Prozess

Zum wesentlichen Prozess des Retention Managements gehören das Anlegen und Pflegen der Regelwerke für Ihre Daten sowie die Verschiebung der Daten aus der Systemdatenbank in das Ablagesystem über die Datenarchivierung. Die verschiedenen Archivierungsoptionen werden den unterschiedlichen Anforderungen an die Datenträgerverwaltung, die Datenvernichtung und die Systemstilllegung gerecht. Die folgende Abbildung veranschaulicht die verschiedenen Aspekte des Retention Management:

Ein Teil des Retention Management ist das Legal Case Management, das als Funktion für die Ausnahmebehandlung betrachtet werden kann. Daten, die einen Rechtsfall betreffen, müssen häufig „eingefroren“ werden, d. h., sie werden mit einem Legal Hold versehen, um später vor Gericht vorgelegt werden zu können. Mithilfe des Legal Case Management können Sie Rechtsfälle anlegen, die dazugehörigen Daten suchen und diese mit Legal Holds versehen. Die Legal Holds setzen die Aufbewahrungsregeln des IRM außer Kraft; d. h., auch wenn die Aufbewahrungsfrist für ein Datenobjekt abgelaufen ist und dieses eigentlich vernichtet werden könnte, wird es durch das Legal Hold geschützt, bis der Rechtsfall abgeschlossen ist. Die Legal Holds müssen durch einen Bericht propagiert werden, der in regelmäßigen Abständen eingeplant werden kann. Zum Legal Case Management gehören die folgenden Schritte: