Genehmigungsverwaltung 

Verwendung

Mit diesem Report können Sie mit Hilfe verschiedener Auswahlparameter nach Ordnern und Dokumenten suchen, die einem Genehmigungsprozess unterliegen. Einige Verwendungsbeispiele:

●      Alle Dokumente eines bestimmten Autors finden, die sich gerade im Status Zur Genehmigung befinden.

●      Alle Ordner und Dokumente finden, in denen ein bestimmter Benutzer in der Liste der Genehmigenden eingetragen ist. Wahlweise können Sie den Benutzer durch einen anderen Benutzer (Nachfolger) ersetzen.
Der Benutzer wird sowohl in den Genehmigungslisten von Ordnern ersetzt als auch in den Genehmigungslisten von Dokumenten, für die der Genehmigungsprozess bereits läuft.

●      Alle Ordner und Dokumente finden, in denen die Liste der Genehmigenden leer ist oder in denen einem Genehmigungsschritt kein Benutzer zugeordnet ist.

 

Funktionsumfang

Der Report durchsucht ausschließlich Ordner, in denen der Genehmigungsprozess aktiv ist.

Der Report findet sowohl Ordner als auch Dokumente, auf die die Auswahlparameter zutreffen.

Für diesen Report können Sie folgende Einstellungen vornehmen:

Umfang

Parameter	Beschreibung
Speicherort	Sie können den Report auf bestimmte Repositories oder Ordner (einschließlich aller untergeordneten Ordner) einschränken. Geben Sie alle Repositories und Ordner an, die durchsucht werden sollen.
Maximale Ergebnisse	Wenn das System die entsprechende Zahl von Objekten gefunden hat, bricht es die Suche ab.

 

Parameter

Parameter	Beschreibung
Autor	Benutzername des Autors, nach dem gesucht werden soll
Genehmigender	Benutzername, der in der Liste der Genehmigenden gesucht werden soll
Status	Dokumentstatus, nach dem gesucht werden soll
Leere Liste von Genehmigenden	Ordner und Dokumente suchen, in denen die Statusverwaltung aktiv, jedoch kein Genehmigungsschritt definiert ist
Leere Schritte in der Liste von Genehmigenden	Ordner und Dokumente suchen, in denen einem Genehmigungsschritt kein Benutzer zugeordnet ist

 

Die Parameter sind durch UND verknüpft (mit Ausnahme von Leere Liste von Genehmigenden und Leere Schritte in der Liste von Genehmigenden). Wenn Sie z. B. die Felder Autor und Status ausfüllen, findet das System ausschließlich Objekte, die vom angegebenen Autor stammen und den angegebenen Status besitzen.

Wenn Sie nach einem Genehmigenden suchen, findet das System nur Dokumente, die bereits zur Genehmigung vorgelegt wurden.

Wenn der Autor ein Dokument zur Genehmigung vorlegt, erzeugt das System eine Kopie der Genehmigungsliste des Ordners und ordnet sie dem Dokument zu. Erst ab diesem Zeitpunkt besitzt ein Dokument eine eigene Genehmigungsliste.

 

Befehle

Parameter	Beschreibung
Ersetzen	Bisherigen Genehmigenden in allen gefundenen Genehmigungslisten durch Ersatzgenehmigenden ersetzen (siehe Registerkarte Parameter)
Ersatzgenehmigender (wird erst angezeigt, nachdem Sie Ersetzen markiert haben)	Name des Benutzers, der den bisherigen Genehmigenden in allen gefundenen Genehmigungslisten ersetzen soll Dieser Benutzer muss in der Benutzerverwaltung existieren.