Affectation automatique des opérations carte de crédit aux déplacements 

Utilisation

Sous certaines conditions, le système peut affecter automatiquement des opérations carte de crédit à un déplacement et créer un justificatif de carte de crédit dans le déplacement.

Intégration

L’affectation automatique est intégrée au transfert des opérations carte de crédit.

Conditions préalables

·        Conditions spéciales dans le Customizing de la Gestion des déplacements professionnels

·        Définition d’une table d’affectation pour la compensation carte de crédit

Pour que le système affecte automatiquement des opérations carte de crédit, vous devez être sûr d’avoir affecté une « procédure supplémentaire » à la catégorie de frais de déplacement lors de l’affectation des clés de frais d’opération carte de crédit aux catégories de frais de déplacement.

Cette procédure supplémentaire détermine le statut sous lequel le système sauvegarde le déplacement après avoir créé un justificatif de carte de crédit. Le système compare le statut actuel du déplacement à celui du déplacement enregistré dans la procédure supplémentaire. Sur la base de ces deux statuts de déplacement, le système sélectionne celui qui a la priorité de traitement inférieure. Vous évitez ainsi notamment que des déplacements qui n’ont pas encore été acceptés soient approuvés et envoyés en comptabilité suite au traitement automatique effectué dans le cadre de la compensation carte de crédit.

·        Relations entre les informations complémentaires des justificatifs et les catégories de frais de déplacement

Si vous avez affecté une clé d’opération carte de crédit à une catégorie de frais de déplacement pour laquelle les options système requièrent l’enregistrement d’informations complémentaires sur les justificatifs, le système ne peut générer de justificatif de carte de crédit dans le déplacement pour les opérations carte de crédit avec cette clé. Le système enregistre dès lors ces opérations carte de crédit dans le tampon de justificatifs et le processus d’affectation automatique ignore les informations complémentaires relatives aux justificatifs éventuels.

·        Conditions relatives au transfert des opérations carte de crédit

·        Type de traitement

Vous devez avoir lancé le transfert des opérations carte de crédit dans une exécution réelle avec le paramètre de traitement Justif. uniq dans dépl « vides » ou Insérer justif., qui autorise l’affectation automatique.

·        Matricule bloqué

Si le matricule significatif est bloqué lors de la lecture d’un enregistrement de données, le système ne peut pas générer de justificatif de carte de crédit dans le déplacement à partir de l’opération carte de crédit. C’est toujours le cas lorsqu’une fonction de la Gestion des déplacements professionnels accède à un matricule pour y apporter des modifications ou lorsque les données de base HR sont traitées dans la Gestion du personnel. Le système enregistre dès lors ces opérations carte de crédit dans le tampon de justificatifs.

·        Conditions concernant les opérations carte de crédit et les déplacements des salariés

Vous devez avoir créé un déplacement de salarié dans lequel la durée du déplacement inclut la date des opérations carte de crédit.

En règle générale, pour les hôtels, les taxis, etc., la date de l’opération correspond à la date du déplacement. Ce n’est toutefois pas le cas des opérations relatives à des trajets aériens ou ferroviaires. Dans ce cas, la date de l’opération est généralement antérieure à la date du déplacement, ce qui risque d’entraîner l’affectation de l’opération à un déplacement erroné. Si aucun déplacement n’existe pour la date de l’opération, le système transfère le justificatif dans la mémoire tampon des justificatifs.
Pour que cette situation ne se reproduise plus à l’avenir, la nouvelle description du format de fichier de données contient davantage d’informations sur les opérations aériennes et ferroviaires. Vous devez convenir de la date de livraison des informations avec chaque fournisseur de cartes de crédit.

Voir aussi :

Traitement automatique des opérations carte de crédit

Transfert des opérations carte de crédit

Affectation manuelle des opérations carte de crédit (traitement standard)