Gemeinsame Ordner 

Verwendung

Damit Portalbenutzer im iView Einstiegspunkte direkt zu den gemeinsamen Ordnern ihrer jeweiligen Gruppen navigieren können, müssen Sie in einem zentralen Ordner Links auf die Ordner der Gruppen anlegen.

 

Funktionsumfang

Die Ordner, auf die Gruppen von Benutzern – wie z. B. Abteilungen oder andere Organisationseinheiten – regelmäßig zugreifen, können tief in den Ordnerhierarchien unterschiedlicher Repositories liegen. Im iView Einstiegspunkte ermöglichen Sie Benutzern an einem zentralen Ort direkten Zugriff auf die gemeinsamen Ordner ihrer jeweiligen Gruppen. Jeder Benutzer sieht im iView Einstiegspunkte ausschließlich diejenigen gemeinsamen Ordner, für die er Berechtigungen besitzt.

 

Aktivitäten

So ermöglichen Sie Benutzern Zugriff auf gemeinsame Ordner:

...

       1.      Legen Sie einen Ordner an.

Standardmäßig muss dies der Ordner /documents/commonfolders sein. Ihr Systemadministrator kann in der Konfiguration einen anderen Ordner festlegen.

Der Ordner commonfolders (oder ein anderer vom Administator festgelegter Ordner) darf ausschließlich Links, jedoch keine Unterordner oder Dokumente enthalten.

 

       2.      Legen Sie in diesem Ordner Links auf die Arbeitsordner der verschiedenen Gruppen an.

Die Zielordner können in beliebigen Repositories liegen.

 

       3.      Legen Sie im Details-Dialog der Links die Berechtigungen für die Links fest.

Erteilen Sie den jeweiligen Gruppen Leseberechtigung für die Links.

 

Die Liste der gemeinsamen Ordner eines Benutzers bleibt innerhalb einer Sitzung konstant. Im iView Einstiegspunkte, im Kopieren- oder Verschieben-Dialogfenster und im Menü Wechseln zu können Sie die gemeinsamen Ordner erst sehen, nachdem Sie sich erneut am Portal angemeldet haben.

 

Beispiel

Organisation von gemeinsamen Ordnern

Im Ordner commonfolders legen Sie folgende Links an:

·        Link A zeigt auf den Arbeitsordner von Gruppe A. Sie erteilen Gruppe A Leseberechtigung für den Link.

·        Link B zeigt auf den Arbeitsordner von Gruppe B. Sie erteilen Gruppe B Leseberechtigung für den Link.

 

Was sehen die Benutzer?

Wenn ein Benutzer nur Mitglied von Gruppe A ist, sieht er im iView Einstiegspunkte unter Gemeinsame Ordner nur den Link auf Ordner A.

Wenn ein Benutzer nur Mitglied von Gruppe B ist, sieht er nur den Link auf Ordner B.

Wenn ein Benutzer Mitglied in beiden Gruppen ist, sieht er beide Links.