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Hintergrunddokumentation Queries im Controlling  Dokument im Navigationsbaum lokalisieren

Adressaten und Berichtstypen

Zu den Bereichen des Controlling werden jeweils einfache Regel- und detailliertere Analyseberichte ausgeliefert (s.o.). Regelberichte sind einfacher aufgebaut als Analyseberichte und leicht zu bedienen. Der Verantwortliche kann für genau seine Objekte schnell sehen, wo es Auffälligkeiten gibt, die genauer analysiert werden sollten. Beispiele für solche Berichte:

Kostenstelle (Bereich): Plan/Ist Perioden

Fertigung: Übersicht Istkosten laufendes Geschäftsjahr

Prozeß (Detail): Kosten Soll/Ist Situation

Wenn so ein Mitarbeiter (z.B. ein Kostenstellenverantwortlicher) in seinem Bericht Auffälligkeiten, Abweichungen, nicht zu erklärende Ergebnisse, etc. feststellt, dann kann er sich an den Spezialisten (Controller) wenden. Der Controller kann dann mit den anspruchsvolleren Analyseberichten den Auffälligkeiten auf den Grund gehen. In diesen Berichten können Objekte frei gewählt werden, die Berichte sind hoch flexibel und drill-down-fähig, um tiefergehende Analysen zu ermöglichen. Beispiele für solche Berichte:

Kostenstelle (Bereich): Analyse Leistungsartentarif

Zugänge: Analyse - Istpreise in allen Währungen

Prozeß (Bereich): Analyse Prozeßmenge Plan/Ist

Queries für das mySAP Workplace Unternehmensportal für Manager

Queries, deren Titel mit "WEB" beginnt, sind vor allem für den Einsatz in den Web Cockpits des Unternehmensportals für Manager gedacht, können allerdings auch einzeln gestartet werden.

Siehe auch:

WEB: Meine Kostenstellen Planung – Web Cockpit

WEB: Meine Aufträge aktuelle Situation - Web Cockpit

WEB: Meine Kostenstellen aktuelle Situation - Web Cockpit

WEB: Meine Aufträge Budget - Web Cockpit

WEB: Meine Projekte Budget - Web Cockpit

WEB: Meine Projekte Plan/Ist - Web Cockpit

Währung

Bei der Einrichtung der Queries ist davon ausgegangen worden, daß der Controller oder Objektverantwortliche einen Bereich mit einer lokalen Währung betreut. Voreingestellt ist im Filter meist der Währungstyp des Buchungskreises (10) oder der des Controlling-Objekts (70). Dies ist natürlich nur ein Vorschlag, den Sie ändern können, wenn Sie eine Query kopieren.

Hinweis

Wenn Sie mit einer identischen Buchungskreis- und Kostenrechnungskreis-Währung arbeiten, so wird im R/3 Controlling-Objekt ggf. der Währungstyp „10" nicht fortgeschrieben. Dadurch enthalten die Standard-Queries dann keine Daten. Sie sollten in diesem Fall die Queries kopieren und den Währungstyp „10" (Buchungskreis-Währung) durch die Einstellung „20" (Währungstyp des Kostenrechnungskreises) oder durch eine Variable ersetzen.

Strukturen

Viele Queries für Regelberichte verwenden Strukturen wie Perioden, Quartale, Situation aktuelle Periode oder Perioden (kumuliert). Diese Berichte sind meist eingeschränkt auf das aktuelle Geschäftsjahr. Durch die Strukturen erhalten die Berichte automatisch eine Zeiteinteilung – die Daten werden eben z.B. nach Perioden oder Quartalen gegliedert dargestellt. Dies vereinfacht für Sie das Erstellen von Regelberichten.

Hierarchien

Bestimmte R/3-Stammdaten wie Kostenstelle (0COSTCENTER), Kostenart (0COSTELMNT) und Geschäftsprozeß (0ABCPROCESS) können in Hierarchien gegliedert werden. Diese Hierarchien können – sofern Sie in Ihrem R/3-System vorhanden sind – zu den jeweiligen InfoObjekten geladen werden. Sie haben dann in den Berichten, die mit Hierarchien arbeiten, die Möglichkeit, in den einzelnen Hierarchiestufen zu navigieren. Außerdem werden etwaige Zwischen- und Endsummen dargestellt.

Achtung

Nach dem Laden muß die Hierarchie aktiviert werden, erst dann kann mit den Hierarchien gearbeitet werden! Wenn Sie die Hierarchie nicht geladen und aktiviert haben, erscheinen die Daten nur als flache Liste.

Exceptions

Für einige Queries sind Exceptions, Ausnahmebedingungen, definiert und ausgeliefert worden. Dadurch werden die Daten bei einer bestimmmten Wertüberschreitung farblich hervorgehoben dargestellt, z.B. rot oder gelb. So werden z.B. Abweichungen über 10% rot unterlegt, solche über 5% gelb, etc.

Auch diese Voreinstellungen haben Beispielcharakter, Sie können die Ausnahmebedingungen in der kopierten Query natürlich Ihren Bedürfnisssen anpassen, also verändern oder löschen.

Hinweis

Der Informationsgehalt eines Workbooks kann sich erhöhen, wenn Sie die Daten sinnvoll sortieren. Wenn Sie z.B. mit Exceptions auf Abweichungen arbeiten, sollten Sie die Abweichungen der Größe nach ordnen.

SAPExit Zeitvariablen

Es werden eine Reihe von SAPExit Zeitvariablen mitgeliefert, z.B. „alle Perioden des vorigen Geschäftsjahres", „kumuliert bis zur vorigen Geschäftsjahres-Periode", „aktuelle Geschäftsjahresperiode", „vorige Geschäftsjahresperiode", etc.

Diese Variablen sind besonders nützlich, wenn Sie eigene Regelberichte bauen wollen. Die Variablen bestimmen automatisch den Zeitaum, für den die Berichte generiert werden, sofern die Variable in den Filter der Query als Einschränkung an einem Zeitmerkmal hinterlegt wird oder indem eine Kennzahl mit Hilfe der Variablen eingeschränkt wird (z.B. Istkosten aktueller Monat oder Istkosten Vormonat).

Wird z.B. ein Kostenstellenbericht mit der Variablen „kumuliert bis zur vorigen Geschäftsjahres-Periode" im September aufgerufen, enthält er die Daten von 01 bis 08 - beim Aufruf im Oktober die von 01 bis 09.

Achtung

Damit diese Variablen (z.B. aktuelles Geschäftsjahr) gefüllt werden können, muß die Geschäftsjahresvariante vorher gesetzt worden sein. Nur so kann vom Systemdatum aus das aktuelle Geschäftsjahr, die Vorperiode, das vorige Geschäftsjahr, etc. ermittelt werden. Wenn Sie die SAP-Exit-Variable 0P_FVAEX verwenden, wird die Geschäftsjahresvariante automatisch aus dem Kostenrechnungs- oder Buchungskreis ermittelt.

Verwenden Sie in Ihrem Unternehmen nur eine Geschäftsjahresvariante, tragen Sie diese am besten als Konstante in die jeweilige Query ein.

Variablen – vom Benutzer zu füllen

Eine Reihe von Queries zeigen im Bereich von Filtern, freien Merkmalen oder Zeilen InfoObjekte mit Variablen, die vom Benutzer zu füllen sind.

Aus der Dokumentation zu den einzelnen Queries oder im Query-Builder können Sie sehen, welche Variablen jeweils verwendet werden. Neben der Bezeichnung wird auch angegeben, was für ein Typ von Variable verwendet wurde, z.B.

„Einzelwerteingabe, Pflicht" – der Benutzer muß einen Einzelwert eingeben

„Intervalleingabe, Pflicht" - der Benutzer muß ein Wertintervall eingeben

„Selektionsoptionen, optional" - der Benutzer kann die Auswahl mit Hilfe von Selektionsoptionen einschränken (z.B. „von ... bis Kostenstelle").

Hinweis

Die von SAP ausgelieferten Queries enthalten teilweise mehr Eingabevariablen als im konkreten Einsatz bei einem bestimmten Unternehmen benötigt werden. SAP kann z.B. nicht wissen, welcher technische Schlüssel für den Kostenrechnungskreis in Ihrer Firma benutzt wird. Daher wurde z.B. der Kostenrechnungskreis in den ausgelieferten Queries als Eingabevariable realisiert.

Wenn Sie Queries kopieren, geben Sie Ihre speziellen Daten vor (hinterlegen Sie z.B. den Kostenrechnungskreis als Konstante) – so reduzieren sich die Eingaben, die der spätere Benutzer vornehmen muß.

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