Extrakte verwalten 

Verwendung

Wenn Sie Berichte in Extrakten sichern, können Sie jederzeit auf diesen Datenbestand zugreifen, ohne erneut Daten von der Datenbank selektieren zu müssen.

Über die Extraktverwaltung können Sie

·        Extrakt anzeigen

·        Extrakt drucken

·        Extraktpriorität ändern

·        Verfallsdatum eines Extrakts ändern

·        Extrakt löschen

Nach einem Release-Wechsel können die zuvor als Extrakte gesicherten Berichte nicht mehr angezeigt werden. Die Extrakte können jedoch noch angezeigt werden, wenn Sie lediglich den Korrekturstand Ihres SAP-Systems ändern.

Voraussetzungen

Sie haben Ihre Berichte bereits in Extraktdateien gesichert. Weitere Informationen finden Sie unter Extrakt anlegen.

Vorgehensweise

...

       1.      Wählen Sie von einem der Bilder Berichtsgruppe anlegen/ändern/anzeigen/ausführen ausHilfsmittel ® Extrakte ® Anzeigen oder Löschen oder Drucken oder Verfallsdatum änd.

Sie gelangen auf das Bild Report Writer: Extraktverwaltung.

Die Extraktverwaltung erreichen Sie vom Bild Berichtsgruppe ausführen: Einstieg aus auch über die Drucktaste  Datenextrakte beim Ausführen einer Berichtsgruppe vom ersten Selektionsbild über Umfeld ® Extraktverzeichnis...

       2.      Geben Sie die Kriterien ein, nach denen die Extrakte selektiert werden sollen:

·         Wenn Sie nach einem bestimmten Extrakt suchen, geben Sie die Beschreibung des Extrakts ein.

·         Wählen Sie aus, ob nur Extrakte angezeigt werden, die von Ihnen bzw. von einem bestimmten anderen Benutzer erzeugt wurden, oder ob unabhängig vom Erzeuger alle Extrakte angezeigt werden.

·         Wählen Sie aus, in welchem zurückliegenden Zeitraum die Extrakte erzeugt wurden, oder ob unabhängig vom Zeitpunkt der Erzeugung alle Extrakte angezeigt werden.

·         Sie können die Extrakte einer bestimmten Berichtsgruppe oder eines Berichtsgruppenintervalls auswählen.

·         Sie können die Extrakte nach ihrer Priorität auswählen und die Auswahl ausschließlich auf ungelesene Extrakte einschränken.

·         Wenn Sie die Selektionskriterien weiter einschränken wollen (z. B. anhand eines bestimmten Merkmals oder einer Gruppe von Merkmalen), wählen Sie die Drucktaste    Weitere Selektionen und geben Sie diese Kriterien ein. Sie können die Anzahl der Selektionsbedingungen beliebig erweitern sowie eingegebene Selektionsbedingungen wieder löschen.

       3.      Wählen Sie das Symbol .

Das System gibt eine Liste der Extrakte aus, die den von Ihnen angegebenen Selektionskriterien entsprechen.

       4.      Markieren Sie den gewünschten Extrakt und wählen Sie eine der folgenden Funktionen:

...

                            a.      Extrakt anzeigen

Wählen Sie das Symbol .

                            b.      Extrakt drucken

Sie können Extrakte sofort oder im Hintergrund drucken.

-         Um die markierten Extrakte zu drucken, wählen Sie die Drucktaste  Extrakte und geben das Ausgabegerät an und weitere Parameter der Spool-Steuerung.

-         Um den Druck im Hintergrund auszuführen, wählen Sie die Drucktaste  Batch und geben an, wann der Job gestartet werden soll.

                            c.      Extraktpriorität ändern

Wählen Sie das Symbol  und ändern Sie die Priorität des Extrakts.

                            d.      Verfallsdatum ändern

Sie können die Informationen zum Verfallsdatum ändern, die beim Anlegen des Extraktes eingegeben wurden.

Wählen Sie das Symbol . Wenn der Extrakt nach Ablauf einer festgelegten Zeit automatisch gelöscht werden soll, hinterlegen Sie auf dem Dialogfenster Verfallsdatum ändern unter Verfällt in die gewünschte Anzahl Tage oder wählen Verfällt am und geben ein Verfallsdatum ein.

Wenn Sie nicht wollen, dass ein Extrakt nach Ablauf einer bestimmten Zeit gelöscht wird, wählen Sie Kein Verfallsdatum. Dies ist beispielsweise dann sinnvoll. wenn der Bericht für eine noch nicht absehbare Zeit benötigt wird oder es sehr lange dauert den Bericht auszuführen.

Wählen Sie , um das Dialogfenster zu verlassen und die Eingaben zu sichern.

                            e.      Extrakt löschen

Wenn ein Extrakt gelöscht wurde, können Sie auf diesen Extrakt nicht mehr zugreifen.

Um Extrakte zu löschen wählen Sie das Symbol . Beantworten Sie die Abfrage, ob die ausgewählten Extrakte gelöscht werden sollen mit Ja, so werden die Extrakte gelöscht.

Informationen zu Einstellungen zur Extraktverwaltung finden Sie im Einführungsleitfaden der Kostenstellenrechnung unter Informationssystem ® Benutzereinstellungen ® Einstellungen zur Extraktverwaltung festlegen.