Verteilung des monatlichen Umsatzberichts per
E-Mail
Ziel
Der verantwortliche Sales Manager eines Unternehmens möchte seine Außendienstmitarbeiter regelmäßig über die monatlichen Umsatzdaten informieren. Er beauftragt seinen Assistenten mit der Verteilung des monatlichen Gesamtumsatzberichts an alle Außendienstmitarbeiter. Zusätzlich sollen die einzelnen Mitarbeiter das Umsatzergebnis ihrer Region sehen, für die sie verantwortlich sind.
Vorgehensweise
Gesamtumsatzbericht verteilen
Als Assistent des Sales Managers erhalten Sie von der IT-Abteilung Ihres Unternehmens die Query, welche die relevanten Daten enthält (z. B. die Merkmale Region, Vertriebskanal, Produkt, Produktgruppe in den Zeilen und die Kennzahlen Nettoumsatz, Fakturierte Menge, Planumsatz, Prozentuale Abweichung in den Spalten und das Merkmal KalJahr/Monat im Filter).
1. Sie öffnen die Query im BEx Query Designer.
2. Wählen Sie Query ® Publizieren ® BEx Broadcaster.
3. Wählen Sie im BEx Broadcaster Neue Einstellung anlegen.
4. Geben Sie eine Beschreibung, z. B. Monatlicher Umsatzbericht, ein.
5. Wählen Sie als Verteilungstyp E-Mail versenden und als Ausgabeformat MHTML.
6. Geben Sie in der Registerkarte Empfänger unter Benutzer in Rolle die Rolle ein, welcher die Außendienstmitarbeiter zugeordnet sind. Wählen Sie hier auch die gewünschte Sprache aus.
7. Geben Sie in der Registerkarte Texte eine Betreffszeile für die E-Mail ein. Benutzen Sie beispielsweise die Textvariable Ausführung der Einstellung: Kalenderjahr/Monat (MONTH).
8. Wählen Sie die gewünschte Wichtigkeit und geben Sie unter Inhalt einen Text ein. Damit die Mitarbeiter auch einen Online-Link auf den Gesamtumsatzbericht erhalten und neben dem Dokument mit den historischen Daten auch auf die aktuellen Daten zugreifen können, fügen Sie im Text die Textvariable Online Link(PR_ONLINE_LINK) ein.
9. Prüfen Sie Ihre Einstellungen und wählen Sie Sichern.
10. Geben Sie einen technischen Namen ein und wählen Sie Übernehmen. In der Übersicht im oberen Bereich des BEx Broadcaster erscheint die neue Broadcast-Einstellung.
11. Damit die Broadcast-Einstellung monatlich verteilt wird, wählen Sie Einplanen.
12. Setzen Sie unter Einplanung in der SAP Hintergrundverarbeitung das Kennzeichen periodisch und geben Sie als Intervall alle 1 Monat(e)an.
13. Wählen Sie Übernehmen.
Einzelne, personalisierte Umsatzberichte verteilen
...
Sie verwenden dieselbe Query, sichern diese als Kopie und verwenden für das Merkmal Region Variablen. Die Mitarbeiter haben jeweils nur die Berechtigung für ihre Region. Die Query wird bei der Verteilung benutzerspezifisch mit den Berechtigungen der Empfänger vorberechnet und mit den entsprechenden Variablenwerten gefüllt.
1. Öffnen Sie die Query im BEx Query Designer und wählen Sie Query ® Publizieren ® BEx Broadcaster.
2. Wählen Sie im BEx Broadcaster Neue Einstellung anlegen.
3. Geben Sie eine Beschreibung, z. B. Monatlicher Detailumsatzbericht, ein.
4. Wählen Sie als Verteilungstyp E-Mail versenden und als Ausgabeformat MHTML.
5. Geben Sie in der Registerkarte Empfänger unter Benutzer in Rolle die Rolle aus, welcher die Außendienstmitarbeiter zugeordnet sind.
6. Damit das System das Dokument für jeden der angegebenen Empfänger mit deren persönlichen Einstellungen (z. B. Sprache) und Datenberechtigungen erzeugt, markieren Sie benutzerspezifisch.
7. Geben Sie in der Registerkarte Texte eine Betreffzeile für die E-Mail ein. Benutzen Sie gegebenenfalls eine Textvariable.
8. Wählen Sie die gewünschte Wichtigkeit und geben Sie unter Inhalt einen Text ein.
9. Prüfen Sie Ihre Einstellungen und wählen Sie Sichern.
10. Geben Sie einen technischen Namen ein und wählen Sie Übernehmen. In der Übersicht im oberen Bereich des BEx Broadcaster erscheint die neue Broadcast-Einstellung.
11. Damit die Broadcast-Einstellung monatlich verteilt wird, wählen Sie Einplanen.
12. Setzen Sie unter Einplanung in der SAP Hintergrundverarbeitung das Kennzeichen periodisch und geben Sie als Intervall alle 1 Monat(e) ein.
13. Wählen Sie Übernehmen.
Ergebnis
Jeder Außendienstmitarbeiter erhält zwei E-Mails. Eine E-Mail enthält den monatlichen Gesamtumsatzbericht über alle Regionen, die andere E-Mail enthält den detaillierten Umsatzbericht über die jeweilige Region, für die der Außendienstmitarbeiter verantwortlich ist.
Sie können die Query auch als Data Provider in einer Web Application verwenden und die selbst gestaltete Web Application verteilen, welche beispielsweise die Daten in einer Tabelle und einem Chart anzeigt.
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen lieber mit Microsoft Excel Arbeitsmappen arbeiten, dann können Sie die Query in einer Arbeitsmappe verwenden und diese periodisch einplanen. Beachten Sie, dass bei der Verteilung von Arbeitsmappen der zusätzliche Online-Link auf den Gesamtumsatzbericht nicht möglich ist.
Sie starten in diesen Fällen den BEx Broadcaster aus dem BEx Web Application Designer oder aus dem BEx Analyzer. Weitere Informationen finden Sie unter Aufruf des BEx Broadcaster.
Siehe auch: