Lokale Bearbeitung von Dokumenten 

Einsatzmöglichkeiten

Sie können Dokumente aus KM-Ordnern auf Ihrem lokalen PC bearbeiten. Solange Sie ein Dokument auf Ihrem lokalen Rechner in Bearbeitung haben, ist es ausgecheckt. Das heißt, das Dokument im KM-Ordner ist für die Bearbeitung durch andere Personen gesperrt, und eine Kopie des Dokuments befindet sich in einem temporären Ordner auf Ihrer lokalen Festplatte.

Nachdem Sie ein Dokument lokal bearbeitet haben, müssen Sie es vom gleichen Rechner wieder in den KM-Ordner einchecken. Dabei hebt das System die Sperre auf.

Für jedes ausgecheckte und noch nicht wieder eingecheckte Dokument finden Sie einen Eintrag in Ihrem Zentralen Arbeitsvorrat

 

Voraussetzungen

Auf Ihrem lokalen PC ist eine Anwendung für die Bearbeitung des jeweiligen Dokuments vorhanden.

Die Funktion Später einchecken  ist nur dann verfügbar, wenn in dem Repository, in dem die Datei abgelegt ist, der Application-Property-Service (properties) aktiv ist. Wenn Sie diese Funktion z. B. im Ordner Persönliche Dokumente nutzen wollen, muss ein Administrator den Service im Userhome-Repository aktivieren.

Das Aus- und Einchecken von Dokumenten wird je nach Systemkonfiguration von einem Java-Applet oder ActiveX-Control gesteuert. Wenn Sie die Funktion Lokal bearbeiten erstmals aufrufen, werden Sie aufgefordert, die dafür benötigte Software auf Ihrem PC zu installieren. Folgen Sie den Installationsanweisungen auf dem Bildschirm. Weitere Informationen finden Sie im Administrationsleitfaden unter Online-Bearbeitung und lokale Bearbeitung.

 

Ablauf

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       1.      Sie navigieren zum Dokument und wählen den Befehl Lokal bearbeiten.

Das System lädt eine Kopie des Dokuments in einen temporären Ordner auf Ihrer lokalen Festplatte herunter und öffnet das Dokument in der jeweiligen PC-Anwendung. Es hängt von den Einstellungen Ihres lokalen PCs ab, in welcher Anwendung das Dokument geöffnet wird.

Das System sperrt das Dokument im Portal, um eine gleichzeitige Bearbeitung durch mehrere Personen zu unterbinden.

Im Zentralen Arbeitsvorrat wird auf der Registerkarte Tracking ein Eintrag angezeigt, der Sie daran erinnert, dass Sie das Dokument lokal in Bearbeitung haben.

 

       2.      Sie bearbeiten das Dokument und sichern es in der PC-Anwendung.

 

       3.      Sie wählen im Portal eine der folgenden Optionen:

¡        Jetzt einchecken

Das System lädt das Dokument in seinen ursprünglichen Ordner im Portal hoch, löscht das Dokument auf Ihrer lokalen Festplatte und löscht den Eintrag im Zentralen Arbeitsvorrat. Die Sperre wird aufgehoben.

¡        Später einchecken

Das System lässt das Dokument auf Ihrer lokalen Festplatte und lässt den Eintrag im Zentralen Arbeitsvorrat stehen. Das Dokument bleibt im Portal gesperrt.

¡        Lokale Bearbeitung abbrechen

Das System löscht das Dokument auf Ihrer lokalen Festplatte, lädt es nicht ins Portal hoch und löscht den Eintrag im Zentralen Arbeitsvorrat. Die Sperre wird aufgehoben.

 

Wenn Sie das Dokument sofort einchecken oder die lokale Bearbeitung abbrechen, ist der Bearbeitungsprozess abgeschlossen. Andernfalls können Sie zu einem späteren Zeitpunkt die Bearbeitung fortsetzen, das Dokument einchecken oder die lokale Bearbeitung (d. h. das Auschecken) abbrechen. Diese Befehle sind an folgenden Stellen verfügbar:

·        im Zentralen Arbeitsvorrat (Registerkarte Tracking)

·        im Details-Dialogfenster des Dokuments (Aktionen ® Einchecken)

Der Befehl Einchecken ist im Menü des Details-Dialogs nur dann sichtbar, wenn Sie das Dokument in Bearbeitung genommen und noch nicht wieder eingecheckt haben.

 

Siehe auch:

Benachrichtigungen im Zentralen Arbeitsvorrat