Gemeinsame Nutzung der Dokumente 

Verwendung

Der IT-Prozess beschreibt die Nutzug von Dokumenten durch die Raummitglieder.

Verwendung des Prozesses

Dieser IT-Prozess ist Bestandteil von folgendem IT-Szenario:

IT-Szenario	Szenariovariante
Enabling User Collaboration	Zusammenarbeit in virtuellen Räumen

Ablauf

Der folgende IT-Prozess läuft in der Verwendungsart Enterprise Portal (EP) ab:

...

       1.      Dokumentenstruktur definieren

Beim Anlegen des Raums hat das System im Knowledge-Management-Repository einen Ordner für Dokumente des Raums angelegt. Der Teamleiter (Raumverantwortliche) kann zwecks Strukturierung der Raumdokumente Unterordner anlegen. In die Ordner können Dokumente – z. B. als Vorlagen – hochgeladen werden.

       2.      Berechtigungen für Ordner und Dokumente definieren

Der Teamleiter (Raumverantwortliche) kann für Ordner und Dokumente, die im Knowledge-Management-Repository für den Raum angelegt sind, unterschiedliche Zugriffsrechte definieren. So können z. B. nur die Benutzer, die an der Planung beteiligt sind, den Zugriff auf Projektplanungsdokumente erhalten.

       3.      Dokumente erstellen

Der Raumverantwortliche erstellt die benötigten Dokumente im Raumordner des Knowledge-Management-Repositories.

       4.      Auf Dokumente zugreifen

Benutzer suchen die benötigten Dokumente und öffnen sie.

       5.      Knowledge-Management-Services nutzen

Benutzer führen bei der Arbeit mit Dokumenten Standarddateioperationen durch und nutzen KM-Services wie z. B. Feedback und Diskussionen zu Dokumenten.

Ergebnis

Die Dokumente im Raum bieten eine einheitliche Informationsbasis für alle Aktivitäten des Teams.