Arbeitsmappen im Controlling
Arbeitsmappen im Controlling
Adressaten und Berichtstypen
Zu den Bereichen des Controlling werden jeweils einfache Regel- und detailliertere Analyseberichte ausgeliefert. Regelberichte sind einfacher aufgebaut als Analyseberichte und leicht zu bedienen. Der Verantwortliche kann für genau seine Objekte schnell sehen, wo es Auffälligkeiten gibt, die genauer analysiert werden sollten. Auch die Titel von Arbeitsmappen geben Hinweise auf die Art der Berichte, die sie enthalten, z.B.:
Prozeß (Bereich): Kosten Soll/Ist Situation
Fertigung: Übersicht AusschußWenn so ein Mitarbeiter (z.B. ein Kostenstellenverantwortlicher) in seinem Bericht Auffälligkeiten, Abweichungen, nicht zu erklärende Ergebnisse, etc. feststellt, dann kann er sich an den Spezialisten (Controller) wenden. Der Controller kann dann mit den anspruchsvolleren Analyseberichten den Auffälligkeiten auf den Grund gehen. In diesen Berichten können Objekte frei gewählt werden, die Berichte sind hoch flexibel und drill-down-fähig, um tiefergehende Analysen zu ermöglichen. Beispiele für Workbooks, die solche Berichte enthalten:
Kostenstelle (Bereich): Analyse Leistungsmenge Plan/Ist
Fertigung: Analyse Ware in ArbeitEin Workbook – mehrere Queries
Wenn ein Workbook mehrere Queries umfaßt, dann beinhalten die Queries immer die gleichen Variablen. Dies hat den Vorteil, daß beim Auffrischen immer nur ein Eingabefenster erscheint und gefüllt werden muß. Hätten die Queries verschiedene Variablen, würde ein Eingabefenster pro Query erscheinen.
Achten Sie darauf, daß beim Auffrischen des Workbooks im BexAnalyzer der Cursor nicht auf einer Query steht. In diesem Fall wird nämlich nur diese Query aufgefrischt, die anderen Queries nicht.
Währung
Bei der Einrichtung der Queries ist davon ausgegangen worden, daß der Controller oder Objektverantwortliche einen Bereich mit einer lokalen Währung betreut. Voreingestellt ist im Filter meist der Währungstyp des Buchungskreises (10) oder der des Controlling-Objekts (70). Dies ist natürlich nur ein Vorschlag, den Sie ändern können, wenn Sie eine Query kopieren.
Wenn Sie mit einer identischen Buchungskreis- und Kostenrechnungskreis-Währung arbeiten, so wird im R/3 Controlling-Objekt ggf. der Währungstyp „10" nicht fortgeschrieben. Dadurch enthalten die Standard-Queries dann keine Daten. Sie sollten in diesem Fall die Queries kopieren und den Währungstyp „10" (Buchungskreis-Währung) durch die Einstellung „20" (Währungstyp des Kostenrechnungskreises) oder durch eine Variable ersetzen.
Grafiken in Workbooks
In einigen Workbooks finden Sie auch Grafiken. Dabei ist zu beachten, daß die Grafik immer den gesamten Ergebnisbereich der Query darstellt. Insbesondere werden auch alle Summenzeilen grafisch dargestellt.
Dies kann dazu führen, das bei bestimmten Aufrissen der Query die Grafik so verändert wird, daß die Darstellung nicht mehr sinnvoll ist. Aus diesem Grund werden Grafiken nur für solche Berichte verwendet, die wenige Navigationsmöglichkeiten bieten.
SAPExit Zeitvariablen
Es werden eine Reihe von SAPExit Zeitvariablen mitgeliefert, z.B. „alle Perioden des vorigen Geschäftsjahres", „kumuliert bis zur vorigen Geschäftsjahres-Periode", „aktuelle Geschäftsjahresperiode", „vorige Geschäftsjahresperiode", etc.
Diese Variablen sind besonders nützlich, wenn Sie eigene Regelberichte bauen wollen. Die Variablen bestimmen automatisch den Zeitaum, für den die Berichte generiert werden, sofern die Variable in den Filter der Query als Einschränkung an einem Zeitmerkmal hinterlegt wird oder indem eine Kennzahl mit Hilfe der Variablen eingeschränkt wird (z.B. Istkosten aktueller Monat oder Istkosten Vormonat).
Wird z.B. ein Kostenstellenbericht mit der Variablen „kumuliert bis zur vorigen Geschäftsjahres-Periode" im September aufgerufen, enthält er die Daten von 01 bis 08 - beim Aufruf im Oktober die von 01 bis 09.
Damit diese Variablen (z.B. aktuelles Geschäftsjahr) gefüllt werden können, muß die Geschäftsjahresvariante vorher gesetzt worden sein. Nur so kann vom Systemdatum aus das aktuelle Geschäftsjahr, die Vorperiode, das vorige Geschäftsjahr, etc. ermittelt werden. Wenn Sie die SAP-Exit-Variable
Verwenden Sie in Ihrem Unternehmen nur eine Geschäftsjahresvariante, tragen Sie diese am besten als Konstante in die jeweilige Query ein.
Variablen – vom Benutzer zu füllen
Eine Reihe von Queries zeigen im Bereich von Filtern, freien Merkmalen oder Zeilen InfoObjekte mit Variablen, die vom Benutzer zu füllen sind.
Aus der Dokumentation zu den einzelnen Queries oder im Query-Builder können Sie sehen, welche Variablen jeweils verwendet werden. Neben der Bezeichnung wird auch angegeben, was für ein Typ von Variable verwendet wurde, z.B.
„Einzelwerteingabe, Pflicht" – der Benutzer muß einen Einzelwert eingeben
„Intervalleingabe, Pflicht" - der Benutzer muß ein Wertintervall eingeben
„Selektionsoptionen, optional" - der Benutzer kann die Auswahl mit Hilfe von Selektionsoptionen einschränken (z.B. „von ... bis Kostenstelle").
Die von SAP ausgelieferten Queries enthalten teilweise mehr Eingabevariablen als im konkreten Einsatz bei einem bestimmten Unternehmen benötigt werden. SAP kann z.B. nicht wissen, welcher technische Schlüssel für den Kostenrechnungskreis in Ihrer Firma benutzt wird. Daher wurde z.B. der Kostenrechnungskreis in den ausgelieferten Queries als Eingabevariable realisiert.
Wenn Sie Queries kopieren, geben Sie Ihre speziellen Daten vor (hinterlegen Sie z.B. den Kostenrechnungskreis als Konstante) – so reduzieren sich die Eingaben, die der spätere Benutzer vornehmen muß.