Verfeinern von Abwesenheiten 

Verwendung

Viele Tarifregelungen, Gesetze oder Betriebsvereinbarungen sehen vor, dass Abwesenheitszeiten gestaffelt bezahlt werden. Hierzu gehören z.B. Regelungen, bei denen nach einer bestimmten Anzahl von Abwesenheitstagen bzw. -stunden Abwesenheitszeiten niedriger bezahlt werden oder unbezahlt sind. Oftmals sind diese Regelungen auch abhängig vom Dienst- oder Lebensalter der Mitarbeiter.

Für diese Anforderungen reicht es nicht aus, die im Infotyp Abwesenheiten (2001) erfassten mehrtägigen, ganztägigen oder untertägigen Abwesenheitssätze zu bewerten. Unter Umständen erfolgt an einem Tag, mitten an einem Tag oder innerhalb einer untertägigen Abwesenheit ein Wechsel in der Bezahlung. Zur Abbildung dieses Sachverhaltes müssen die Abwesenheitssätze tageweise betrachtet und auch untertägig gesplittet werden. Hierzu steht Ihnen in der Zeitdatenverarbeitung der Abrechnung die Funktion XNAB zur Verfügung.

Die Funktion XNAB ergänzt die Funktionen zur Abwesenheitsbewertung. Mit ihr können Sie alle Abwesenheiten, die nicht von einem Kontingent abtragen, splitten und abhängig von Ihren Anforderungen speziell bewerten.

Abwesenheiten, die von einem Kontingent abtragen, können Sie bereits abhängig von dem abgetragenen Kontingent eine eigene Abwesenheitsbewertungsregel zuordnen. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie im Einführungsleitfaden der Personalabrechnung Ihres Landes unter Abwesenheiten -> Bewertung von Abwesenheiten mit Kontingentabtragung.

Integration

Die Funktion XNAB ist eine internationale Funktion. Eventuell sind für Ihr Land eigene Funktionen und Customizing-Aktivitäten entwickelt worden, die die Anforderungen Ihres Landes abdecken. In diesem Fall brauchen Sie die Funktion XNAB nicht zu verwenden. Überprüfen Sie im Einführungsleitfaden Ihres Landes, ob Sie auf länderspezifische Entwicklungen zurückgreifen können.

Voraussetzungen

·        Sie speichern die Abwesenheitszeiten der Mitarbeiter im Infotyp Abwesenheiten (2001).

·        Die internationale Funktion XNAB muss die Betriebswirtschaft einer Vielzahl von Ländern abdecken. Diese komplexen und sehr unterschiedlichen Regelungen konnten nicht über generische Customizing-Tabellen abgebildet werden. Für die Festlegung der Verarbeitung der Funktion XNAB stehen Ihnen daher eine Reihe von länderspezifischen Funktionsbausteinen, eine SAP-Erweiterung und ein BAdI zur Verfügung.

Erkundigen Sie sich zunächst, ob und welche länderspezifischen Funktionsbausteine für Sie eingerichtet wurden. Wenn Sie die SAP-Erweiterung bzw. das BAdI nutzen möchten, sollten Sie über vertiefte Kenntnisse des ABAP bzw. ABAP OO verfügen.

Weitere Informationen zu diesen Schnittstellen erreichen Sie über die Dokumentation der Funktion XNAB.

Das System durchläuft die verschiedenen Funktionsbausteine wie folgt:

·         Zunächst durchläuft es die länderspezifischen Funktionsbausteine.

·         In einem zweiten Schritt durchläuft es das kundeneigene Coding in der SAP-Erweiterung bzw. in dem BAdI.

Funktionsumfang

Mit der Funktion XNAB können Sie in der Zeitdatenverarbeitung der Abrechnung Abwesenheitszeiten nach bestimmten kunden- und länderabhängigen Kriterien markieren, um betriebswirtschaftliche Sachverhalte an der Abwesenheit zu speichern. Hierzu können Sie pro Tag und Abwesenheit Markierungen an den Abwesenheiten hinterlegen. Dazu steht Ihnen jeweils ein 100-stelliges Markierungsfeld zur Verfügung.

Abwesenheiten sollen andere Markierungen erhalten, wenn

- eine Krankheit länger als 5 Tage dauert

- der Mitarbeiter im letzten Jahr mehr als 20 Tage arbeitsunfähig war

- das Ende der Lohnfortzahlung erreicht ist

Die Markierungen müssen nicht unbedingt zu einer anderen Bewertung, d.h. zu einem Splitt der Abwesenheit führen. Sie können auch Markierungen setzen, um z.B. darüber Statistiken zu führen. Sie haben die Möglichkeit, mehrere Markierungen pro Abwesenheitstag zu hinterlegen und an einem Tag auch bei untertägigen Abwesenheiten mehrfach die Markierungen zu wechseln. Dieses wird z.B. notwendig, wenn sich Regelungen auf eine Anzahl von Stunden beziehen und ein Wechsel in der Markierung mitten an einem Tag erfolgen muss.

Für jeden Tag, für den eine Markierung erzeugt wird und für jede Markierung an einem Tag erzeugt das System einen neuen Eintrag in der internen Tabelle COVERAGE HISTORY. Pro Eintrag ermittelt das System anhand des Codings aus dem länderspezifischen Funktionsbaustein HR_COV_DETERMINE_MARK_xx bzw. Ihrem Coding aus der SAP-Erweiterung, zu welchem Anteil die betroffenen Stunden in die eine oder andere Markierung einfließen sollen.

Alle Markierungen, die zu einer unterschiedlichen Bewertung einer Abwesenheit führen sollen, können über die Funktion zu einem Splitt der Abwesenheit führen. Jedem dieser Splitts kann die Funktion XNAB nach Ihren Angaben dann eigene Abwesenheitsbewertungsregeln zuordnen.

Die beiden Arbeitsschritte Markieren und Splitten können Sie durch die SAP-Erweiterung bzw. das BAdI oder durch länderspezifische Verarbeitungen jeweils beeinflussen.

Um ein korrektes und nachvollziehbares Ergebnis zu erhalten, sollten die beiden Arbeitsschritte die gleichen Anteile für die Markierung und die Splitts produzieren, sofern die Markierungswechsel immer Bezahlungsrelevanz haben. Weitere Informationen erhalten Sie in der Dokumentation der Funktion XNAB.

Gruppieren von Mitarbeitern

Über das Merkmal COVER (Ermitteln der Regelgruppe für die Verfeinerung von Abwesenheiten) können Sie die Mitarbeiter gruppieren, die bei der Verfeinerung der Abwesenheiten gleich behandelt werden sollen. Im Merkmal COVER legen Sie dazu anhand von organisatorischen Zuordnungen oder den Abwesenheitsarten Regelgruppen für die Verfeinerung von Abwesenheiten an.

Sie möchten Angestellte, Stundenlöhner und Aushilfskräfte unterschiedlich behandeln.

Abwesenheiten von Mitarbeitern mit hohen Fehlzeitquoten sollen ungünstiger vergütet werden.

Anlegen von Regeln für die Verfeinerung von Abwesenheiten

Abhängig vom Dienst- oder Lebensalter eines Mitarbeiters können unterschiedliche Grundlagen für die Bewertung von Abwesenheiten bestehen.

Mitarbeiter mit einem höheren Dienstalter erhalten eine längere Lohnfortzahlung.

Daher können Sie pro Regelgruppe für die Verfeinerung von Abwesenheiten im Customizing Regeln definieren, in denen Sie die gültigen Regelungen für die unterschiedlichen Dienst- oder Lebensalterintervalle hinterlegen. Pro Intervall können Sie so Abwesenheiten nach anderen Kriterien markieren und splitten. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie im Einführungsleitfaden unter Abrechnung xx -> Brutto -> Abwesenheiten -> Verfeinerung von Abwesenheiten -> Regelgruppe für Abwesenheitsverfeinerung anlegen.

Die inhaltliche Bedeutung der Regeln legen Sie über Ihre kundenindividuelle SAP-Erweiterung fest bzw. sind sie in den länderspezifischen Funktionsbausteinen verzeichnet. Die inhaltliche Bedeutung ist über die Position und Beschaffenheit der einzelnen Markierungen festzulegen.

Auswählen der Abwesenheiten

Unter Umständen möchten Sie nicht alle Abwesenheiten weiter verfeinern, sondern z.B. nur Abwesenheiten, die Arbeitsunfähigkeiten der Mitarbeiter betreffen.

Daher können Sie genau festlegen, welche Abwesenheiten von der Verarbeitung ausgenommen werden sollen. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie im Einführungsleitfaden der Abrechnung xx unter Brutto -> Abwesenheiten -> Abwesenheiten für Verfeinerung festlegen.

Besondere Läufe der Abrechnung von der Verarbeitung ausnehmen

Bei bestimmten Abrechnungsläufen z.B. im Rahmen von Off-Cycle Abrechnungen möchten Sie die Abwesenheiten unter Umständen nicht markieren oder splitten. Daher können Sie Regelungen hinterlegen, in denen Sie z.B. abhängig vom Off-Cycle-Grund einzelne Abwesenheiten von der Verarbeitung ausschließen. Hierzu steht der länderabhängige Funktionsbaustein HR_COV_CHECK_AB_xx sowie das BAdI HRTIM_COV_HISTORY (Kunden-Erweiterungen zur Abrechnungsfunktion XNAB) zur Verfügung.

Speichern der Markierungen

Zum Ende der Abrechnung speichert das System die Einträge aus der internen Tabelle COVERAGE HISTORY in der Tabelle COVER auf dem Cluster PC.

Die Ergebnisse können Sie über das Protokoll der Abrechnung und den Report RPCLSTPC (Anzeige Cluster PC: Persönlicher Kalender) überprüfen.

Vorbereiten des Produktivstarts

Um Abwesenheiten zu betrachten und sie einer bestimmten Bewertung zuzuführen, müssen in den meisten Fällen Abwesenheitszeiten der Vergangenheit betrachtet werden. Dazu müssen in der Tabelle COVER auf dem Cluster PC auch Einträge aus der Vergangenheit zur Verfügung stehen.

Um die Tabelle COVER für den ersten Einsatz der Funktion XNAB mit Datensätzen aus der Vergangenheit zu füllen, steht Ihnen der Report RPTBCH00 (Initialisierung der Tabelle COVER für die Abwesenheitsverfeinerung) zur Verfügung. Er führt alle Funktionen der XNAB aus, so dass Sie keine Rückrechnung der Abrechnung durchführen müssen.

Über das Merkmal COVGL legen Sie z.B. abhängig von organisatorischen Zuordnungen Datumsangaben für den Produktivstart der Funktion XNAB fest. Diese Datumsangaben legen fest, ab welchem Datum Sie in der Personalabrechnung Abwesenheiten weiter verfeinern und unterschiedlich bewerten möchten.

Weitere Informationen erhalten Sie in der Dokumentation des Reports RPTBCH00 und im Einführungsleitfaden der Personalabrechnung Ihres Landes unter <Brutto> -> Abwesenheiten -> Bewertung von Abwesenheiten -> Verfeinerung von Abwesenheiten -> Produktivstart für die Verfeinerung von Abwesenheiten vorbereiten.