Bereitstellung des Umsatzberichts im Portal
und Benachrichtigung bei Datenänderung
Ziel
Als verantwortlicher Sales Manager Ihres Unternehmens möchten Sie automatisch informiert werden, wenn neue Daten für den Umsatzbericht geladen werden. Sie arbeiten im Portal und erhalten die Benachrichtigung aus dem Knowledge Management, sobald der Umsatzbericht neue Daten enthält.
Voraussetzungen
Die Systemadministration hat den Prozesstyp Event Datenänderung auslösen in die Prozessketten zum Datenladen aufgenommen. Weitere Informationen finden Sie unter Event Datenänderung in Prozesskette einbinden.
Im Portal hat die Systemadministration
die entsprechenden Mitarbeiter der Rolle Business
Explorer zugeordnet. Weitere Informationen finden Sie unter
Portalrolle Business
Explorer.
Die Systemadministration hat den
Repository-Manager so konfiguriert, dass der
Subskriptionsservice
aktiviert ist. Wenn die Empfänger die Benachrichtigungen nicht nur im iView
Aktuelle Benachrichtigungen sondern auch als
E-Mail erhalten sollen, dann haben Sie beim Subskriptionsservice den
Mail-Server und die Mail-Adressen angegeben.
Vorgehensweise
Das IT-Team und die Power-User der Fachabteilung arbeiten zusammen, um dieses Szenario zu ermöglichen.
KM-Ordner als Ablage für die Umsatzberichte einrichten
1. Wählen Sie im Portal in der Rolle Business Explorer die Registerkarte BEx Portfolio.
2. Wählen Sie im Kontextmenü von Personal BEx Documents den Eintrag Neu ® Ordner.
3. Geben Sie eine ID ein.
4. Wählen Sie Eigenschaften einblenden.
5. Geben Sie einen Namen ein und nehmen Sie gegebenenfalls weitere Einstellungen vor.
6. Wählen Sie Sichern.
Einplanung für Verteilung bei Datenänderung vornehmen
...
1. Starten Sie den BEx Web Application Designer und öffnen Sie die Web Application, die den Umsatzbericht beispielsweise in Form einer Tabelle und eines Charts darstellt.
2. Wählen Sie in der Menüleiste Web Template ® Publizieren ® BEx Broadcaster. Sie gelangen in den BEx Broadcaster.
3. Wählen Sie Neue Einstellung anlegen.
4. Geben Sie eine Beschreibung ein.
5. Wählen Sie als Verteilungstyp In das Portal versenden und als Ausgabeformat HTML.
6. Markieren Sie als ZIP-Datei.
7.
Wählen Sie in der Registerkarte Ziel im Portal die Option Dokument
in beliebigen Ordner exportieren und wählen Sie unter Verzeichnisname über 
Auswahl den entsprechenden KM-Ordner aus.
8. Geben Sie auf der Registerkarte Texte den gewünschten Anzeigenamen und eine kurze Beschreibung ein, welche dann zusammen mit der angegebenen Wichtigkeit im Portal angezeigt werden.
9. Damit das System mehrere Dokumente mit verschiedenen Filtereinstellungen erzeugt und die Empfänger im vorberechneten Dokument eine Navigationsmöglichkeit über die entsprechenden Filterwerte haben, wählen Sie in der Registerkarte Filternavigation die Option Filterung über ausgewählte Merkmale.
10. Markieren Sie die gewünschten Filterwerte.
11. Prüfen Sie gegebenenfalls Ihre Einstellungen und wählen Sie Sichern.
12. Geben Sie einen technischen Namen für die Broadcast-Einstellung ein und wählen Sie Übernehmen. In der Übersicht im oberen Bereich des BEx Broadcaster erscheint die neue Einstellung.
13. Damit die Broadcast-Einstellung bei Datenänderung verteilt wird, wählen Sie Einplanen.
14. Markieren Sie unter Ausführung bei Datenänderung im InfoProvider den entsprechenden InfoProvider.
15. Wählen Sie Übernehmen.
Anschließend können sich die Anwender im Portal, darunter beispielsweise der Sales Manager, subskribieren, damit sie eine Benachrichtigung erhalten, sobald neue Daten bereitstehen:
Subskribieren
...
1. Wählen Sie im Portal in der Rolle Business Explorer die Registerkarte BEx Portfolio.
2. Wählen Sie beim gewünschten Dokument, in diesem Fall beim Umsatzbericht, Subskribieren.
3. Wählen Sie anschließend Subskription bearbeiten.
4. Wählen Sie Benachrichtigung bei Änderung und unter Häufigkeit die Einstellung bei jedem Ereignis.
5. Wählen Sie Subskription aktualisieren.
Ergebnis
Der Umsatzbericht wird automatisch bei Datenänderung im zugrunde liegenden InfoProvider in einen bestimmten KM-Ordner im BEx Portfolio verteilt. Die Anwender, die sich für den Umsatzbericht subskribiert haben, erhalten automatisch eine Benachrichtigung im iView Aktuelle Benachrichtigungen auf der Registerkarte Collaborative BI der Rolle Business Explorer, sobald ein neuer Umsatzbericht mit neuen Daten vorliegt.
Siehe auch: