Bearbeitung der Mitarbeiterdaten 

Verwendung

Mit Hilfe dieser Funktion können Sie aus dem Portal direkt auf die Mitarbeiterdaten zugreifen und diese über die Infotypen anlegen, bearbeiten und anzeigen. So können Sie Mitarbeiterdaten auch ändern, ohne das Prozess- und Formular-Framework zu nutzen und Mitarbeiterdaten pflegen, die (noch) nicht zur Bearbeitung in einen formularbasierten Prozess eingebunden sind.

Die Funktion Mitarbeiterdaten bearbeiten rufen Sie direkt aus dem Work Center für Personalsachbearbeiter auf.

Funktionsumfang

Dieser Funktion liegt die Personalstammdatenpflege zugrunde. Im Gegensatz zu den Funktionen Personalstammdaten anzeigen (PA20) und Personalstammdaten pflegen (PA30) bietet Ihnen die Funktion Mitarbeiterdaten bearbeiten die Möglichkeit, direkt zwischen den einzelnen Infotypen der Personaladministration und der internationalen Abrechnung zu springen. Das Infotyp-Einstiegsbild wird dabei unterdrückt.

Die Benutzungsoberfläche der Mitarbeiterdatenbearbeitung umfasst die folgenden Bereiche:

●     Datenauswahlbereich

●     Infotyp-Browser

●     Datenpflegebereich

Dieser Bereich beinhaltet außerdem den Infotyptext-Bereich.

 

Benutzungsoberfläche der Mitarbeiterdatenbearbeitung

Datenauswahlbereich

●     Mitarbeiter

Im Datenauswahlbereich können Sie einen Mitarbeiter selektieren, indem Sie die Personalnummer oder den Namen des Mitarbeiters eingeben. Wenn Sie den Mitarbeiter per Namen gesucht haben und Start wählen, wird die Personalnummer im Eingabefeld angezeigt. Der Name des Mitarbeiters und die Daten zum Mitarbeiter werden im Datenpflegebereich angezeigt. Der Infotyp-Browser wird geöffnet.

●     Erweiterte Suche

Über Erweiterte Suche können Sie auf die weitere Suchfunktionalität zugreifen.

Wenn mehrere Personalnummern selektiert wurden, weil Sie z.B. mit Hilfe von Wertebereichen gesucht haben, wird ein Dialogfenster mit der Trefferliste geöffnet, aus der Sie die gewünschte Personalnummer auswählen können.

●     Zeitraum

Wenn Sie die beiden Felder zum Datenauswahlzeitraum leer lassen, werden alle verfügbaren Daten zu einem Mitarbeiter selektiert. Wenn Sie nur das Beginndatum eingeben, werden alle Daten, die zu diesem Datum gültig sind, selektiert.

●     Browser aus/Browser ein

Über Browser aus und Browser ein können Sie den Infotyp-Browser ein- bzw. ausblenden.

Infotyp-Browser

Der Infotyp-Browser ist eine Baumstruktur, die mehrere Knoten enthält, aus denen Sie einen Infotyp oder eine Maßnahme zur Bearbeitung auswählen können. Welche Knoten in der Baumstruktur angezeigt werden und deren Reihenfolge definieren Sie im Customizing der HR Administrative Services unter Personalsachbearbeiter ® Mitarbeiterdatenpflege ® Aufbau des Infotyp-Browsers festlegen.

Wenn im Datenauswahlbereich keine Personalnummer selektiert wurde, ist der Infotyp-Browser leer. Sobald eine Personalnummer ausgewählt wurde, wird die Baumstruktur angezeigt.

Folgende Ordner stehen Ihnen darin zur Verfügung:

●     Favoriten

Sie können eine Liste der Infotypen und Maßnahmen, die Sie häufig verwenden, als Favoriten definieren. Dazu stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

○     Neuen Ordner anlegen

Sie können Ordner erstellen, um die Einträge in Ihren Favoriten zu strukturieren.

○     Neuen Eintrag anlegen

Sie können einen Infotyp oder eine Maßnahme als Eintrag innerhalb eines Ordners in die Favoriten aufnehmen.

○     In Favoritenliste aufnehmen

Sie können einen Infotyp oder eine Maßnahme in die Favoriten aufnehmen.

○     Aus Favoritenliste löschen

Sie können einen Infotyp oder eine Maßnahme aus den Favoriten löschen.

○     Nach oben verschieben/Nach unten verschieben

Durch diese Optionen können Sie die Reihenfolge Ihrer Favoriteneinträge ändern.

●     Infotypen des Mitarbeiters

In diesem Ordner werden alle Infotypen angezeigt, zu denen für den aktuell ausgewählten Mitarbeiter bereits Daten vorhanden sind.

●     Alle Infotypen

In diesem Ordner werden alle Infotypen angezeigt, die generell zur Bearbeitung zur Verfügung stehen.

Wenn bereits eine Personalnummer selektiert wurde oder ein Parameter für einen Ländermodifikator gesetzt wurde, ist die Liste der Infotypen beschränkt auf alle Infotypen einer Länderversion.

●     Infotypmenüs

Dieser Ordner enthält die Infotypmenüs der Personaladministration, in denen die Infotypen nach sachlogischen Kriterien zusammengefasst sind.

●     Maßnahmen

Dieser Ordner enthält alle verfügbaren Personalmaßnahmen.

Davon ausgenommen sind Personalmaßnahmen, die die Einstellung betreffen. Dies sind alle Maßnahmen, die im Customizing der Personaladministration unter Anpassung der Arbeitsabläufe ® Maßnahmen ® Personalmaßnahmenarten bestimmen mit Funktionscharakter 1 oder 7 gekennzeichnet sind.

Per Klick auf eine Maßnahme im Ordner Favoriten oder im Ordner Maßnahmen wird diese im Datenpflegebereich gestartet.

Per Klick auf einen Infotyp in den Favoriten oder den Infotyp-Ordnern wird das Einzelbild dieses Infotyps im Datenpflegebereich geöffnet.

Datenpflegebereich

Im Datenpflegebereich können Sie Mitarbeiterdaten anzeigen, anlegen oder bearbeiten. Anhand dieser Daten erstellt das SAP-System eine Historie aller Änderungen und Entwicklungen, die für einen Mitarbeiter im Laufe seiner Zugehörigkeit im Unternehmen eingetreten sind.

Damit mehrere Infotyp-Datensätze gleichzeitig abgelegt werden können, müssen zeitliche Beziehungen zwischen den Datensätzen definiert sein. Im Personalwirtschaftssystem ist dies über die Zeitbindung realisiert. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Zeitbindung in den Personalstammdaten.

Wenn Sie einen Infotyp über den Datenselektionsbereich starten, können Sie im Customizing der HR Administrative Services festlegen, ob das Einzelbild oder das Listbild des Infotyps aufgerufen wird. Diese Einstellung führen Sie unter Personalsachbearbeiter ® Mitarbeiterdatenpflege ® Voreinstellung für die Anzeige der Sätze eines Infotyps festlegen durch.

Um innerhalb des Datenpflegebereichs zu navigieren, können Sie auch den Infotyp-Browser verwenden.

Es werden folgende Operationen auf Infotypen unterstützt:

●     Datensätze anzeigen

Mit der Funktion Anzeigen können Sie aus dem Bearbeitungsmodus in den Anzeigemodus wechseln.

●     Datensätze ändern

Mit der Funktion Ändern können Sie einen bestehenden Infotyp-Datensatz bearbeiten, ohne dabei einen neuen Datensatz anzulegen. Das bedeutet, Sie überschreiben einen bestehenden Datensatz. Änderungen an Infotyp-Datensätzen werden nicht in der Historie fortgeschrieben.

●     Datensätze anlegen

Mit der Funktion Anlegen können Sie neue Daten erfassen. Sie legen einen neuen Infotyp-Datensatz an; der alte Datensatz bleibt im System erhalten. Über die jeweiligen Gültigkeitszeiträume wird die Infotyphistorie erzeugt.

●     Datensätze kopieren

Mit der Funktion Kopieren können Sie ebenfalls neue Infotyp-Datensätze anlegen. Auch diese Funktion zieht eine Fortschreibung in der Infotyphistorie nach sich. Im Gegensatz zur Funktion Anlegen erfassen Sie Ihre Daten jedoch nicht auf einer leeren Eingabemaske, sondern auf einem Bild, das mit den aktuell (noch) gültigen Daten gefüllt ist. Diese Werte können Sie überschreiben.

Überschreiben Sie unbedingt den als Vorschlagswert angezeigten Gültigkeitszeitraum. Andernfalls wird der ursprüngliche Datensatz beim Sichern gelöscht (gilt nur bei Zeitbindung 1 und 2).

●     Datensätze löschen

Mit der Funktion Löschen können Sie einen bestehenden Infotyp-Datensatz aus der Datenbank löschen. Wenn Sie einen Datensatz mit Zeitbindung 1 löschen, wird der Vorgängersatz automatisch vom System verlängert. Über die Definition des Gültigkeitszeitraumes wird die Infotyphistorie erzeugt.

●     Datensätze sperren/entsperren

Mit der Funktion Sperren/Entsperren können Sie beim Bearbeiten von Infotyp-Datensätzen das Vier-Augen-Prinzip anwenden: Wenn ein Infotyp-Datensatz gesperrt ist, ist dieser zwar vorhanden, wird jedoch nicht aktiv angelegt. Erst wenn ein zweiter Mitarbeiter den Infotyp-Datensatz geprüft und entsperrt hat, wird dieser auf der Datenbank angelegt.

●     Infotyptext-Bereich öffnen/schließen

Sie haben die Möglichkeit, in allen Infotypen, in denen Sie dies erlaubt haben, zu einem Datensatz einen Freitext als Kommentar zu hinterlegen. (Das Kennzeichen Text erlaubt setzen Sie im Customizing der Personaladministration unter Anpassung der Arbeitsabläufe ® Informationstypen ® Infotypen.)

Um den Texteditor zu öffnen, wählen Sie Text pflegen. In einigen Infotypen wie z.B. Infotyp Terminverfolgung (0019) können die ersten drei Zeilen des Kommentars direkt auf dem Einzelbild erfasst und angezeigt werden. Um die Textzeilen im Einzelbild von kundeneigenen Infotypen auf nicht eingabebereit zu setzen, führen Sie im Customizing der HR Administrative Services unter Personalsachbearbeiter ® Mitarbeiterdatenpflege die IMG-Aktivität Infotyp-Textfelder benennen durch.

Im Bereich Letzte Änderungen des Datenpflegebereichs werden standardmäßig alle bearbeiteten Infotyp-Datensätze zu der Personalnummer angezeigt, die Sie im Datenselektionsbereich ausgewählt haben. Dazu gehören alle neu angelegten, gelöschten, kopierten, geänderten oder gesperrten Datensätze.

Um das Volumen der gespeicherten Historiendaten zu beschränken, steht Ihnen im Customizing der HR Administrative Services unter Personalsachbearbeiter ® Mitarbeiterdatenpflege ® Veraltete Historiendaten der Mitarbeiterdatenpflege löschenein Report zur Verfügung, mit dem Sie alle Datensätze löschen können, die älter als ein vorgegebenes Datum oder ein vorgegebener Zeitraum sind.

Weitere Funktionen

Wenn Sie Springen ® Überblickwählen, gelangen Sie auf das Listbild des im Datenpflegebereich aktuellen Infotyps, auf dem Sie einen Überblick über alle vorhandenen Infotyp-Datensätze im Gültigkeitszeitraum erhalten.

Die beiden folgenden Funktionen sind nur dann aktiviert, wenn tatsächlich Dokumente zum Mitarbeiter vorhanden sind:

●     Spezielle Originale anzeigen

Wenn Sie Zusätze ® Spez. Originale anz. wählen, werden alle Dokumente angezeigt, die zum aktuell gewählten Infotyp eines Mitarbeiters im Datenpflegebereich optisch archiviert wurden.

●     Alle Originale anzeigen

Wenn Sie Zusätze ® Alle Originale anz. wählen, werden alle Dokumente zu einem Mitarbeiter angezeigt, die unabhängig vom aktuell im Datenpflegebereich gewählten Infotyp archiviert wurden.