Problem zu besprechen, setzt der Teamleiter eine WebEx-Onlinebesprechung im Raum auf. Die Teammitglieder wählen sich zum Besprechungszeitpunkt unter der vorgegebenen Telefonnummer in die Besprechung ein. Die Präsentation des Teamleiters kann von allen Teammitgliedern auf deren eigenem Desktop verfolgt werden. Das Gespräch erfolgt telefonisch.
Ein Teammitglied protokolliert die Gesprächspunkte und die Ergebnisse der Besprechung.

       4.      Aufgaben den Teammitgliedern zuordnen

Während der Besprechung erfasst der Teamleiter Aufgaben für die einzelnen Teammitglieder. In der Aufgabenverwaltung kann der Status der Aufgabenbearbeitung verfolgt werden. Die Aufgaben können auch von Teammitgliedern erfasst werden.

Ergebnis

Die Teammitglieder haben von ihren jeweiligen Arbeitsplätzen aus an der Besprechung teilgenommen, relevante Informationen ausgetauscht und wichtige Fragen gemeinsam erörtert. Gleichzeitig wurden anhand der aktuellen Auswertungsergebnisse die erforderlichen Schritte beschlossen und den verantwortlichen Teammitgliedern als Aufgaben zugewiesen. Das Protokoll und die verwendeten Dokumente können nach der Besprechung im Raum jederzeit eingesehen werden.