Verwaltung von Raumlebenszyklen 

Verwendung

Dieser IT-Prozess zeigt, wie Räume während ihres Lebenszyklus verwaltet werden können. Zur Verwaltung eines Raumlebenszyklus gehören Schritte, um den Raum an die aktuellen Erfordernisse anzupassen sowie Schritte, um die Verfügbarkeit des Raums im Portal zu steuern. Der Prozess ist für Benutzer mit folgenden Berechtigungen verfügbar:

●     Raumverwalter

Benutzer, deren Raumrolle die spezielle Administrationsberechtigung für Daten des Raums hat, können Raumattribute ändern und mit einer eigenen Verwaltungsfunktion alle Räuem verwalten, in denen sie selbst die Verwalterrolle haben. 

●     Raumverantwortlicher

Benutzer können die Räume verwalten, in denen sie selbst als Raumverantwortlicher eingetragen sind.

●     Content-Administrator

Benutzer mit der Portalrolle Content-Administration können den Lebenszyklus der im Portal vorhandenen Räume raumübergreifend verwalten. Der Content-Administrator muss nicht selbst Mitglied der verwalteten Räume sein.

Verwendung des Prozesses

Dieser IT-Prozess ist Bestandteil von folgendem IT-Szenario:

IT-Szenario	Szenariovariante
Enabling User Collaboration	Zusammenarbeit in virtuellen Räumen

Ablauf

Der folgende IT-Prozess läuft in der Verwendungsart Enterprise Portal (EP) ab:

...

       1.      Raumteile dem Raum hinzufügen oder aus dem Raum entfernen

Wenn im Raum zusätzliche Funktionen benötigt werden, kann der Verwalter des Raums (Raumrolle mit spezieller Administrationsberechtigung) vordefinierte Raumteile in den Raum aufnehmen, z. B.:

○     Wenn Ergebnisse der Teamarbeit für alle Portalbenutzer verfügbar sein sollen, kann eine öffentliche Seite in den Raum aufgenommen werden, auf der entsprechende Informationen publiziert werden.

○     Wenn im Raum die Analyse der Benutzungshäufigkeit oder die Verwaltung von Diskussionen benötigt werden, kann jeweils der entsprechende Raumteil in den Raum aufgenommen werden.

Nicht mehr benötigte Raumteile können aus dem Raum entfernt werden.

       2.      Raummitglieder aufnehmen oder entfernen

Der Verwalter des Raums nimmt neue Teammitglieder in die Mitgliederliste des Raums auf. Hierbei handelt es sich um einen Registrierungsvorgang. Das neue Mitglied wird in die Mitgliederliste eingetragen und mit den benötigten Raumrollen (Zugangsberechtigungen für die Seiten des Raums) versehen. Die Raumrollen gewähren jedem Mitglied den Zugang zu den für die Teamarbeit relevanten Informationen, Anwendungen und Diensten. Jedes neu registrierte Raummitglied erhält automatisch per E-Mail eine Benachrichtigung mit dem Link zum Betreten des Raums.
Mitglieder, die aus dem Team austreten, werden aus der Mitgliederliste des Raums entfernt und ebenfalls per E-Mail benachrichtigt.

       3.      Raumverantwortlichen ändern

Ein Verwalter kann dem Raum einen neuen Raumverantwortlichen zuordnen.  Diese Funktion dient aber auch dazu, die Konsistenz der Raumattribute in folgendem Fall zu sichern: Wenn der Benutzer des Raumverantwortlichen im Portal gelöscht wurde, sind die Daten des Raums nicht mehr vollständig. In dem Fall sollte der Content-Administrator raumübergreifend die betroffenen Räume anhand der ID des Verantwortlichen suchen – diese ID ist in den Stammdaten jedes Raums gespeichert – und allen betroffenen Räumen neue Verantwortliche zuordnen.

Benutzungshäufigkeit des Raums überwachen

       4.      Benutzungshäufigkeit des Raums überwachen

Die Raumverwaltung bietet die Möglichkeit, eine Raum-Benutzungsanalyse durchzuführen. Diese Funktion zeigt für eine Auswahl von Räumen die jeweilige Besuchshäufigkeit innerhalb eines Zeitraums an.

       5.      Raumdokumente sichern und publizieren

Wenn die Arbeit des Teams beendet ist, kann der Verwalter Dokumente, die weiterhin verwertbare Informationen enthalten, in einem öffentlich zugänglichen Ordner sichern und im Portal publizieren. Dadurch bleiben die Informationen aus dem Raum für ehemalige Teammitglieder oder andere interessierte Benutzer auch nach der Stillegung des Raums verfügbar.

       6.      Raum ausblenden, sperren oder löschen

Stillgelegte Räume können für eine bestimmte Wartezeit gesperrt werden (und entsperrt, falls sie wieder benötigt werden). Während der Sperrzeit können die Räume aus dem Raumverzeichnis ausgeblendet bzw. bei Bedarf wieder eingeblendet werden.

Wenn während der Wartezeit kein Benutzer Interesse an dem Raum anmeldet, kann der Lebenszyklus des Raums abgeschlossen werden. Falls die Raumdokumente nicht schon vor der Stilllegung des des Raums gesichert wurden, muss das jetzt geschehen. Dann wird der Raum gelöscht.

Ergebnis

Der Teamraum wurde während seinem Lebenszyklus an wechselnde Erfordernisse angepasst und nach Beendigung der Teamarbeit stillgelegt und gelöscht. Wiederverwendbare Informationen aus dem Raum  sind für Mitarbeiter des Unternehmens weiterhin zugänglich.