Folgeaktion bearbeiten: Nachricht senden 

Verwendung

Um eine oder mehrere verantwortliche Personen über eine Nachricht (E-Mail, SMS, Fax) zu benachrichtigen, wenn ein Schwellenwert einer Exception über- oder unterschritten wird, können Sie auf der Registerkarte Parameter die Eigenschaften der Folgeaktion Nachricht senden bearbeiten.

Voraussetzungen

Sie haben bereits eine Exception ausgewählt und ihr die Folgeaktion Nachricht senden zugeordnet.

Weitere Informationen finden Sie unter Einstellung Exceptions definieren.

Vorgehensweise

Mit Doppelklick auf die zugeordnete Folgeaktion wird der Bildbereich Eigenschaften der Folgeaktion eingeblendet. Die im folgenden näher beschriebenen Funktionen ermöglichen Ihnen,

·        einen Text für die Betreffzeile der Nachricht zu gestalten

·        einen Text für den Dokumentinhalt der Nachricht zu gestalten

·        einen oder mehrere Empfänger der Nachricht zu bestimmen, indem Sie entweder SAP- oder externe Adressen angeben

·        Anlagen zu der Nachricht hinzuzufügen

Text für die Betreffzeile der Nachricht gestalten

...

       1.      Wählen Sie  Subject editieren. Sie gelangen auf das Dialogfenster Subject der Nachricht editieren.

       2.      Geben Sie einen Text ein.

       3.      Wählen Sie . Im Bildbereich Eigenschaften der Folgeaktion wird mit dem Symbol  die Änderung des Betrefftextes hinter  Subject editieren angezeigt.

Text für den Dokumentinhalt der Nachricht gestalten

...

       1.      Wählen Sie  Dokument editieren. Sie gelangen auf das Dialogfenster Text der Nachricht editieren.

       2.      Geben Sie einen Text ein. Außer den üblichen Funktionen zur Bearbeitung des Textes stehen Ihnen die folgenden Funktionen zur Verfügung:

¡        Über  Laden lokaler Datei können Sie den Inhalt einer Datei einfügen.

¡        Über  Sichern als lokale Datei können Sie Ihre Nachricht lokal speichern.

       3.      Wählen Sie . Im Bildbereich Eigenschaften der Folgeaktion wird mit dem Symbol  die Änderung des Dokumentinhalts hinter  Dokument editieren angezeigt.

       4.      Wenn Sie dem Dokumentinhalt bzw. der Nachricht weitere technische Daten hinzufügen möchten, können Sie eine oder mehrere der folgenden Optionen wählen:

¡        Paketinformationen einfügen: Das System fügt dem Dokumentinhalt Informationen über das Einplanungspaket (einschließlich der Einplanungszeit) und über die Reporting-Agent-Einstellung hinzu.

¡        Alertübersicht einfügen: Das System fügt dem Dokumentinhalt allgemeine Informationen über die Alerts hinzu, z.B. die Anzahl der Alerts.

¡        Alertdetails einfügen: Das System fügt dem Dokumentinhalt Detailinformationen über die Alerts pro Query View hinzu, z.B. den Wert der Kennzahl und den Alert-Level. Außerdem werden Links auf die entsprechenden Sichten eingefügt.

¡        Detailliste als Anlage: Das System fügt der Nachricht die unter Alertdetails einfügen beschriebenen Detailinformationen in Form einer HTML-Datei als Anlage hinzu.

Empfänger der Nachricht auswählen

Jeder Empfänger erhält zu der gewählten Reporting Agent Einstellung eine Nachricht. Wählen Sie den Empfängertyp und die einzelnen Empfänger aus.

Empfängertyp Rolle

...

       1.      Wählen Sie  Rollen. Sie gelangen auf das Dialogfenster Rollen auswählen.

       2.      Markieren und übernehmen Sie die gewünschten Rollen in den linken Bildbereich. Wählen Sie  Weiter.

       3.      Ergebnis: Die Nachricht wird an alle Träger dieser Rolle gesendet.

Empfängertyp Empfängerliste

...

       1.      Wählen Sie  Empfängerliste. Sie gelangen auf das Bild Dokument SAP BW Alert senden.

       2.      Geben Sie im unteren Bildbereich auf der Registerkarte Empfänger einen Empfänger ein. Das System ergänzt in den meisten Fällen den Empfängertyp. Von Interesse sind folgende Empfängertypen:

¡        Internetadresse

¡        SAP-Anmeldename

Wenn Sie die Nachricht an einen Benutzer des SAP Business Workplace senden, wird sie in die SAP-Office-Inbox gestellt. Weitere Informationen finden Sie unter SAPconnect (BC-SRV-COM). Andernfalls gelangt die Nachricht in die Mailbox des jeweiligen Mailing Clients.

Wenn Sie SAP Business Workplace nutzen, stehen Ihnen zusätzliche Empfängertypen zur Verfügung (siehe Adreßtyp).

Als Nutzer des SAP Business Workplace haben Sie weitere Einstellungsmöglichkeiten für das Senden: Sie können wählen, ob Sie die Nachricht auf eine der folgenden Weisen senden möchten:

¡         Expreßmail

¡         als Kopie senden

¡         als geheime Kopie senden

Weitere Informationen finden Sie unter Sendeattribute.

       3.      Wenn Sie mindestens einen Empfänger eingegeben haben, können Sie über  eine Verteilerliste anlegen. (Siehe auch Anlegen einer Verteilerliste.) Anschließend steht Ihnen Ihre Persönliche Verteilerliste über die Wertehilfe zum Feld Empfänger zur Auswahl.

Wenn Sie eine Verteilerliste in die Empfängerliste eingefügt haben und in die einzelnen Empfängeradressen auflösen möchten, markieren Sie den Eintrag, und wählen Sie  Eintrag auflösen.

Weitere Informationen finden Sie unter Verteilerliste bearbeiten.

       4.      Über  Dem Empfänger wieder vorlegen gelangen Sie auf das Dialogfenster Wiedervorlage für ... anlegen. Weitere Informationen finden Sie unter Wiedervorlegen eines Dokuments und Wiedervorlage anlegen.

       5.      Wählen Sie auf der Registerkarte Sendeoptionen Ihre Einstellungen in den Bereichen

¡        Allgemeine Attribute

¡        Sendestatus

Weitere Informationen finden Sie unter Empfängerliste und Sendeinformationen.

       6.      Wenn Sie  Notiz wählen, öffnet sich im oberen Bildbereich der Editor Notiz für Empfänger. Sie können einen Text für den oder die Empfänger eingeben.

Beachten Sie, daß der Text der Notiz stets als Dokumentinhalt in die Nachricht übernommen wird. Wenn Sie bereits über  Dokument editieren einen Text als Dokumentinhalt editiert haben, wird dieser der Nachricht als Anlage angefügt.

Anlagen hinzufügen

...

       1.      Sie haben  Empfängerliste gewählt und sind auf das Bild Dokument SAP BW Alert senden gelangt. Wählen Sie  Dokument anzeigen. Sie gelangen auf das Bild Dokument anzeigen: SAP BW Alert.

¡        Auf der Registerkarte Dokumentinhalt werden der Ersteller, die Erstellungszeit, gegebenenfalls Name und Zeit der Änderungen und der Dokumentinhalt Ihrer Nachricht angezeigt.

¡        Auf der Registerkarte Eigenschaften werden die Merkmale und die Historie der Nachricht angezeigt.

       2.      Wählen Sie  Anlage anlegen. Sie gelangen Sie auf das Dialogfenster Datei importieren.

       3.      Wählen Sie diejenige Datei, die Sie als Anlage anfügen möchten, und wählen Sie Open. Das System fügt die Datei Ihrer Nachricht als Anlage hinzu, ergänzt auf dem Bild Dokument anzeigen: SAP BW Alert die Registerkarte Dokumentinhalt um einen Link zu der Anlage und legt die Registerkarte Anlagen an.

Wenn bereits Anlagen zu einer Nachricht angelegt worden sind, werden diese auf dem Bild Dokument SAP BW Alert senden in der Zeile Titel angezeigt. Wenn Sie  Anlagen wählen, gelangen Sie auf die Registerkarte Anlagen des Bildes Dokument anzeigen: SAP BW Alert.

       4.      Wählen Sie die Registerkarte Anlagen.

Auf der Registerkarte Anlagen werden die Anlagen mit folgenden Eigenschaften aufgeführt:

Typ	Beschreibung	Größe	Typ
Symbol zur Kennzeichnung des Dokumenttyps	Titel des Dokumentes		Dateinamenerweiterung (MIME-Typ)

Zur Bearbeitung stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

Anwendung	Funktion	Was Sie wissen sollten
Anlage hinzufügen	Wählen Sie  Anlage importieren oder  Anlage anlegen.	Sie gelangen auf das Dialogfenster Datei importieren. Wählen Sie diejenige Datei, die Sie als Anlage anfügen möchten.
Anlage lokal speichern	Wählen Sie  Anlage exportieren.	Sie gelangen auf das Dialogfenster Datei exportieren. Wählen Sie den Ordner, in den Sie die Anlage sichern möchten.
Anlage bearbeiten	Wählen Sie  Anlage ändern.	Das Dokument wird mit der entsprechenden PC-Anwendung in einem separaten Fenster geöffnet. Sichern und schließen Sie das Dokument in der PC-Anwendung. Sichern Sie das Dokument anschließend im SAP-System.
	Wählen Sie  Anlage ablegen.	Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation zum SAP Business Workplace unter Anlagen zu einem Dokument und Anlage an ein Dokument anhängen.
	Wählen Sie  Verweis auf Anlage anlegen.
eine oder mehrere Anlagen löschen	Markieren Sie die entsprechenden Einträge in der Liste der Anlagen. Wählen Sie  Löschen.	Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.

Ergebnis

Nachdem Sie die Nachricht zu einem Alert bearbeitet haben, empfehlen wir, die ganze Reporting Agent Einstellung zu sichern und zu aktivieren.

Beachten Sie, daß die Nachricht nur dann gesendet wird, wenn die entsprechenden Alertdaten vorliegen. Andernfalls wird bei der Ausführung des entsprechenden Reporting Agent Einplanungspaketes eine Fehlermeldung protokolliert.