Traitement des notes de débit retournées 

Applications

Ce processus décrit le traitement appliqué aux notes de débit retournées par l'extrait de compte électronique .

Le fichier importé par l'extrait de compte électronique contient une note de débit retournée. La note de débit retournée comprend un montant, représentant le montant de la note de débit et les frais bancaires. La note spécifie souvent, outre le code de transaction commerciale, un motif de rejet. Le motif de l'opération contient la pièce de prélèvement bancaire automatique.

Conditions préalables

·        Vous avez exécuté l'activité Configurer traitement des rejets dans le Customizing de l'extrait de compte électronique.

·        Le format de l'extrait de compte que vous utilisez possède des zones destinées à indiquer le motif externe du rejet et les frais.

Si le format que vous utilisez n’affiche pas ces zones, utilisez le Business Add-IN (BAdI) associé au traitement des rejets. Le BAdI figure également dans le Customizing de l'extrait de compte électronique.

·        Utilisez, le cas échéant, l'algorithme d'interprétation 020, avec la recherche type.

Si le motif de l'opération contient le numéro de pièce, l'extrait de compte électronique peut retrouver la pièce de paiement dans le motif de l'opération, exécuter le rapprochement et modifier le poste non soldé.

Si le motif de l'opération ne contient pas le numéro de pièce, utilisez l'extension fonctionnelle de l'extrait de compte électronique fournie avec le système standard et saisissez le numéro de pièce dans la table T_FEBCL.

Déroulement

...

       1.      L'extrait de compte électronique importe le fichier avec les données d'extrait de compte et l'écrit dans la mémoire de coordonnées bancaires.

       2.      L'extrait de compte électronique crée les postes de pièce suivants :

les postes de rejet avec le montant de la note de débit (négatif) ;

les postes de frais, s’il y a lieu.

       3.      L'extrait de compte électronique comptabilise les postes de rejet conformément à la règle comptable spécifiée dans l'activité Configurer le traitement des rejets. Le rapprochement du poste est ensuite réinitialisé si vous avez configuré cette option dans le Customizing (l'extrait de compte exécute automatiquement la transaction FBRA).

Il est impossible de réinitialiser le rapprochement dans les cas suivants :

                                                  i.       Le rapprochement a été comptabilisé avec des différences de change.

                                                ii.       Une pièce concernée par l'opération de rapprochement a fait l’objet d’une comptabilisation nette.

                                               iii.       La pièce de paiement a été comptabilisée avec une déclaration d'honoraires.

                                               iv.       La devise dans la pièce de rapprochement est différente de celle utilisée dans l’une des pièces rapprochées.

Le traitement est interrompu et vous devez modifier la règle comptable dans le post-traitement. La règle comptable modifiée est ensuite comptabilisée sans réinitialisation du rapprochement ou sans modification de pièce.

Si ce type d’accident arrive fréquemment, désactivez la zone Réinitialiser le rapprochement dans le Customizing.

       4.      Pour tous les postes non soldés dont la pièce de rapprochement était la pièce de paiement, la pièce est modifiée en conséquence (l'extrait de compte exécute automatiquement la transaction FB09 ).

Exemple

Activités associées à la comptabilisation d’une note de débit retournée

...

       1.      Une créance est rapprochée par le programme de paiement (prélèvement bancaire automatique et compensation bancaire).

       2.      Avec l'extrait de compte x, une écriture Banque à Compensation bancaire est passée en fonction du code de transaction commerciale.

       3.      Avec l'extrait de compte y, qui contient une note de débit retournée, l'écriture suivante est passée selon le code de transaction commerciale :

(3a) Compensation bancaire à Banque (note de débit retournée)

(3b) Compensation bancaire à Banque (frais)

       4.      Le rapprochement dans le compte client est rénitialisé (créance d’origine avec encaissement).

       5.      Les frais sont débités du compte client.

       6.      La note de débit retournée est rapprochée avec un encaissement sur le compte client.