Digitale Personalakte (DPA) 

Einsatzmöglichkeiten

Diese Komponente stellt eine zentrale Ablage für alle Dokumente bereit, die die Mitarbeiter Ihres Unternehmens betreffen. Hier können Sie z. B. Dokumente zum Arbeitsverhältnis, zur Vergütung, zu Lebensereignissen oder auch Bescheinigungen und andere gesetzliche Dokumente hinterlegen. Die Struktur der Digitalen Personalakte (DPA) können Sie frei gestalten.

Die DPA kann sowohl manuell von einem Personalsachbearbeiter als auch vom System über die Prozesse im Rahmen von HCM Prozesse und Formulare mit Dokumenten gefüllt werden. Im letzteren Fall legt das System die DPA nach Abschluss eines Prozesses automatisch für den betreffenden Mitarbeiter an. Ein Sachbearbeiter kann in der DPA mit der entsprechenden Berechtigung z. B. Dokumente suchen, anzeigen, einfügen und löschen sowie Prozessformulare und -schritte anzeigen.

Mit der DPA steht Ihnen ein zentraler Zugriff auf sämtliche Mitarbeiterdokumente zur Verfügung. Sie können so die Aufgaben Ihrer Personalsachbearbeiter vereinfachen und optimieren sowie Ihre Dokumentenablage effektiver gestalten.

Weitere Informationen zur DPA finden Sie im Einführungsleitfaden (IMG) der HR Administrative Services unter Digitale Personalakte (DPA).

Integration

Die DPA ist Teil der Komponente HR Administrative Services (PA-AS) und für den Einsatz im Rahmen dieser Komponente optimiert. Um sämtliche Funktionen der DPA nutzen zu können, sollten Sie auch die Teilkomponente HCM Prozesse und Formulare von HR Administrative Services im Einsatz haben. Gleichwohl ist auch eine unabhängige Verwendung der DPA möglich.

Die DPA basiert auf dem SAP Records Management. Der DPA liegt das Aktenmodell zugrunde, das die verschiedenen Ordner der DPA strukturiert und darüber entscheidet, welche Dokumente das System in welchen Ordner ablegt.

Funktionsumfang

Es gibt zwei Arten von Dokumenten in der DPA:

●     Prozessdokumente: Sie resultieren aus einem Prozess im Rahmen von HCM Prozesse und Formulare, den ein Personalsachbearbeiter für einen Mitarbeiter ausführt, und bestehen aus verschiedenen Anlagen oder Formularen. Das System fügt die Prozessdokumente in die DPA ein.

Wenn ein Sachbearbeiter den Prozess zum Mutterschaftsurlaub für eine Mitarbeiterin ausführt, dann generiert das System ein Mutterschaftsformular und die Anlage Ärztliches Attest. Diese Dokumente legt das System in der DPA ab.

●     Archivierte Dokumente: Archivierte Dokumente sind Dokumente, die bereits abgelegt sind. Das System fügt diese Dokumente nicht in die DPA ein, sondern zeigt sie lediglich über die Personalakte an.

Im Customizing richten Sie das SAP Records Management für die Verwendung der DPA ein.

Weitere Informationen finden Sie in der SAP-Bibliothek unter SAP-NetWeaver-Bibliothek ® Schlüsselbereiche von SAP NetWeaver ® Schlüsselbereiche der Application Platform ® Business Services ® SAP Records Management.

Einschränkungen

Die DPA basiert auf genau einem Aktenmodell, dass für alle Mitarbeiter bindend ist. Es ist nicht möglich, verschiedene Aktenmodelle für unterschiedliche Mitarbeitergruppen zu verwenden.