Anlegen von Räumen
Verwendung
Der IT-Prozess beschreibt, wie ein Benutzer im Portal einen virtuellen Arbeitsbereich (Raum) für die Organisation und Durchführung von Team- bzw. Projektarbeit anlegt. Das Anlegen erfolgt über den Raum-Anlegeassistenten, der schrittweise durch den Anlegevorgang führt.
Der Benutzer legt den Raum anhand der dafür vorgesehenen Vorlage an. Das System übernimmt aus der Vorlage die Navigationsstruktur, den Seitenaufbau sowie die Inhalte, Berechtigungen und Voreinstellungen für den Anwendungszweck des Raums.
Verwendung des Prozesses
Dieser IT-Prozess ist Bestandteil von folgendem IT-Szenario:
IT-Szenario |
Szenariovariante |
Enabling User Collaboration |
Zusammenarbeit in virtuellen Räumen |
Voraussetzungen
● Der Benutzer ist durch die Portalrolle Collaboration Room Creation zum Anlegen von Räumen berechtigt. Diese Rolle erhalten Power-User, die als Bindeglied zwischen Fach- und IT-Abteilung andere Benutzer betreuen.
● Die benötigten Raummitglieder sind durch die Portalrolle Collaboration zum Benutzen von Räumen berechtigt.
Ablauf
Der folgende IT-Prozess läuft in der Verwendungsart Enterprise Portal (EP) ab:
...
1. Raum-Anlegeasistenten starten
Dieser Assistent führt durch die einzelnen Anlegeschritte.
2. Attribute des Raums eingeben
Der Benutzer gibt im ersten Schritt die allgemeinen Raumattribute wie Bezeichnung und Beschreibung ein und ordnet den Raum einer Kategorie zu.
3. Raumvorlage auswählen
Die Zuordnung der Raumvorlage ist ein entscheidender Schritt beim Anlegen des Raums. In der Raumvorlage sind die Struktur des Raums (Seiten und iViews) festgelegt und die Raumrollen mit ihren Seitenberechtigungen definiert.
4. Optional: Angeforderte Parameterwerte eingeben
Falls in der Raumvorlage externe Parameter – wie z. B. eine interne Auftragsnummer für die Projektarbeit – vorgesehen sind, fragt das System den Wert jedes Parameters beim Anlegen des Raums ab. Solche Parameterwerte werden im Raum entsprechend der Konfiguration der Raumvorlage verwendet.
5. Raummitglieder einladen
Der Anleger des Raums kann entweder sich selbst zum Verwalten des Raums – und damit zum Zugriff auf die Mitgliederliste – berechtigen oder einen anderen Benutzer als Raummitglied mit der Verwaltungsberechtigung für den Raum (spezielle Raumrolle) eintragen. Das System überprüft, ob mindestens ein Raummitglied zur Verwaltung des Raums berechtigt ist.
Der Verwalter des Raums nimmt neue Teammitglieder in die Mitgliederliste des Raums auf. Hierbei handelt es sich um einen Registrierungsvorgang. Jedes Mitglied wird in die Mitgliederliste eingetragen und mit den benötigten Raumrollen (Zugangsberechtigungen für die Seiten des Raums) versehen. Die Raumrollen gewähren jedem Mitglied den Zugang zu den für die Teamarbeit relevanten Informationen, Anwendungen und Diensten. Jedes neu registrierte Raummitglied erhält automatisch per E-Mail eine Benachrichtigung mit dem Link zum Betreten des Raums.
Ergebnis
Der Raum ist angelegt und die Mitglieder sind eingeladen und können den Raum über den per E-Mail gelieferten Link betreten.