Sonderfälle Integration Haushaltsmanagement – Stellenwirtschaft 

Wenn die Integration der Stellenwirtschaft (PA-PM) ins Haushaltsmanagement (FI-FM) aktiviert ist, können bei der Buchung ins Rechnungswesen die im Folgenden beschriebenen Sonderfälle auftreten.

Sonderfall 1: Fehlende Finanzierung für eine Ausgabenart

Wenn eine Lohnart einer Ausgabenart zugeordnet ist, die in dem betreffenden Zeitraum nicht direkt oder über eine Planstelle in der Stellenwirtschaft finanziert wurde, befinden sich keine Einträge zu dieser Ausgabenart und zum WPBP-Zeitraum in der Tabelle Finanzierung (FUND). In diesem Fall versucht das System, eine Ersatzkontierung zu bestimmen, indem es die Defaultkontierung der Integration Haushaltsmanagement/Stellenwirtschaft aus dem Haushaltsmanagement ermittelt. Die Ersatzkontierung legen Sie im Customizing der Personalabrechnung unter Auswertung für die Buchung ins Rechnungswesen ® Spezielle Szenarien ® Integration Stellenwirtschaft ® Buchungssammler definieren pro Finanzkreis und Geschäftsjahr fest.

Zweistufiges Ersetzungskonzept

Die Ersatzkontierung für Lohnarten, die einer Ausgabenart zugeordnet sind, die in dem betreffenden Zeitraum nicht direkt oder über eine Planstelle in der Stellenwirtschaft finanziert wurden, wird folgendermaßen bestimmt:

...

       1.      Zunächst versucht das System, die Ersatzkontierung aus der Finanzierung des Grundgehalts abzuleiten. Wenn das Grundgehalt in dem entsprechenden Zeitraum finanziert ist (d. h. es existieren für diesen Zeitraum Finanzierungen mit dem Kennzeichen Grundgehalt in der Tabelle Finanzierung (FUND) im Abrechnungsergebnis), wird aus der Haushaltsmanagementkontierung dieser Finanzierung eine Ersatzkontierung abgeleitet. Diese Ableitung erfolgt anhand des oben genannten Customizings der Buchung ins Rechnungswesen. Mit dieser Ersatzkontierung wird der nicht finanzierte Aufwand gebucht. Ist das Grundgehalt anteilig finanziert, so wird auch der Betrag der Lohnart mit der nicht finanzierten Ausgabenart anteilig auf die ermittelten Ersatzkontierungen verteilt.

       2.      Ist auch das Grundgehalt nicht finanziert, so bestimmt das System in einer zweiten Stufe als Ersatzkontierung die Defaultkontierung ohne finanziertes Grundgehalt, die Sie im oben genannten Customizing der Buchung ins Rechnungswesen hinterlegt haben Zur Buchung der Lohnart werden dann die an dieser Stelle hinterlegten Kontierungsobjekte verwendet.

Bei der Verwendung einer Ersatzkontierung wird bei der Buchung keine Mittelbindung abgebaut. Es erfolgt nur eine Ist-Buchung.

Wenn das System keine Ersatzkontierung bestimmen kann oder wenn fehlerhafte Kontierungsobjekte hinterlegt sind (z.B. Fonds mit abgelaufenem Finanzierungszweck), enthält der Abrechnungsbeleg eine Fehlermeldung. Der Abrechnungsbeleg erhält den Status fehlerhaft.

Sonderfall 2: Rückrechnung und Ersetzung

Bei der Buchung einer Rückrechnung werden die Beträge auf den Haushaltsmanagementkontierungen storniert, auf die vorher gebucht wurde. Dies gilt auch dann, wenn aufgrund einer fehlenden Finanzierung auf die Ersatzkontierung gebucht wurde. Voraussetzung dafür ist aber, dass Sie das Customizing für die Ersatzkontierung in der Zwischenzeit nicht geändert haben.

Wenn im Vormonat wegen fehlender Grundgehaltsfinanzierung auf die Ersatzkontierung des Finanzkreises gebucht wurde und die Person anschließend für diesen Monat in der Stellenwirtschaft nachfinanziert wurde, wird bei der Buchung der Rückrechnung im Folgemonat der Betrag des Vormonats auf der Ersatzkontierung storniert und der (eventuell veränderte) Betrag auf die Haushaltsmanagementkontierung der nun in der Stellenwirtschaft hinterlegten Finanzierung gebucht. Auch hier gilt die Voraussetzung, dass Sie das Customizing für die Ersatzkontierung in der Zwischenzeit nicht geändert haben.

Sonderfall 3: Fonds mit abgelaufenem Finanzierungszweck

Wenn auf den Fonds der zu verwendenden Haushaltsmanagementkontierung nicht mehr gebucht werden kann, weil sein Finanzierungszweck abgelaufen ist (z. B. im Falle einer Rückrechnung), so löscht das System den Fonds aus der entsprechenden Belegzeile des Abrechnungsbelegs (der Buchung wird kein Fonds mitgegeben). Dies gilt nicht, wenn der Fonds aus der Defaultkontierung stammt, die Sie im oben genannten Customizing der Buchung ins Rechnungswesen hinterlegt haben. Das Löschen des Fonds aus der Belegzeile wird im Abrechnungsbeleg dokumentiert.

Sonderfall 4: Mittelbindung mit Erledigtkennzeichen

Wenn das System bei der Buchung feststellt, dass die abzubauende Mittelbindung im Haushaltsmanagement als erledigt gekennzeichnet ist (dieser Fall kann besonders bei Rückrechnungen ins zurückliegende Geschäftsjahr eintreten), so wird diese Mittelbindungsnummer aus der entsprechenden Belegzeile des Abrechnungsbelegs gelöscht. Dadurch wird im Haushaltsmanagement nur die Ist-Buchung durchgeführt, ohne dass dabei eine Mittelbindung abgebaut wird. Das Löschen der Mittelbindungsnummer aus der Belegzeile wird im Abrechnungsbeleg dokumentiert.