Balanced
Scorecard Monitor
Verwendung
Diese Funktion hilft dem Administrator bei den folgenden Aufgaben:
·
Schreiben von Daten aus dem SAP
Business Information
Warehouse (SAP BW) in den Puffer von einzelnen Scorecards und Scorecard-Gruppen
(Wenn für eine Scorecard das Kennzeichen für den Zugriff auf den Puffer gesetzt wurde, brauchen Daten dieser Scorecard bei ihrer Präsentation nicht mehr zeitintensiv aus dem SAP BW gelesen zu werden – der Nachteil ist jedoch, dass nicht garantiert werden kann, dass die gepufferten Daten in jedem Fall aktuell sind.)
· Überprüfung, ob alle verantwortlichen Personen den Status für ihr Scorecard-Element gesetzt haben
· Überprüfung, ob Beurteilungen zu den Scorecard-Elementen hinterlegt wurden
· Überprüfung, ob bestimmte Score-Werte über- bzw. unterschritten werden
· Auflistung von Scorecard-Elementen mit manuell gesetztem Status
· Automatische Benachrichtigung der verantwortlichen Person per E-Mail
· Automatisches Hinzufügen von Aufgaben in die Aufgabenliste
· Pufferung von BW-Daten als Hintergrundjob einplanen
Darüber hinaus finden Sie im Balanced Scorecard Monitor die Funktionen des Risiko Management Monitor integriert. Der Risiko Management Monitor hilft Ihnen bei spezifischen Aufgaben im Rahmen Ihres Risiko Managements.
Integration
Wenn ein Status nicht gesetzt oder eine Beurteilung nicht verfasst wurde, können Sie veranlassen, dass automatisch vom System an die betroffene Person eine E-Mail geschickt und/oder eine Aufgabe in der Aufgabenliste hinzugefügt wird.
Voraussetzungen
Um im Balanced Scorecard Monitor eine Scorecard aufrufen
zu können, müssen Sie in Ihrem Autorisierungsprofil die Autorisierung für
diese Scorecard besitzen (siehe:
Berechtigungen/Profile
manuell anlegen/bearbeiten).
Funktionsumfang
Über Einstellungen ® Zeitintervall für Aktionsliste legen Sie fest, für welches Zeitintervall die ausgeführten Aktionen aufgelistet werden sollen. Mithilfe der Aktionsliste verschaffen Sie sich einen Überblick darüber, welche Aktionen durchgeführt wurden.
Über Einstellungen ® E-Mail-Vorlage legen Sie fest, wie die E-Mail-Benachrichtigung aussieht, indem Sie einen Betreff verfassen sowie Text, der vom System vor bzw. hinter die Einträge aus der Aufgabenliste im Nachrichtentext eingefügt wird. Außerdem können Sie hier entscheiden, ob die E-Mails im einfachen Textformat versendet werden soll oder im HTML-Format. Bei E-Mails im HTML-Format können Sie direkt auf den HTML-Quelltext der E-Mail zugreifen und auf diese Weise die typographische Gestaltung der Benachrichtigungen detailliert festlegen.
Scorecard auswählen
Über Bearbeiten ® Scorecard auswählen wählen Sie eine einzelne Scorecard aus, die Sie analysieren beziehungsweise für die Sie Daten puffern wollen. Wenn Sie beim nächsten Mal die Funktion auswählen, ist die gewählte Scorecard bereits aktiviert.
Gruppe auswählen
Über Bearbeiten ® Scorecard-Gruppe auswählen wählen Sie eine Scorecard-Gruppe aus, die Sie analysieren beziehungsweise für die Sie Daten puffern wollen. Wenn Sie beim nächsten Mal die Funktion auswählen, ist die gewählte Scorecard-Gruppe bereits aktiviert.
Beurteilung / Status prüfen
Über Bearbeiten ® Beurteilung / Status prüfen prüfen Sie, für welche Scorecard-Elemente kein Status gesetzt und/oder keine Beurteilung verfasst wurde. Für beide Kriterien wählen Sie aus, ob dies als eine Warnung oder als ein Fehler in der Ergebnisliste gekennzeichnet werden soll. Wenn eines der beiden Kriterien nicht für Sie relevant ist, wählen Sie Keine Nachricht aus.
Über 
starten Sie die Analyse. Danach erhalten
Sie eine Ansicht der analysierten Scorecard-Elemente. Über 
legen
Sie fest, wie die Elemente präsentiert werden sollen: ob als
Scorecard-Struktur oder als Elementliste oder als Liste der
Verantwortlichen.
Über 
klappen Sie alle Elemente auf, bei denen
ein Fehler, über 
alle Elemente, bei denen eine Warnung, und
über 
alle Elemente, bei denen kein Fehler und keine
Warnung aufgetreten ist. Nach Doppelklick auf ein Element sehen Sie die
Detailinformationen zu dem Verantwortlichen.
Der Liste selbst können Sie dann entnehmen, ob ein Status gesetzt und ob eine Beurteilung verfasst wurde. Darüber hinaus entnehmen Sie der Liste, wieviele Kommentare verfasst wurden und welche Aktionen der Verantwortliche bei der letzten Benachrichtigung durchgeführt hat:
·
bedeutet soviel wie: „Der
Verantwortliche hat die Nachricht zum angegebenen Zeitpunkt erhalten, aber
sonst noch nichts unternommen“
·
bedeutet soviel wie: „Der
Verantwortliche hat die Benachrichtigung überprüft“
·
bedeutet soviel wie: „Der
Verantwortliche hat die Nachricht gelöscht“
Über 
können Sie in der Liste suchen und über
die Liste ausdrucken.
Manuellen Status prüfen
Über Springen ® Manueller Status: Übersicht können Sie eine Liste aller Scorecard-Elemente erzeugen, für die ein manueller Status festgelegt wurde. Die Liste zeigt für diese Elemente sowohl den systemgenerierten als auch den manuell gesetzten Status (sowie die jeweils erreichten Scores, aus denen die Status abgeleitet sind), bezogen auf die von Ihnen zuvor eingegebene Periode. Hierdurch erhalten Sie eine vollständige Übersicht über alle in der Scorecard enthaltenen Elemente, deren Status nicht automatisch vom System ermittelt wird. Insbesondere können Sie überprüfen, ob es Elemente gibt, bei denen der systemgenerierte Status von dem manuell gesetzten abweicht und diesen Abweichungen gezielt nachgehen.
Sie können diese Funktion auch direkt über den Report UMB_BSC_MAN_STATUS verwenden, den Sie über System ® Dienste ® Reporting aufrufen. Dort können Sie den Report nicht nur im Hintergrund starten, sondern die Statusübersicht auch für mehrere Scorecards gleichzeitig anfordern.
BW-Datenverfügbarkeit prüfen
Über Bearbeiten ® BW-Datenverfügbarkeit prüfen prüfen Sie, für welche Wertfelder innerhalb eines Zeitintervalls Daten aus dem SAP BW zur Verfügung stehen.
Dazu spezifizieren Sie in einem ersten Schritt das Zeitintervall über Von Periode und Bis Periode.
In der Tabelle Nachrichtenauswahl für problematische Wertfelder legen Sie fest, welche Nachricht bei nicht verfügbaren Daten vom System ausgegeben werden soll. Hierbei unterscheiden Sie, ob Daten in der Von-Periode oder im restlichen Zeitintervall (Spalte: Im Intervall) fehlen. Sowohl für das Fehlen von Daten in der Von-Periode als auch im restlichen Zeitintervall können Sie über die Auswahlliste eine der folgenden Nachrichtenarten auswählen:
· Keine Nachricht
· Warnung
· Fehler
Über starten Sie die Analyse. Danach erhalten
Sie eine Ansicht der analysierten Scorecard-Elemente. Über legen
Sie fest, wie die Elemente präsentiert werden sollen: ob als
Scorecard-Struktur oder als Elementliste.
Über klappen Sie alle Elemente auf, bei denen
ein Fehler, über alle Elemente, bei denen eine Warnung, und
über alle Elemente, bei denen kein Fehler und keine
Warnung aufgetreten ist. Nach Doppelklick auf ein Element sehen Sie die
Detailinformationen zu dem Element, u.a. den Wert des Wertfeldes und die Art
des aufgetretenen Fehlers.
Über 
SC-Struktur
können Sie eine andere Periode auswählen, für die die Scorecard-Elemente
angezeigt werden. So ist es möglich, dass in der Periode 1 eine Kennzahl einem
Strategieelement zugeordnet ist, während sie in der Periode 2 nicht mehr dem
Strategieelement zugeordnet ist. Entsprechend werden für jede Periode nur
diejenigen Scorecard-Elemente angezeigt, die in der dargestellten Periode
existieren.
Über können Sie in der Liste suchen und über
die Liste ausdrucken.
BW-Daten puffern
Wenn Sie in den Eigenschaften einer Scorecard Keine Pufferung ausgewählt haben, steht diese Funktion im Balanced Scorecard Monitor nicht zur Verfügung.
Über Bearbeiten ® BW-Daten puffern können Sie Daten aus dem SAP BW, die für die ausgewählte Scorecard relevant sind, in den Puffer der Scorecard schreiben. Dazu legen Sie über Von Periode und Bis Periode das Intervall fest, für das Daten aus dem SAP BW in den Puffer geschrieben werden sollen.
Als Voreinstellung geht das System davon aus, dass Sie Daten zu allen in der Scorecard vorhandenen Kennzahlen und Initiativen puffern wollen. Sie können jedoch auch bestimmen, dass nur einzelne von Ihnen ausgewählte Kennzahlen und Initiativen gepuffert werden sollen. Um dies zu erreichen, setzen Sie das Kennzeichen Selektion von Kennzahlen und Initiativen aktivieren. Hierdurch erweitern Sie das Dialogfeld um eine Liste von Kennzahlen und Initiativen, in der Sie die gewünschten Einstellungen vornehmen können.
Sie setzen das Kennzeichen bei Nur Daten mit neuerem Zeitstempel puffern, wenn Sie nur diejenigen gepufferten Daten in Ihrem SEM-System bei der Präsentation neu puffern lassen wollen, deren Zeitstempel älter ist als der Zeitstempel der folgenden Objekte:
· Zeitstempel des zugeordneten Wertfelds
· Zeitstempel des zugrunde liegenden InfoCubes
· Zeitstempel der zugrunde liegenden Query
Bei Wertfeldern prüft das System darüber hinaus den Zeitstempel der darin verwendeten CPM-Variablen. Trägt eine CPM-Variable einen jüngeren Zeitstempel als das gepufferte Datum im SEM-System, wird das gepufferte Datum im SEM-System ebenfalls aktualisiert.
Um einerseits immer aktuelle Daten bei der Präsentation und andererseits eine hohe Performanz des Systems zu gewährleisten, empfiehlt SAP, das Kennzeichen zu setzen.
Der automatische Abgleich des Zeitstempels funktioniert bei transaktionalen InfoCubes erst bei dem Einsatz des SAP BW ab Version 3.0.
Über führen Sie die Pufferung aus.
Zur Pufferung von BW-Daten können Sie auch den Report UMB_BSC_BUF verwenden, den Sie über System ® Dienste ® Reporting aufrufen. Dort können Sie den Report nicht nur im Hintergrund starten, sondern die Pufferung auch für mehrere Scorecards gleichzeitig durchführen.
BW-Datenpufferung planen
Über Aufgabenplanung ® BW-Datenpufferung planen können Sie Pufferungs-Jobs für die Hintergrundverarbeitung definieren.
Über Variante
legen Sie einen neuen Job für die Hintergrundverarbeitung an. In einer
Variante können Sie nicht nur mehrere Scorecards für die Pufferung auswählen,
sondern auch eine Zeitvariable für die zu puffernden Daten verwenden. Wenn Sie
z.B. eine Zeitvariable des Typs „1. Periode des aktuellen Jahres bis zur
aktuellen Periode“ auswählen, werden automatisch die BW-Daten für alle
Perioden, die mit der Zeitvariable angesprochen werden, in den ausgewählten
Scorecards gepuffert. Alternativ können Sie auch das Beginn- und Ende-Datum
für die Pufferung spezifizieren. Über Variantenattribute können Sie der Variante einen
beschreibenden Langtext geben. Sichern Sie abschließend Ihre Eingaben.
Über Einplanen legen Sie fest, ob die Hintergrundverarbeitung einmalig oder in einem bestimmten Rhythmus durchgeführt werden soll.
Beurteilung-/Status-Alarm
Über Alarm ® Beurteilung / Status legen Sie den Zeitrahmen für die Alarmnachricht fest, die Bedingung und den Inhalt der Alarmnachricht und ob zusätzlich zum Eintrag in der Aufgabenliste die betroffene Person per E-Mail benachrichtigt werden soll.
Dazu legen Sie fest, bis zu welchem Kalenderdatum die angeforderte Aktivität vom Anwender durchgeführt sein soll (Zu erledigen bis) und bis wann diese Aufgabe relevant ist (Relevant bis). Wird nämlich die Aufgabe vom Anwender nicht ausgeführt, wird diese nach dem Datum, das Sie in Relevant bis spezifiziert haben, aus der Aufgabenliste gelöscht. Damit eine Aufgabe nicht gelöscht wird, geben Sie beispielsweise 001.9999 ein.
Wenn eine Benachrichtigung erfolgen soll, weil keine Beurteilung verfasst wurde, setzen Sie das Kennzeichen bei Beurteilung muss erfasst werden; wenn eine Benachrichtigung erfolgen soll, weil kein Status gesetzt wurde, setzen Sie das Kennzeichen bei Status muss gesetzt werden.
Schließlich legen Sie über das Kennzeichen Zusätzlich per E-Mail benachrichtigen fest, ob zusätzlich zum Eintrag in der Aufgabenliste die betroffene Person per E-Mail benachrichtigt werden soll.
Über führen Sie die Benachrichtigung gemäß
den von Ihnen festgelegten Bedingungen aus.
Score-Alarm
Über Alarm ®
Score alarmieren Sie über die Aufgabenliste automatisch alle
Verantwortlichen von Scorecard-Elementen, deren Score unter bzw. über einem
von Ihnen festgelegten Wert liegt. Dazu legen Sie wieder einen Zeitrahmen fest
und bestimmen das Alarm-Kriterium. Wenn zusätzlich zum Eintrag in der
Aufgabenliste die betroffenen Personen per E-Mail vom System benachrichtigt
werden sollen, setzen Sie das Kennzeichen Zusätzlich per
E-Mail benachrichtigen. Über führen Sie
die Alarmbenachrichtigung gemäß den von Ihnen festgelegten Bedingungen
aus.
Aktivitäten
Den Balanced Scorecard Monitor rufen Sie in den einzelnen Präsentationsmodi der Scorecard (z.B. in der Übersicht oder in der Analyse einer Scorecard) über Springen ® Umfeld ® Balanced Scorecard Monitor auf. Sie können ihn auch direkt im SEM-Menü aufrufen über Strategic Enterprise Management ® Strategy Management ® Balanced Scorecard Monitor.
Siehe auch: